Wydatki na prenumeratę czasopism na rok 2013 w ewidencji księgowej

Rozliczanie kosztów w czasie wynika z zasady memoriału i zasady współmierności, które jednostki są zobowiązane przestrzegać prowadząc księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. W myśl zasady memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zasada memoriału ma więc na celu kompletne ujęcie w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie dotyczą danego roku bez względu na termin ich płatności. Z zasady memoriału wywodzi się kolejna z nich zasada współmierności. Zasada ta zakłada współmierność merytoryczną i czasową kosztów i strat oraz przychodów i zysków osiągniętych przez przedsiębiorstwo w danym okresie sprawozdawczym. Polega to na tym, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów są ujmowane w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zostaną zarachowane osiągnięte dzięki tym kosztom przychody.

W wyniku stosowania zasady współmierności kosztów i przychodów oraz zasady memoriału do aktywów danego okresu zalicza się koszty, które zostały poniesione, ale dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. W tym też celu dokonuje się tzw. czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Do ewidencji poniesionych kosztów działalności operacyjnej dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych, w tym prenumerat, służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Ewidencja księgowa kosztów zakupu czasopism na rok 2013 poniesionych w 2012 r. w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 lub na kontach zespołu 4 i 5, przy założeniu że nie stosuje ona konta 30 "Rozliczenie zakupu", może przebiegać następująco:

Z kolei koszt zakupu prenumeraty czasopism w jednostce stosującej tylko konta zespołu 5, przy założeniu że jednostka ta nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu", może przebiegać zapisami:

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości, odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń, a czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Koszty prenumeraty najczęściej rozlicza się w czasie dzieląc kwotę z faktury na ilość miesięcy, na jaką wykupiono prenumeratę.

Odpisy kosztów prenumeraty w części dotyczącej bieżącego miesiąca w jednostkach stosujących ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 przebiegają zapisem:

W przypadku jednostek stosujących ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5 lub równocześnie na kontach zespołu 4 i 5 odpis części prenumeraty dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem:

Ewidencję księgową opłaconej z góry prenumeraty przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

Roczna prenumerata czasopisma

I. Założenia:

1. Jednostka opłaciła w październiku prenumeratę czasopism fachowych na okres od stycznia 2013 r. do grudnia 2013 r.

2. Spółka otrzymała fakturę za prenumeratę na kwotę brutto: 1.944 zł, w tym VAT: 144 zł.

3. Jednostka koszty tej prenumeraty będzie rozliczać w czasie, w równych ratach miesięcznych, rozpoczynając od stycznia 2013 r, tj. 150 zł miesięcznie.

4. Ewidencję kosztów spółka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2012 r.

B. Zapisy w księgach 2013 r.

Zasadniczo, okres rozliczania kosztów prenumeraty czasopism powinien pokrywać się z okresem, na jaki wykupiono prenumeratę. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów prenumeraty następują wówczas w równych ratach, stosownie do korzystania z tej prenumeraty. Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w ramach przyjętych zasad rachunkowości, mogą jednak stosować uproszczenia, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy tej jednostki (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Przykładowo, jeśli jednostka dokonała w 2012 r. zakupu prenumeraty czasopism na rok 2013, to stosując uproszczenie wydatki na prenumeratę w całej kwocie przypadającej na 2013 r. zaksięguje w koszty jednorazowym odpisem w styczniu 2013 r.

Zwracamy przy tym uwagę, że uproszczenie polegające na dokonywaniu jednorazowego odpisu kosztów prenumeraty ma zastosowanie w odniesieniu do wydatków pojedynczych i o niewielkiej wartości. Jeżeli oprócz kosztów prenumeraty jednostka poniosła również inne koszty z innych tytułów (na przykład ubezpieczenia, czynsze), które także mogą podlegać rozliczeniu w czasie, to łącznie wszystkie te wydatki odniesione bezpośrednio w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione, mogą stanowić znaczącą kwotę i w wyniku zastosowania tego uproszczenia zniekształcić wynik finansowy jednostki. Dlatego też wskazane jest, przed przyjęciem do stosowania w jednostce uproszczeń w zakresie rozliczeń międzyokresowych kosztów, przeanalizowanie każdego wydatku podlegającego rozliczaniu w czasie oraz dokonanie oceny z punktu widzenia istotności w odniesieniu do wszystkich tytułów czynnych rozliczeń międzyokresowych w danej jednostce.

Przykład

Rozliczenie prenumeraty w sposób uproszczony

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. opłaciła w październiku 2012 r. prenumeratę czasopisma, której okres obejmuje 12 miesięcy od stycznia 2013 r. do grudnia 2013 r.

2. Wartość tej prenumeraty według otrzymanej faktury VAT wynosi: 259,20 zł, w tym VAT: 19,20 zł.

3. Jednostka, zgodnie z założeniami swojej polityki rachunkowości, uznała wartość tej prenumeraty za nieistotną i zastosowała uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu kosztów tej prenumeraty na początku roku, którego dotyczy.

4. Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2012 r.

B. Zapisy w księgach 2013 r.

W praktyce przyjmuje się, że gdy prenumerata ma formę dostępu elektronicznego do czasopism na stronie internetowej, to jej koszt ewidencjonuje się na koncie 40-2 "Usługi obce". Niemniej jednak, jeśli wydatki na prenumeratę czasopism w formie elektronicznej dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to wskazane jest rozliczać je w czasie podobnie jak prenumeraty w formie papierowej.

Przykład

Prenumerata fachowego czasopisma on-line

I. Założenia:

1. Jednostka zamówiła prenumeratę fachowego czasopisma w formie dostępu elektronicznego na IV kwartał 2012 r. oraz cały 2013 r. Wartość zamówienia wynosiła: 3.075 zł.

2. Spółka otrzymała fakturę tytułem opłaconej w październiku 2012 r. prenumeraty:

a) za IV kwartał 2012 r. w kwocie: 615 zł brutto, w tym VAT: 115 zł,

b) za cały 2013 r. w kwocie: 2.460 zł brutto, w tym VAT: 460 zł.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Konto 30 "Rozliczenie zakupu" stosuje do zakupu wszystkich towarów i usług. Koszty prenumeraty on-line jednostka uznała za nieistotne i zaliczyła jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W sytuacji przedstawionej na przykładzie, zgodnie z polityką rachunkowości, jednostka kwotą prenumeraty za cały 2013 r. w wysokości: 2.000 zł obciąży jednorazowo koszty w styczniu 2013 r., zapisem: Wn konto 55, Ma konto 64-0.