Zasady wypełniania świadectwa pracy

Zakończenie stosunku pracy generalnie wymaga wystawienia pracownikowi świadectwa pracy. Dokument ten zawiera określone informacje dotyczące zatrudnienia pracownika. Po tegorocznych zmianach w przepisach Kodeksu pracy i przyznaniu pracownikom nowych uprawnień, informacje o ich wykorzystaniu należy zamieścić w świadectwie pracy. Zaliczają się do nich takie nowe uprawnienia, jak zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, urlop opiekuńczy czy wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej.

Ogólne zasady sporządzania świadectwa

Pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy - jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Pracownik może upoważnić do odbioru świadectwa pracy inną osobę na podstawie upoważnienia sporządzonego w formie papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu ustania zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1 K.p.).

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek ten może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy z poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Należy nadmienić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 K.p.).

Treść świadectwa pracy

Szczegółową treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydawania oraz pomocniczy wzór określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862 ze zm.). W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, wskazane w § 2 ust. 1-2a, a dotyczące m.in.:

• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148¹ § 1 K.p., wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67³³ § 1 K.p., wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Wymienione uprawnienia zostały przyznane pracownikom od 26 kwietnia 2023 r. Ze względu na możliwość wykorzystania ich tylko częściowo w roku ustania zatrudnienia, informację o zakresie ich wykorzystania należy zamieścić w świadectwie pracy, gdyż ma ona znaczenie dla kolejnego pracodawcy.

Zwolnienie z powodu działania siły wyższej

Pracownik ma prawo w ciągu roku kalendarzowego do 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (art. 148¹ K.p.).

O sposobie wykorzystania tego zwolnienia w danym roku decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Jeżeli ma być ono udzielane w wymiarze godzinowym, to w przypadku pracownika niepełnoetatowego ustala się je proporcjonalnie do wymiaru etatu tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Urlop opiekuńczy

Pracownikowi przysługuje w roku kalendarzowym prawo do urlopu opiekuńczego, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (art. 173¹ § 1 K.p.). Urlopu tego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Praca zdalna okazjonalna

Okazjonalna praca zdalna została uregulowana w art. 67³³ K.p. Zgodnie z powołanym przepisem pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalnie, na swój wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Przykładowo wypełniony fragment świadectwa pracy dotyczący wykorzystania w roku ustania zatrudnienia zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, urlopu opiekuńczego i dni pracy zdalnej okazjonalnej

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)