Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w praktyce

1) Pracownik w trakcie 2024 r. przeszedł na emeryturę. Jak w tym przypadku należało w 2024 r. obliczyć odpis podstawowy na pracownika i dobrowolny na emeryta na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych? Czy po przejściu na emeryturę na liście wypłat należało zapisać go jako pracownika, czy emeryta?

Przejście pracownika na emeryturę miało wpływ na odpisy (podstawowe i dobrowolne) na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej Fundusz) w momencie ich korygowania w końcu roku.

Odpisy podstawowe na Fundusz ustala się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2024 r. poz. 288, dalej ustawy o Funduszu). Nie ma legalnej definicji "przeciętnej liczby zatrudnionych", lecz można zastosować używaną w statystyce publicznej, która definiuje "przeciętne zatrudnienie" jako: "średnią wielkość zatrudnienia obliczoną dla badanego okresu (np. miesiąca, kwartału, roku) na podstawie ewidencyjnego stanu zatrudnienia. Przeciętne zatrudnienie w badanym okresie uwzględnia pracowników pełnozatrudnionych oraz niepełnozatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty." (https://stat.gov.pl/metainformacje/slownik-pojec/pojecia-stosowane-w-statystyce-publicznej/376,pojecie.html).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349), dalej rozporządzenia, pracodawca nalicza odpis podstawowy na dany rok kalendarzowy na podstawie:

• planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych (adekwatnie do planu zatrudnienia) - w tej grupie znajdował się pracownik z pytania do czasu przejścia na emeryturę,
• faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (według rzeczywistego stanu zatrudnienia na końcu danego roku kalendarzowego) - Czytelnik powinien był wykluczyć pracownika z pytania, dokonując korekty odpisów na Fundusz za 2024 r. i ująć go w grupie emerytów i rencistów - byłych pracowników.

Obydwie przeciętne liczby zatrudnionych obejmują pracowników w rozumieniu art. 2 K.p. (osoby pozostające w stosunku pracy zawartym na podstawie wszystkich rodzajów umów o pracę, powołania, mianowania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę):

• w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 rozporządzenia),
• faktycznie świadczących pracę oraz niepracujących z powodu realizacji praw pracowniczych, np. urlopów związanych z rodzicielstwem (macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym) lub urlopów bezpłatnych (por. odpowiedź MPiPS z 19 maja 2015 r. na pytanie naszego Wydawnictwa),
• zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach oraz wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych),
• mających orzeczoną niepełnosprawność bez względu na jej stopień (lekki, umiarkowany, znaczny).

W przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się pracowników młodocianych, ponieważ odpis podstawowy liczy się na każdego z nich jako na osobę, a nie na etat (art. 5 ust. 2a ustawy o Funduszu w zw. z § 1 rozporządzenia).

Pracodawca może zwiększać odpis na każdego emeryta i rencistę, nad którymi sprawuje opiekę socjalną. Jest to tzw. odpis dobrowolny (fakultatywny) w wysokości 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 5 ustawy o Funduszu).

Dokonując korekty odpisów na Fundusz za 2024 r., Czytelnik powinien był:

• wykluczyć pracownika z pytania od miesiąca, w którym przeszedł on na emeryturę, z przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, którą ustalił według wybranej metody statystycznej (patrz tabela poniżej); stosuje się je ze względu na brak jakiejkolwiek procedury w przepisach o Funduszu,
• zsumować liczby średniego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach, a wynik podzielić przez 12 - działanie to powinien był wykonać odrębnie na poszczególne kategorie pracowników i osób uprawnionych z uwagi na różne wysokości odpisów podstawowych i zwiększeń (art. 5 ust. 2-5a ustawy),
• obliczyć odpisy podstawowe i dobrowolne (doliczając emeryta - byłego pracownika) w poszczególnych kategoriach pracowników i osób uprawnionych,
• dodać uzyskane wyniki, a sumę porównać z dokonanymi w 2024 r. wpłatami na Fundusz, po czym w razie niedopłaty dokonać transferu na rachunek Funduszu, a nadpłaty z niego wycofać.

Metody ustalania średniej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Pracodawca zaplanował, że przeciętne zatrudnienie w 2024 r. wyniesie 25,75 po przeliczeniu pełne etaty. Nie zatrudnia on pracowników w szczególnych warunkach, zatrudnia natomiast 5 pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością, w tym 2 legitymujących się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, na których nalicza odpis dobrowolny. Ponadto otacza opieką socjalną emerytów i rencistów - byłych pracowników (3 osoby na początku 2024 r.) i na każdego z nich zwiększa odpis. Stan zatrudnienia jest u pracodawcy bardzo stabilny, dlatego przy korekcie odpisów na Fundusz stosuje metodę uproszczoną. Jedyną zmianą w liczbie zatrudnionych w 2024 r. było przejście z końcem lipca jednego pracownika (zatrudnionego na 1/2 etatu) na emeryturę.

W 2024 r. pracodawca wpłacił na rachunek Funduszu odpisy podstawowe i dobrowolne w wysokości 64.255,66 zł (25,75 etatu x 2.417,14 zł + 2 niepełnoprawnych w stopniu umiarkowanym x 402,86 zł + 3 emerytów x 402,86 zł).

Średnie zatrudnienie w poszczególnych miesiącach przedstawiało się następująco:

Łączna liczba etatów w 2024 r. wynosiła zatem 306,5. Tym samym faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych w tym roku to 25,541 etatu (306,5 etatu : 12) oraz 4 emerytów - byłych pracowników i 2 pracowników niepełnoprawnych w stopniu umiarkowanym. W takim razie wyliczenia przedstawiały się następująco:

• odpis podstawowy za 2024 r.: 25,541 etatu x 2.417,14 zł = 61.736,17 zł,
• odpis dobrowolny na niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym: 2 pracowników x 402,86 zł = 805,72 zł,
• odpis dobrowolny na emerytów - byłych pracowników: 4 osoby x 402,86 zł = 1.611,44 zł,
• odpisy razem: 61.736,17 zł + 805,72 zł + 1.611,44 zł = 64.153,33 zł,
• różnica między kwotami odpisów wpłaconych a odpisów należnych: 64.255,66 zł - 64.153,33 zł = 102,33 zł.

Nadwyżkę w kwocie 102,33 zł pracodawca może wycofać z rachunku Funduszu.

W kwestii listy wypłat ze środków Funduszu przepisy nie zawierają żadnych rozwiązań. Czytelnik powinien był postąpić zgodnie ze stanem rzeczywistym, czyli od momentu przejścia pracownika na emeryturę określać go jako emeryta - byłego pracownika.

2) Emeryt - były pracownik, na którego jest naliczany odpis dobrowolny na Fundusz, zmarł w trakcie 2024 r. Czy odpis powinien był pozostać w całości, czy też należało go przeliczyć proporcjonalnie do okresu pozostawania przy życiu?

W przedstawionych okolicznościach nie należało przeliczać odpisu dobrowolnego. Zmarłego emeryta należało wyłączyć z grupy emerytów i rencistów - byłych pracowników w trakcie korygowania odpisów za ten rok kalendarzowy, w którym śmierć miała miejsce. Więcej na ten temat piszemy w odpowiedzi na pytanie 1.

Załóżmy, że u pracodawcy z poprzedniego przykładu we wrześniu 2024 r. zmarł jeden z emerytów. W takim razie ich liczba na koniec roku nadal wynosiła 3 osoby (miejsce zmarłego zajął były pracownik, który przeszedł na emeryturę). Tym samym kwota odpisu dobrowolnego na tę grupę osób uprawnionych pozostała na koniec 2024 r. bez zmian w stosunku do wyliczonej na początku 2024 r. (wynosiła 1.208,58 zł). Wyliczenia końcowe korekty odpisów przedstawiały się następująco:

• odpisy po korekcie razem: 61.736,17 zł + 805,72 zł + 1.208,58 zł = 63.750,47 zł,
• różnica między kwotami odpisów wpłaconych a odpisów należnych: 64.255,66 zł - 63.750,47 zł = 505,19 zł.

Nadwyżkę w kwocie 505,19 zł pracodawca mógł wycofać z rachunku Funduszu.

3) Pracownik z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym jest zatrudniony na 1/2 etatu. Czy odpis dobrowolny na Fundusz oblicza się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy?

Nie, odpis dobrowolny w wysokości 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego oblicza się na każdą zatrudnioną osobę ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (art. 5 ust. 4 ustawy o Funduszu). Nie ma tu żadnego znaczenia wymiar czasu pracy w jakim ta osoba jest zatrudniona. Jest to inna zasada niż przy obliczaniu odpisów podstawowych - więcej na ten temat piszemy w odpowiedzi na pytanie 1.

4) Pracownik uzyskał orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym w trakcie 2024 r. Czy w tym momencie należało naliczyć na niego odpis dobrowolny?

Nie, pracownika z orzeczoną niepełnoprawnością w stopniu umiarkowanym lub znacznym uwzględnia się podczas korygowania odpisów podstawowych i dobrowolnych za dany rok kalendarzowy. Wlicza się go do grupy takich osób, ustala na nowo wartość odpisów dobrowolnych na całą grupę, porównuje ją z dokonanymi wpłatami, a różnicę wpłaca lub wycofuje się z rachunku Funduszu - por. odpowiedź na pytanie 1.

Przyjmujemy założenie, że u pracodawcy z poprzednich przykładów pracownik z niepełnosprawnością w stopniu lekkim w czerwcu 2024 r. przedłożył orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym. W korekcie odpisów za 2024 r. nadal jest uwzględniany w faktycznej przeciętnej liczbie zatrudnionych na dotychczasowych zasadach. Dodatkowo należało go włączyć do grupy osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym. To prowadziło do następujących wyliczeń:

• odpis dobrowolny na pracowników z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym: 3 pracowników x 402,86 zł = 1.208,58 zł,
• odpisy razem: 61.736,17 zł + 1.208,58 zł + 1.208,58 zł (na emerytów) = 64.153,33 zł,
• różnica między kwotami odpisów wpłaconych a odpisów należnych: 64.255,66 zł - 64.153,33 zł = 102,33 zł.

