Aby można było uznać księgi rachunkowe za zgodne z ustawą o rachunkowości, muszą one spełniać pewne wymogi jakościowe. Wymogi te określa art. 24 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za rzetelne można uznać te księgi, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym w toku prowadzonej przez jednostkę działalności.
Nie jest możliwe osiągnięcie tego stanu bez rzetelnych dowodów księgowych, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach. W myśl zaś art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody te są rzetelne, gdy są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują. Dowody księgowe powinny być ponadto kompletne, a więc zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Rzetelność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce prawidłowa kontrola merytoryczna dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy wszystkie dane występujące w dowodzie są zgodne z rzeczywistością.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do ksiąg rachunkowych kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe oraz gdy zapewniono ciągłość zapisów i bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Bezbłędnie prowadzone księgi to przede wszystkim księgi zawierające kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Wszystkie zapisy powinny być dokonane w sposób niebudzący zastrzeżeń, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Kontrola ciągłości zapisów nie może ponadto wykazywać żadnych niezgodności, a stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno działać prawidłowo. Bezbłędność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce wypracowanie i stosowanie kontroli wewnętrznej na każdym etapie prowadzenia ksiąg.
Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Księgi prowadzone są w sposób zapewniający ich sprawdzalność, jeżeli zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych. Należy ponadto posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich zapisania w księgach. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Istotne jest także zapewnienie dostępu do zbioru danych pozwalające na uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Aby księgi rachunkowe można było uznać za sprawdzalne powinny być one prowadzone w sposób uporządkowany, usystematyzowany, chronologiczny. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce określony sposób oznaczania dowodów źródłowych, który umożliwi identyfikację dowodu z zapisem księgowym.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych ma miejsce przy zachowaniu: terminowego sporządzania sprawozdań finansowych, statystycznych, naliczania zobowiązań podatkowych (na podstawie danych z ksiąg rachunkowych), terminowego sporządzania zestawienia obrotów i sald, codziennej rejestracji obrotu gotówkowego, czeków i weksli obcych (poprzez bieżące zapisy w raportach kasowych itp.).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
