Jak ująć w księgach rachunkowych koszty podróży służbowej poza granicami kraju po 1 marca 2013 r.?

Wypłata zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej i jej rozliczenie

Z § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, iż pracownik, odbywający zagraniczną podróżą służbową, otrzymuje na niezbędne koszty podróży zagranicznej, zaliczkę w walucie obcej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

W celu ułatwienia rozliczeń z pracownikiem w rozporządzeniu uregulowano według jakiego kursu waluty należy ustalić kwotę zaliczki wypłacanej pracownikowi w polskich złotych, oraz jak ją rozliczyć po powrocie pracownika z podróży.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Zaznaczamy, iż kurs zastosowany do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia nie ma zastosowania do rozliczenia i ujęcia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, co przedstawimy na przykładzie liczbowym w dalszej części opracowania.

Zasady wyceny operacji wyrażonych w walutach obcych

Przypominamy, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie określonym w art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj.:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności i zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Najczęściej pracownikowi wypłacana jest zaliczka w walucie obcej z kasy walutowej.

W dniu rozchodu waluty z kasy z tytułu wypłaty pracownikowi zaliczki w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży służbowej mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Rozchód środków z kasy walutowej z tego tytułu wycenia się bowiem po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich wypłaty pracownikowi.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof).

Przykład

Wypłata zaliczki w walucie obcej na poczet podróży służbowej i jej rozliczenie

I. Założenia:

1. 5 marca 2013 r. wypłacono pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę w kwocie: 500 EUR na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Do przeliczenia zaliczki na złote zastosowano kurs średni NBP z 4 marca 2013 r., który wynosił (przykładowo) 4,18 zł/EUR. Na dzień wypłaty zaliczki stan konta wynosił: 1.000 EUR po 4,20 zł/EUR.

2. 19 marca 2013 r. pracownik przedłożył rozliczenie kosztów zagranicznej podróży, do którego dołączył dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Uzasadnione koszty tej podróży wyniosły: 600 EUR i zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z 18 marca 2013 r., tj. 4,15 zł/EUR (kurs przykładowy). W tym samym dniu (19 marca) wypłacono pracownikowi różnicę wynoszącą: 100 EUR, do przeliczenia której zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (18 marca) z kasy walutowej, tj. 4,15 zł/EUR.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Wypłata zaliczki w polskich złotych na poczet podróży zagranicznej i jej rozliczenie

I. Założenia:

1. 11 marca 2013 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na zaliczkę w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż koszty podróży wyniosą: 1.000 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił przykładowo: 4,17 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 4.170,00 zł.

2. 15 marca 2013 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Uzasadnione koszty ogółem wyniosły: 980 EUR. Do rozliczenia zaliczki z pracownikiem pracodawca zastosował kurs średni z dnia jej wypłaty: 980 EUR × 4,17 zł/EUR = 4.086,60 zł. W tym samym dniu (15 marca) pracownik zwrócił do kasy kwotę: 4.170,00 zł - 4.086,60 zł = 83,40 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po kursie średnim NBP z 14 marca 2013 r., który wynosił przykładowo: 4,15 zł/EUR.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: