Co do zasady jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinny sporządzić sprawozdanie finansowe nie później niż do końca marca następnego roku oraz zatwierdzić je nie później niż do końca czerwca następnego roku. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zobowiązane były zatem sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2024 r. do 31 marca 2025 r., a zatwierdzić sprawozdanie mają obowiązek do 30 czerwca 2025 r. Do naszego Wydawnictwa wpływa wiele pytań od Czytelników, którzy mają wątpliwości w kwestii obowiązków, jakie na nich ciążą po sporządzeniu sprawozdania finansowego. W niniejszym artykule odpowiadamy na wybrane pytania, dotyczące sposobu korekty sporządzonego sprawozdania, terminu i formy udostępnienia sprawozdania właścicielom, przesłania sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz ogłoszenia sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG).
Czy powinniśmy poprawić błędy i ponownie sporządzić niezatwierdzone jeszcze sprawozdanie finansowe, jeżeli wykryliśmy je w księgach roku, za który sprawozdanie jest już sporządzone?
Wszystkie wykryte w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym błędy należy poprawić. Moment dokonania korekty po sporządzeniu sprawozdania i przed jego zatwierdzeniem, zależy od istotności błędu. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie przez nią kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (por. art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli zatem po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, okaże się, że zawiera ono istotne dla jednostki błędy, to należy skorygować je w księgach tego roku, którego dotyczy sporządzone sprawozdanie oraz poprawić samo sprawozdanie. Oznacza to, że skutki korekty błędu istotnego popełnionego w 2024 r., wykrytego po sporządzeniu sprawozdania za ten rok, ale przed jego zatwierdzeniem, należy ująć w księgach 2024 r. i poprawić sprawozdanie sporządzone za 2024 r. Jeżeli sprawozdanie to podlega badaniu, to należy o tym fakcie powiadomić biegłego rewidenta. Natomiast jeżeli po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, okaże się, że zawiera ono nieistotne dla jednostki błędy, to błędy te można poprawić w roku następującym po roku, którego dotyczy sporządzone sprawozdanie. Oznacza to, że skutki korekty błędu nieistotnego popełnionego w 2024 r., wykrytego po sporządzeniu sprawozdania za ten rok, ale przed jego zatwierdzeniem, można ująć w księgach 2025 r., pozostawiając bez zmian sprawozdanie sporządzone za 2024 r.
W jaki sposób należy poprawić sprawozdanie finansowe, w którym znaleźliśmy błąd? Czy poprawienie polega na sporządzeniu kolejnej wersji sprawozdania?
W czasie pomiędzy sporządzeniem sprawozdania a jego zatwierdzeniem, jednostka może dokonywać w nim zmian, czyli może poprawić wykryte ewentualne błędy. W praktyce poprawienie rocznego sprawozdania finansowego oznacza, że należy sporządzić jego kolejną wersję z uwzględnieniem dokonanych poprawek. Powtórne sprawozdanie powinno zostać sporządzone w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu właściwego dla danej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Przypominamy, że możliwe jest stosowanie następujących typów elektronicznych sprawozdań:
Co więcej kolejna wersja rocznego sprawozdania finansowego powinna zostać podpisana w ten sam sposób, co wersja pierwsza, czyli z zastosowaniem reguł, o których mowa w art. 52 ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednostka, ze względu na dokonane poprawki, sporządzi kolejną wersję sprawozdania, to sprawozdanie to zostanie opatrzone nową datą. Należy pamiętać, że w celach dowodowych pierwszą wersję sporządzonego sprawozdania, świadczącą o tym, że zostało ono sporządzone i podpisane we właściwym terminie, należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie.
Sporządziliśmy i podpisaliśmy sprawozdanie finansowe za 2024 r. w wymaganym terminie (tj. do 31 marca 2025 r.). W kwietniu 2025 r., w związku z wykrytym w tym sprawozdaniu błędem, dokonaliśmy jego korekty, czyli sporządziliśmy kolejną wersję sprawozdania. Poprawiona wersja została już zatwierdzona. Czy do KRS powinniśmy wysłać tylko ostateczną - zatwierdzoną wersję, czy również pierwszą, świadczącą o tym, że sprawozdanie zostało sporządzone w wymaganym ustawą o rachunkowości terminie?
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli zatem rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, to termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego sporządzonego za 2024 r. upłynie 30 czerwca 2025 r. Zatwierdzeniu podlega ostateczna wersja sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostka poprawiła w kwietniu 2025 r. sprawozdanie, czyli sporządziła jego kolejną wersję i następnie ją zatwierdziła, to do KRS zobowiązana jest złożyć tylko tę poprawioną (ostateczną) wersję sprawozdania. Przypominamy, że jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają do tego organu sprawozdania finansowe wraz z wymaganymi dokumentami, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (por. art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
W jakim terminie należy udostępnić właścicielom sprawozdanie finansowe?
Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, spółki z o.o., towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz spółdzielnie są zobowiązane do udostępnienia, odpowiednio wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom, rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, sprawozdania z badania (w przypadku gdy sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania) oraz sprawozdania z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju (w przypadku gdy jednostka jest zobowiązana do sporządzania sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju). Udostępnienia, o którym mowa wyżej, dokonuje się najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Ponadto spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Tak wynika z art. 68 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Przypominamy, że zwyczajne zgromadzenie wspólników, zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy oraz walne zgromadzenie w spółdzielniach powinny odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Terminy w tym zakresie zostały określone odpowiednio w art. 231 § 1 K.s.h. (w odniesieniu do spółki z o.o.), w art. 30082 § 1 i art. 395 § 1 K.s.h. (w odniesieniu do spółek akcyjnych) oraz w art. 39 ustawy Prawo spółdzielcze (w odniesieniu do spółdzielni). Większość zgromadzeń odbywa się zatem w terminie do 30 czerwca.
W jakiej postaci udostępnia się sprawozdanie finansowe wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom?
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, w jakiej postaci należy udostępnić sprawozdanie finansowe oraz inne wymagane dokumenty wspólnikom, akcjonariuszom czy członkom. Naszym zdaniem najlepsza jest postać elektroniczna, bowiem wszystkie wymagane do udostępnienia dokumenty sporządza się w tej postaci. Przy czym jednostka powinna zapewnić wszystkim upoważnionym do tego osobom możliwość odczytania udostępnianych dokumentów.
Kwestię w jaki sposób należy wykonać dyspozycję art. 68 ustawy o rachunkowości w zakresie udostępniania sprawozdań finansowych, biorąc pod uwagę, że sprawozdania te sporządzane są w formie elektronicznej, wyjaśniło Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.podatki.gov.pl w zakładce e-Sprawozdania Finansowe/Pytania i odpowiedzi, wskazując:
"(...) Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują jedynie formę elektroniczną sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f). Dodatkowo dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS obowiązek sporządzania tego sprawozdania w odpowiedniej strukturze logicznej oraz formacie (art. 45 ust. 1g) udostępnionych w BIP MF. Natomiast emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym oraz jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR i które wybiorą taką opcję - stosują format ESEF.
Ponieważ wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom spółdzielni należy udostępnić sprawozdanie finansowe, zatem zrealizowanie obowiązku wynikającego z ww. art. 68 ustawy o rachunkowości może nastąpić np. poprzez udostępnione narzędzie do wizualizacji pliku sprawozdania finansowego, ewentualnie wgląd w sprawozdanie finansowe na stanowisku komputerowym zorganizowanym przez daną jednostkę (...)".
Do kiedy podatnicy PIT powinni przekazać sprawozdanie finansowe za 2024 r. do Szefa KAS?
W myśl art. 45 ust. 5 updof, podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnionej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Podatnicy PIT są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie podatkowe za rok obrotowy, w terminie od dnia 15 lutego do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Prowadzący księgi rachunkowe podatnicy PIT powinni zatem przekazać sprawozdanie finansowe sporządzone za 2024 r. do Szefa KAS w terminie do 30 kwietnia 2025 r.
Czy sprawozdanie finansowe osoby fizycznej za 2024 r. przekazane do Szefa KAS powinno zostać złożone także do naczelnika urzędu skarbowego?
Osoba fizyczna prowadząca księgi rachunkowe nie przekazuje sprawozdania finansowego do naczelnika urzędu skarbowego. W terminie do 30 kwietnia 2025 r. powinna złożyć sprawozdanie finansowe za 2024 r. w postaci elektronicznej i w formie ustrukturyzowanej do Szefa KAS. Na mocy art. 45 ust. 8a updof, sprawozdania finansowe Szef KAS udostępnia naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.
Czy spółka cywilna, której wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, powinna przekazać sprawozdanie finansowe za 2024 r. do Szefa KAS albo do urzędu skarbowego?
Spółka cywilna nie ma statusu podatnika podatku dochodowego, co oznacza, że nie jest ona zobowiązana do przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS i naczelnikowi urzędu skarbowego. Nie musi ona również przekazywać sprawozdania do KRS, gdyż nie podlega ona wpisowi do tego rejestru. Jednak w sytuacji gdy roczne sprawozdanie finansowe spółki cywilnej podlega obowiązkowemu badaniu, na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, na kierowniku tej spółki (tu: wspólnikach) ciąży, wynikający z art. 70 ww. ustawy, obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego do ogłoszenia w MSiG.
Jakie podmioty zobowiązane są do złożenia sprawozdania finansowego do KRS? Czy wraz ze sprawozdaniem należy przekazać do tego organu również inne dokumenty?
