Każdy z naszych pracowników, jako składnik wynagrodzenia, ma wyszczególnioną składkę na ubezpieczenie grupowe finansowane przez pracodawcę. Jak powinno wyglądać księgowanie zapłaty tych składek?
Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w przypadku finansowania ich przez pracodawcę zależeć będzie od tego czy są one opłacane jednorazowo, np. za cały rok z góry, czy też płacone są co miesiąc.
W przypadku gdy składka na ubezpieczenie grupowe pracowników zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczać w czasie, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jednostki zobowiązane są bowiem dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli poniesione w danym okresie koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych.
W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 wynikający z umowy (polisy) koszt ubezpieczenia ujmuje się najpierw (w pełnej kwocie) w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów", (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne |
Następnie przenosi się koszty do rozliczenia w czasie na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", |
Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem: Wn konto zespołu 5, Ma konto 64-0.
Jeżeli kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie stanowi kwoty istotnej, to jednostka może odnieść ją - stosując uproszczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.
W przypadku natomiast, gdy składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą płacone co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się wówczas będzie zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5, |
Opłacanie przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników wiązać się ponadto może z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
Powstanie obowiązku w zakresie podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne jest ściśle związane z tym, czy uprawnionym do otrzymania świadczenia z umowy ubezpieczenia jest pracownik, czy pracodawca. Gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten powstaje w dacie zapłaty składki ubezpieczeniowej, a pracodawca ma obowiązek doliczyć go do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), dalej zwanej updof. Kwota składek zapłaconych przez zakład pracy wchodzi też również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Z kolei, jeśli uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, to opłacane przez zakład pracy składki na ubezpieczenie grupowe nie będą stanowiły dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i w konsekwencji nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie będą także wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Kwotę ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Odbywa się to zapisem:
1) zaliczka na podatek dochodowy: |
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", |
2) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika: |
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", |
3) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: |
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5, |
Ewidencję księgową sfinansowanych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracowników (podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu) przedstawia poniższy przykład liczbowy.
Przykład
I. Założenia:
1. Za każdego z pracowników jednostka opłaca składkę na ubezpieczenie grupowe. Składki opłacane są miesięcznie.2. Wartość opłaconych w kwietniu składek (w wysokości: 1.000 zł) jednostka doliczyła do wynagrodzenia wypłaconego pracownikom w tym miesiącu, obliczyła i odprowadziła zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Miesięczna składka ubezpieczeniowa przypadająca na jednego pracownika wynosi: 40 zł.
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.
4. Naliczenie składek oraz zaliczki na podatek przedstawiono w tabeli na przykładzie wynagrodzenia jednego pracownika "X":
|
|
|
|
Wynagrodzenie zasadnicze |
3.400,00 |
|
Nieodpłatne świadczenie - składka na ubezpieczenie grupowe |
40,00 |
|
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne |
3.440,00 |
|
Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) |
471,62 |
|
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne(wiersz 3 - wiersz 4) |
2.968,38 |
|
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) |
267,15 |
|
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku |
230,05 |
|
Koszty uzyskania przychodów |
111,25 |
|
Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu |
|
|
Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 × 18%) - 46,33 |
467,93 |
|
Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu |
238,00 |
|
Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11) |
2.423,23 |
|
Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (podstawa: 3.440,00 zł): a) składki rentowa i emerytalna: 3.440,00 zł × 16,26% = 559,34 zł b) składka wypadkowa, np. 2%: 3.440,00 zł × 2% = 68,80 zł c) składki na FP i FGŚP: 3.440,00 zł × 2,55% = 87,72 zł |
715,86 |
II. Dekretacja:
|
|
| |
|
| ||
1. WB - zapłata składek na ubezpieczenie grupowe pracowników |
1.000,00 zł |
|
|
2. PK - rozliczenie składkowo-podatkowe z tytułu wypłaconego pracownikowi "X" wynagrodzenia z uwzględnieniem wartości opłaconej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe: |
|
|
|
a) wynagrodzenie brutto |
|
|
|
b) składki na ubezpieczenia społeczne i składka na ubezpieczenie |
738,77 zł |
|
|
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych |
238,00 zł |
|
|
d) składki ZUS obciążające pracodawcę |
715,86 zł |
|
|
III. Księgowania:
|