Rozliczanie szkód w majątku objętym ubezpieczeniem

Zasady zawierania i wykonania umów ubezpieczenia zostały określone w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), dalej zwanej K.c., a dokładnie w art. 805-820 tej ustawy. Dodatkowo do umów ubezpieczenia mają zastosowanie następujące przepisy:

• ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2010 r. nr 11, poz. 66 ze zm.),
  
  

• ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. nr 124, poz. 1152 ze zm.).

Stosownie do art. 805 § 1 K.c., przez umowę ubezpieczenia ubezpieczyciel zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę.

Przy ubezpieczeniu majątkowym świadczenie ubezpieczyciela polega w szczególności na zapłacie określonego odszkodowania za szkodę powstałą wskutek przewidzianego w umowie wypadku (art. 805 § 2 pkt 1 K.c.).

Wysokość odszkodowania określa najczęściej zakład ubezpieczeniowy w tzw. "decyzji o przyznaniu odszkodowania".

W zależności od charakteru zdarzenia, którego przyczyną było powstanie szkody, wydatki poniesione na likwidację szkody oraz otrzymane odszkodowanie ujmuje się w księgach rachunkowych odpowiednio:

1) jeśli zdarzenie było pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki i mieści się w granicach ogólnego ryzyka gospodarowania, to wydatki poniesione na likwidację tej szkody zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, a otrzymane odszkodowanie kwalifikuje się jako pozostałe przychody operacyjne. Zalicza się do nich zdarzenia możliwe do przewidzenia, związane z ogólnym ryzykiem prowadzenia działalności, tzn. poniesione szkody i otrzymane odszkodowania będące skutkiem m.in. wypadków samochodowych, kradzieży, w tym także kradzieży z włamaniem,

2) jeśli szkoda powstała na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, niedotyczących działalności operacyjnej jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia, to wydatki przeznaczone na likwidację szkody ujmuje się w ciężar strat nadzwyczajnych, a otrzymane odszkodowanie zalicza do zysków nadzwyczajnych. Do zdarzeń nadzwyczajnych zalicza się między innymi poniesione szkody i otrzymane odszkodowania będące skutkiem zdarzeń losowych w składnikach majątku objętych ubezpieczeniem, tj.: pożar, powódź, huragan, grad, uderzenie pioruna i inne katastrofy spowodowane czynnikami naturalnymi, na które jednostka nie miała wpływu i nie mogła ich przewidzieć.

Dla celów podatkowych - generalnie - otrzymane odszkodowania stanowią przychód podatkowy, jako otrzymane pieniądze oraz wartości pieniężne na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), zwanej dalej updof, oraz art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), zwanej dalej updop. Za datę powstania przychodu uznaje się dzień, w którym środki pieniężne z tytułu odszkodowania zostały przekazane do kasy firmy lub wpłynęły na rachunek bankowy przedsiębiorcy.

Szkody poniesione w składnikach majątku objętych ubezpieczeniem stanowią co do zasady koszt uzyskania przychodu.

Przy czym do kosztów podatkowych nie zalicza się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 50 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 48 updof. W konsekwencji do przychodów podatkowych nie zalicza się, na podstawie art. 12 ust. 4 pkt 6a updop oraz art. 14 ust. 3 pkt 3a updof, otrzymanego odszkodowania w kwocie odpowiadającej kosztom remontu powypadkowego samochodu nieobjętego ubezpieczeniem dobrowolnym, które nie zostały zaliczone do kosztów podatkowych.

Posiadamy auto służbowe użytkowane na podstawie umowy leasingu. Samochód objęty jest ubezpieczeniem OC, AC oraz NW. Auto uległo wypadkowi. Otrzymaliśmy fakturę z warsztatu samochodowego, zapłaciliśmy tylko VAT, ponieważ kwotę netto zapłacił ubezpieczyciel. Jakie powinny być prawidłowe księgowania dotyczące tego zdarzenia?

Koszty naprawy powypadkowej samochodu jednostka ujmuje w ewidencji księgowej z chwilą ich poniesienia na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", a otrzymane odszkodowania, w dacie otrzymania decyzji o ich przyznaniu zaksięguje na dobro konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Sam sposób rozliczenia kosztów naprawy powypadkowej oraz otrzymanego odszkodowania nie został określony w przepisach. Kwestię tę pozostawiono do swobodnego uregulowania pomiędzy stronami umowy leasingowej.