Do KRS składają swoje sprawozdania finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Należą do nich m.in. spółki z o.o., akcyjne, jawne, partnerskie, komandytowe. Kierownik jednostki, na mocy art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zobowiązany jest złożyć do KRS wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego (jeżeli podlegało ono badaniu), odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju (jeśli jednostka zobowiązana była sporządzić te dokumenty).
W jakiej postaci składa się dokumenty finansowe do KRS?
Sprawozdanie finansowe przekazuje się do KRS w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, a sprawozdanie z badania oraz sprawozdanie z działalności - w formie elektronicznej nieustrukturyzowanej. Z kolei uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty, nie muszą mieć formy elektronicznej. Dokumenty te mogą być sporządzone na papierze i podpisane odręcznie. Przekazaniu do KRS podlegają skany tych dokumentów. Należy dodać, że kierownik jednostki składa do KRS, w formie skanu, również ewentualną odmowę złożenia podpisu sprawozdania finansowego oraz oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości, lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone.
W jaki sposób przekazuje się dokumenty finansowe do KRS?
Złożenie do KRS dokumentów, o których mowa m.in. w art. 69 ustawy o rachunkowości, następuje w myśl art. 19e ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 979 ze zm.), zwanej dalej ustawą o KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Jest to tzw. system RDF, dostępny na stronie internetowej https://prs.ms.gov.pl w zakładce Krajowy Rejestr Sądowy/RDF - Bezpłatne Zgłaszanie dokumentów finansowych. Zgłoszenie to opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy o rachunkowości, można dołączyć ich kopie podpisane w ww. sposób. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości (por. art. 19e ust. 2-3 i 6 ustawy o KRS). Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (por. art. 20 ust. 1g ustawy o KRS).
Czy zgłoszenia dokumentów finansowych w systemie teleinformatycznym RDF może dokonać prokurent?
Zgłoszenia dokumentów w systemie teleinformatycznym RDF może dokonać co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Poza tym zgłoszenia może dokonać także radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny (por. art. 19e ust. 2 i ust. 3a-3b ustawy o KRS).
Kto i w jakim terminie zobowiązany jest przekazać sprawozdanie do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym?
Kierownik jednostki niewpisanej do KRS oraz zobowiązanej do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego, powinien złożyć to sprawozdanie wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w MSiG, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Obowiązek ten dotyczy m.in. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania i poddania go obowiązkowemu badaniu (por. art. 70 ustawy o rachunkowości). Przykładowo jeśli roczne sprawozdanie finansowe za 2024 r. zostanie zatwierdzone 30 czerwca 2025 r., to należy złożyć je do ogłoszenia w MSiG do 15 lipca 2025 r.
Jakie dokumenty składa się do ogłoszenia w MSiG?
Osoby fizyczne oraz spółki cywilne osób fizycznych prowadzące księgi rachunkowe, których sprawozdania podlegają obowiązkowi badania składają - na podstawie art. 70 ustawy o rachunkowości - do ogłoszenia:
Czy jednostki małe, których sprawozdania podlegają przekazaniu do ogłoszenia, mogą nie sporządzać zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych, czy może muszą je sporządzać, aby wypełnić obowiązek ich przekazania do ogłoszenia w MSiG?
Zawarty w art. 70 ustawy o rachunkowości wykaz dokumentów składanych do ogłoszenia w MSiG stanowi katalog zamknięty. Jednocześnie - na podstawie art. 45 ust. 3 ustawy o rachunkowości - sprawozdanie finansowe m.in. jednostki małej nie obejmuje zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Naszym zdaniem jednostki małe, których sprawozdania podlegają przekazaniu do ogłoszenia w MSiG, mogą nie sporządzać zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. W konsekwencji nie złożą tych elementów sprawozdania finansowego do ogłoszenia w MSiG. Z uwagi jednak na jednoznaczne regulacje art. 70 ustawy o rachunkowości nasze Wydawnictwo wystąpiło do Ministerstwa Finansów z prośbą o wyjaśnienie tej kwestii. Po uzyskaniu odpowiedzi opublikujemy ją na łamach naszego czasopisma.
Jak składa się sprawozdanie finansowe oraz inne wymagane dokumenty do ogłoszenia w MSiG?
Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W związku z tym, w takiej też formie należy składać ww. sprawozdanie do ogłoszenia w MSiG. Sprawozdania finansowe należy złożyć w Punkcie Przyjmowania Ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego w wyznaczonych sądach albo indywidualnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (https://pdi.ms.gov.pl) przez osobę, której po zarejestrowaniu się jako użytkownik został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem i posiadającą ważny kwalifikowany certyfikat użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Warunkiem złożenia sprawozdania tą drogą jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo warto dołączyć sprawozdania w postaci pliku edytowalnego w jednym z dozwolonych formatów: rtf, doc, docx. Powyższe informacje wynikają z komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/kontakt-monitor-sig.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
