Ulga na złe długi - księgowanie odzyskanego VAT

W 2011 r. wystawiliśmy kontrahentowi fakturę VAT za usługę projektową. Do dziś, mimo wezwań, faktura nie została opłacona, gdyż kontrahent ją kwestionuje i nie ujął jej u siebie w księgach. W związku z tym, na 31.12.2011 r. dokonaliśmy niepodatkowego odpisu aktualizującego należności wynikającej z tej faktury. Czy w takich okolicznościach możliwe jest skorzystanie z ulgi na złe długi? W jaki sposób księgować odzyskany VAT w przypadku, gdy należność pokryta jest odpisem aktualizującym?

Z pytania wnioskujemy, że uprawdopodobnienie nieściągalności przedmiotowej wierzytelności, rozumiane jako upływ 180 dni od terminu zapłaty (dotyczy stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2012 r.), nastąpiło w roku 2011 lub 2012, a więc do odzyskania podatku VAT zawartego w tej nieopłaconej fakturze należy zastosować przepisy i procedury przewidziane w "starym" stanie prawnym, obowiązującym do 31.12.2012 r. Skorygowania należnego VAT w odniesieniu do tej faktury będzie można dokonać do końca 2013 roku.

W art. 89a ustawy o VAT w stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r. brak jest przepisu, który w jakikolwiek sposób uzależniałby prawo do odzyskania VAT zawartego w wierzytelności o uprawdopodobnionej nieściągalności od tego, czy dłużnik skorzystał z przysługującego mu prawa do odliczenia podatku zawartego w wystawionej mu fakturze (zależności takiej brak również obecnie). Istotne jest natomiast to, by podatek należny i obrót wynikający z faktury były wcześniej wykazane w deklaracji VAT wykonawcy usługi, co zapewne w interesującej nas sytuacji miało miejsce. Dla skutecznego odzyskania VAT z nieściągalnej faktury konieczne jest oczywiście spełnienie również i pozostałych warunków wymienionych w art. 89a ustawy o VAT w stanie prawnym obowiązującym w 2012 roku, w tym formalnych, dotyczących zawiadomienia dłużnika o zamiarze dokonania korekty i później o samej korekcie.

Prawo do odzyskania VAT w związku z nieściągalnością wierzytelności nie jest również uzależnione od tego, czy wierzytelność została zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości pokryta odpisem aktualizującym.

W ujęciu księgowym skorzystanie z ulgi na złe długi powoduje zmniejszenie kwoty należnego podatku VAT, co w efekcie powoduje zmniejszenie zobowiązania w VAT bądź wzrost kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym za miesiąc (kwartał), w którym skorzystano z ulgi na złe długi. Księgowe ujęcie powinno więc nastąpić poprzez obciążenie konta należnego podatku VAT oraz uznanie konta pozostałych przychodów operacyjnych. Zapis powinien wyglądać następująco:

Mając na uwadze to, że w omawianym przypadku korekty należnego VAT należy dokonać jeszcze według zasad obowiązujących w 2012 roku, zapis powyższy powinien nastąpić w tym miesiącu, w którym upłynął 14-dniowy termin na zapłatę należności po otrzymaniu przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze dokonania tej korekty (art. 89a ust. 3 ustawy o VAT w stanie prawnym na 31.12.2012 r.).

Zauważmy, że powyższy zapis księgowy nie zmienia ani wartości wierzytelności (w sensie prawnym jej wartość nominalna nie ulega zmianie, gdyż kontrahent cały czas zobowiązany jest zapłacić całą fakturę), ani - w konsekwencji - kwoty odpisu aktualizującego pokrywającego tę wierzytelność.

Jeśli kontrahent ureguluje wierzytelność, wówczas podatnik zobowiązany będzie "oddać" odzyskany wcześniej podatek należny. W takim przypadku, kwotę zwiększającą należny VAT należy ująć po stronie Ma konta 22-2, w korespondencji z kontem pozostałych kosztów operacyjnych (Wn konto 76-1). Pojawi się wówczas też zapis rozwiązujący utworzony odpis aktualizujący wartość spłaconej przez dłużnika należności (Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności", Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne").

Zaprezentowany sposób księgowania pozostaje aktualny również w obecnym stanie prawnym dotyczącym ulgi na złe długi w VAT.