W praktyce najczęściej koszty napraw powypadkowych ponosi leasingobiorca i na leasingobiorcę wystawiane są faktury za naprawy pojazdów. W przypadku szkód, gdzie odbiorcą odszkodowania jest zakład naprawczy, a pojazd jest ubezpieczony od kwoty netto (na wniosek leasingobiorcy), ubezpieczyciel wypłaca kwotę netto z faktury za naprawę, natomiast VAT dopłaca warsztatowi sam leasingobiorca. Taki też sposób rozliczenia wydatków naprawy powypadkowej i przyznanego odszkodowania przedstawiła jednostka w pytaniu.

Jeżeli z postanowień zawartych w umowie leasingu wynika, że to na leasingobiorcy spoczywa obowiązek ubezpieczenia przedmiotu umowy leasingu, korzystający (tj. leasingobiorca) ujmie w swoich księgach rachunkowych koszty naprawy powypadkowej na podstawie otrzymanej faktury z warsztatu samochodowego oraz kwotę odszkodowania przyznanego przez firmę ubezpieczeniową w pozostałych przychodach operacyjnych, w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie liczbowym.

Dodajmy, iż jednostka (leasingobiorca) będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanej faktury za naprawę powypadkową na ogólnych zasadach, jeśli tylko jest podatnikiem VAT uprawnionym do odliczania lub do zwrotu VAT naliczonego z faktur zakupu.

I. Założenia:

1. Samochód dostawczy spółki "ABC", objęty ubezpieczeniem dobrowolnym AC uległ wypadkowi. Faktura za naprawę powypadkową samochodu wystawiona na spółkę opiewała na kwotę brutto: 12.300 zł (w tym VAT: 2.300 zł).

2. Spółka wpłaciła na rzecz warsztatu samochodowego tylko kwotę VAT z wyżej wymienionej faktury. Zgodnie z ustaleniami pomiędzy stronami wypłata odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej następuje bezpośrednio na rzecz warsztatu w wartości netto faktury za naprawę.

3. Spółka jest podatnikiem VAT i ma prawo do odliczania VAT naliczonego z faktur zakupu na zasadach ogólnych.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

W grudniu 2011 r. uległ wypadkowi samochód służbowy objęty ubezpieczeniem AC. Natomiast naprawę samochodu przeprowadzono w 2012 r. Jak zaksięgować koszty i przychody związane z tym zdarzeniem? Firma ubezpieczeniowa w grudniu 2011 r. na podstawie kosztorysu powypadkowego przyznała odszkodowanie.

Jeśli rozliczenie szkód powstałych w firmowym majątku oraz wypłata przyznanego odszkodowania nie następują w tym samym roku obrotowym, to powstają wątpliwości, w księgach rachunkowych którego roku je zaksięgować.

Co do zasady w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zob. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ponadto w odniesieniu do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych (na które odnosi się m.in. skutki wypadku drogowego), w wyniku finansowym jednostki, bez względu na jego wysokość należy uwzględnić wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne.

Należy również pamiętać, że odnosi się to także do zdarzeń ujawnionych pomiędzy dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (por. art. 7 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Zwracamy uwagę, iż zarachowanie odszkodowania bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych, możliwe jest tylko wtedy, gdy:

• kwota roszczenia z tytułu odszkodowania jest akceptowana przez strony,
  
  

• uzyskanie odszkodowania od zakładu ubezpieczeń nie budzi wątpliwości,
  
  

• decyzja o przyznanym odszkodowaniu wpłynęła do jednostki przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za okres, w którym poniesiono szkodę.

Przyznane odszkodowanie w ewidencji księgowej ujmuje się wówczas zapisem:
 

W przypadku gdy odszkodowanie z tytułu straty w składnikach majątku zostało jednostce wypłacone, w roku obrotowym, w którym wystąpiła szkoda, na podstawie wcześniej sporządzonego kosztorysu, a koszty likwidacji tej szkody zostaną dopiero poniesione w następnym roku obrotowym, wskazane jest utworzenie rezerwy na zobowiązania związane z usunięciem szkody na podstawie art. 35d ustawy o rachunkowości.

W sytuacji opisanej w pytaniu tego rodzaju rezerwę tworzy się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:
 

I. Założenia:

1. Samochód służbowy jednostki objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC uległ wypadkowi w grudniu 2011 r.

2. Firma ubezpieczeniowa na podstawie kosztorysu powypadkowego przyznała w grudniu 2011 r. odszkodowanie na koszty naprawy w wysokości: 8.000 zł.

3. W grudniu jednostka poniosła koszty odholowania pojazdu w wysokości: 861 zł, w tym 23% VAT: 161 zł. Naprawa samochodu została zakończona w lutym 2012 r. Jednostka otrzymała fakturę na kwotę brutto: 9.840 zł, w tym VAT: 1.840 zł.

4. Jednostce przysługuje prawo odliczenia VAT naliczonego.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2011 r.:

B. Zapisy w księgach 2012 r.: