Wydanie pracownikom i członkom ich rodzin kart uprawniających do korzystania z zajęć sportowych

Pracodawca ze środków obrotowych nabywa karty wstępu na zajęcia sportowe. Czy należy opodatkować odsprzedaż lub nieodpłatne ich wydanie pracownikom bądź członkom ich rodzin? Czy możliwe jest odliczenie VAT z tych faktur? Kiedy powstanie obowiązek podatkowy? Proszę o przedstawienie sposobu księgowania.

W pierwszej kolejności rozpatrzmy sytuację, w której karty wstępu na obiekty i zajęcia sportowe są przez pracodawcę nabywane, a następnie odsprzedawane pracownikom. Pracodawca nabywa tutaj karty we własnym imieniu, lecz na rzecz pracowników bądź członków ich rodzin. Jest zatem pośrednikiem w świadczeniu tych usług. W myśl art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Podstawą opodatkowania będzie tutaj kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku (zob. art. 30 ust. 3 ustawy o VAT).

Powyższe oznacza, że z chwilą odpłatnego wydania kart wstępu pracownikom (członkom ich rodzin) wystąpi z tego tytułu u wydającego obowiązek podatkowy. Należy przy tym zastosować takie stawki VAT, jakimi było opodatkowane nabycie tych usług.

Zaznaczamy, że w analizowanej sytuacji nie będzie zasadne odstąpienie od naliczenia podatku należnego z jednoczesną rezygnacją z odliczenia podatku naliczonego. Firmy próbują niekiedy argumentować, że kwoty otrzymane od pracowników czy członków ich rodzin to tylko pokrycie dokonanego na ich rzecz wydatku, zaś rozliczenie tego powinno nastąpić wyłącznie na kontach rozrachunkowych. Zważywszy na okoliczność, że faktura zakupu wystawiana jest na pracodawcę, jest to pogląd błędny, nieznajdujący uzasadnienia tak w samym prawie podatkowym, jak i w orzecznictwie. W wyroku NSA z 1 października 2012 r., sygn. akt I FSK 1895/11 czytamy m.in.:

"(…) Sąd I instancji prawidłowo ocenił, że w przedstawionym stanie faktycznym ma zastosowanie przepis art. 28 Dyrektywy 112/2006/WE, regulujący kwestie związane z "refakturowaniem" kosztów i "refakturowaniem" usług, do której nawiązuje wprowadzony z dniem 1 grudnia 2008 r. przepis art. 30 ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z art. 30 ust. 3 ustawy o VAT, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku. W przypadku zatem, gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale "na rzecz osoby trzeciej", bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że podmiot "refakturujący" daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przerzucenie kosztów na inną osobę nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Konsekwencją natomiast uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi. (...)"

Ponieważ nabywającymi usługę będą osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, nie zaistnieje obowiązek wystawiania im faktur VAT (obrót z tego tytułu należy ująć w odrębnej ewidencji). Sprzedaży dla pracowników nie trzeba też ewidencjonować w kasie fiskalnej (jeżeli wcześniej takie czynności nie były ewidencjonowane); trzeba natomiast tamże ująć sprzedaż dla członków ich rodzin (jeżeli podatnik nie stosuje żadnego ze zwolnień z ewidencjonowania).

Dokonane w tym samym okresie rozliczeniowym nabycie i odsprzedaż kart wstępu na rzecz pracowników zasadne będzie zaksięgować jako zdarzenie pośrednio związane z działalnością operacyjną, na kontach pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, zapisami:

Jeśli nabycie i odsprzedaż nie nastąpi w tym samym okresie, wówczas karty do chwili sprzedania należy ująć na wyodrębnionym koncie zapasów.

Przejdźmy teraz do sytuacji, kiedy karty wstępu są nabywane ze środków obrotowych, a następnie wydawane nieodpłatnie pracownikom bądź członkom ich rodzin. W takim przypadku, obok powołanego już wyżej unormowania zawartego w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, zastosowanie znajdzie jej art. 8 ust. 2 pkt 2, zrównujący z odpłatnym świadczeniem usług czynności nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

To, że korzystanie z obiektów i zajęć sportowych przez pracowników i ich rodziny nie służy działalności gospodarczej pracodawcy, lecz celom osobistym tych osób, nie ulega wątpliwości. Tym samym, wydanie nabytych od podmiotu trzeciego pracownikom bądź członkom ich rodzin kart wstępu będzie - w oparciu o dyspozycje zawarte w art. 8 ust. 2 pkt 2 i art. 8 ust. 2a ustawy o VAT - podlegało opodatkowaniu. Skoro tak, to podatnik (pracodawca) zachowuje prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT z faktury dokumentującej nabycie kart wstępu. Podstawą opodatkowania będzie tu koszt nabycia kart wstępu, co wynika z art. 29 ust. 12 ustawy o VAT. Czynność wydania kart może być udokumentowana fakturą wewnętrzną.

Ujęcie księgowe nieodpłatnego wydania kart pracownikom będzie następujące:

Jeśli nabycie i odsprzedaż nie nastąpi w tym samym okresie, wówczas karty do chwili sprzedania należy ująć na wyodrębnionym koncie zapasów; dopiero z chwilą wydania odnosimy je w ciężar kosztów świadczeń na rzecz pracowników.

Przypominamy, że wartość nieodpłatnego świadczenia będzie dla pracownika stanowiła podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód ze stosunku pracy.