Ustalanie utraconego zarobku przy niepłatnych zwolnieniach

Za niektóre ze zwolnień od pracy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, a uzyskuje prawo do odpowiedniej rekompensaty od organu wzywającego. Pracodawca wystawia wówczas zaświadczenie o utraconym dochodzie, przy czym nie zawsze musi być w nim podawana konkretna kwota i nie zawsze pracownik uzyska równowartość utraconego zarobku.

Zakres zwolnień niepłatnych

Podstawowym aktem prawnym podejmującym temat obowiązkowych zwolnień od pracy jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).

Rozporządzenie to dzieli zwolnienia, których musi udzielić pracodawca, na dwie grupy. Do pierwszej należą te, za okres których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, do drugiej zaś zwolnienia niepłatne. Jako niepłatne w rozporządzeniu wymieniono zwolnienia z tytułu:

• wezwania do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony, obejmujące czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,
• wezwania przez organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję albo organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - udzielane na czas niezbędny do stawienia się,
• wezwania w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium ds. wykroczeń - łączny wymiar zwolnień nie może przekraczać 6 dni w roku kalendarzowym,
• wezwania w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez NIK lub powołania do udziału w takim postępowaniu w charakterze specjalisty,
• wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach.

Z § 16 ust. 2 przywołanego rozporządzenia wynika, że w sytuacji, gdy przepisy zakładowe nie przewidują zachowania prawa do wynagrodzenia za okres wymienionych zwolnień, pracodawca wystawia zaświadczenie o kwocie utraconego wynagrodzenia za czas objęty zwolnieniem. Na jego podstawie organ właściwy wypłaci pracownikowi rekompensatę w wysokości i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.

Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (...) przewiduje też niepłatne zwolnienie dla pracownika będącego członkiem OSP. Od 1 stycznia 2022 r. temat ten jest uregulowany jednak aktem prawnym o wyższej randze, tj. ustawą o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 233). Zgodnie z jej art. 12 pracodawca musi zwolnić od pracy strażaka ratownika OSP biorącego udział w działaniach i akcjach ratowniczych, szkoleniach lub ćwiczeniach organizowanych przez gminę, PSP albo inne uprawnione podmioty, na czas ich trwania, a także na czas niezbędny do odpoczynku zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

Nie zawsze kwota z zaświadczenia

Ustalając kwotę utraconego zarobku, najczęściej stosuje się zasady obowiązujące przy liczeniu ekwiwalentu urlopowego, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Pracownik nie zawsze jednak otrzyma wyliczoną i wykazaną w zaświadczeniu kwotę. Przykładem może tu być rekompensata przysługująca pracownikowi wezwanemu przez Policję. Odpowiednie zastosowanie będzie miał wówczas art. 618b ustawy - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 37). Przepis ten w § 3 informuje, że górną granicę zwrotu z tytułu utraconego dochodu lub zarobku w przypadku świadka wezwanego przez sąd albo organ prowadzący postępowanie przygotowawcze (tu Policję) stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe. W 2024 r. kwota bazowa wynosi 1.789,42 zł, a to oznacza, że rekompensata nie może być wyższa niż 82,31 zł za jeden dzień zwolnienia (przykład).

Identyczne ograniczenie wprowadzają:

• art. 86 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1144 ze zm.) oraz odwołujące się do niego:
• art. 56 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.),
• art. 205 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.).

Przy ryczałtach nie trzeba podawać zarobku

Jeśli przysługująca pracownikowi rekompensata jest określona stałym ryczałtem, w wystawianym zaświadczeniu pracodawca nie musi podawać kwoty utraconego zarobku - wystarczy informacja o okresie objętym zwolnieniem oraz adnotacja, że pracownik nie otrzyma za ten czas wynagrodzenia.

Przykładem mogą tu być pracownicy wzywani przez organ właściwy w zakresie powszechnego obowiązku obrony. Zgodnie z art. 6 ustawy o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248) tej grupie osób przysługuje zryczałtowana rekompensata za utracone zarobki za każdy dzień, w wysokości 1/30 minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w grudniu roku poprzedniego.

Prawo do stałego ekwiwalentu (niezależnie od otrzymywanego wynagrodzenia) przysługuje też strażakom ratownikom OSP. Zgodnie z art. 15 ustawy o OSP jego wysokość jest ustalana nie rzadziej niż raz na 2 lata przez radę gminy w formie uchwały.