Nadwyżkę w kwocie 102,33 zł pracodawca może wycofać z rachunku Funduszu.

Według regulaminu ZFŚS pracownik ma prawo do dofinansowania do wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą), jeśli korzysta z urlopu wypoczynkowego minimum 14 dni kalendarzowych oraz złoży wnioski o jego wypłatę i o udzielenie urlopu. Pracodawca wypłacił przyznaną kwotę przed rozpoczęciem urlopu. Pracownik po 3 dniach przebywania na urlopie zachorował i będzie na nieprzerwanym zwolnieniu lekarskim do końca stycznia 2025 r. Czy pracodawca może żądać zwrotu tego świadczenia?

Pracodawca jest uprawniony do wystąpienia o zwrot dofinansowania do wypoczynku ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu). Musi się jednak liczyć z możliwością jego nieodzyskania.

Podstawową przesłanką przyznania dofinansowania do wypoczynku (tu wczasów pod gruszą) jest tzw. kryterium socjalne, tj. sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej. Należy ono bowiem do ulgowych usług i świadczeń z Funduszu, o jakich mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu. Strony (pracodawca i strona związkowa/pracownicza) regulaminu Funduszu mogą wprowadzić również tzw. kryteria pozasocjalne w trybie art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu, byleby mieściły się one w ramach prawnych obowiązujących każde źródło prawa pracy, w tym regulamin Funduszu (art. 9 § 1 K.p. i m.in. postanowienie SN z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97).

W stanowisku z 11 kwietnia 2011 r. w sprawie dofinansowania do wypoczynku z Funduszu (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP) Departament Prawny GIP uznał, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy (...)". Zgodnie z tym przepisem, przy podziale - na wniosek pracownika - urlopu wypoczynkowego na części w danym roku kalendarzowym, jedna z nich powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niedotrzymanie tego warunku nie stanowi jednak wykroczenia przeciwko prawom pracownika (por. stanowisko GIP w sprawie braku sankcji za niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, udostępnione naszemu Wydawnictwu 2 sierpnia 2021 r.). Czytelnik postąpił zatem prawidłowo, wprowadzając wymóg minimalnego okresu trwania urlopu wypoczynkowego przy przyznawaniu "wczasów pod gruszą".

Zwracamy uwagę! Jedynie świadczenie urlopowe (nie są nim wczasy pod gruszą), które pracodawca (zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) zdecyduje się wprowadzić zamiast Funduszu, musi być wypłacane nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5a ustawy o Funduszu).

Na podstawie informacji z pytania przyjmujemy założenie, że regulamin Funduszu przewiduje podobne rozwiązanie. Wypłata dofinansowania do wypoczynku przed rozpoczęciem urlopu jest w pełni dopuszczalna, ale rodzi problemy, jak w sytuacji przedstawionej przez Czytelnika. Niezdolność do pracy z powodu choroby pracownika przerywa bowiem urlop i zobowiązuje pracodawcę do udzielenia go w późniejszym terminie (art. 166 pkt 1 K.p.). Zatem pracownik przestaje spełniać regulaminowe kryterium minimalnego okresu urlopowego charakteryzującego się ciągłością (brakiem przerw).

W powyższej sytuacji otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wypoczynku staje się nienależne. Zgodnie bowiem z art. 410 § 2 K.c. w zw. z art. 300 K.p., świadczenie jest nienależne, jeżeli:

• ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo
• jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo
• jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Okoliczność wskazana w myślniku drugim dotyczy przypadku z pytania. Oznacza to, że Czytelnik może wystąpić do pracownika o zwrot dofinansowania do wypoczynku na podstawie art. 405 K.c. (bezpodstawne wzbogacenie), zakładając, że nie występuje żadna z okoliczności wymienionych w art. 411 K.c., które wyłączają możliwość żądania zwrotu. Musi wziąć jednak pod uwagę wygaśnięcie obowiązku zwrotu. Według art. 409 K.c. ma to miejsce, gdy pracownik:

• wydał dofinansowanie do wypoczynku albo utracił je w sposób, który pozbawia go statusu wzbogaconego,
• nie musiał się liczyć z obowiązkiem zwrotu ze względu na brak odpowiednich postanowień regulaminowych w tym zakresie oraz posługiwanie się przez pracodawcę wyspecjalizowanymi służbami płacowymi (por. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305).

Roszczenie o zwrot dofinansowania do wypoczynku w trybie bezpodstawnego wzbogacenia wymaga wystąpienia do sądu.

Rekomendujemy Czytelnikowi zmianę zapisów regulaminowych dotyczących terminów przyznania i wypłaty dofinansowania do wypoczynku. Powinny one przypadać po wykorzystaniu przez pracowników minimalnego okresu wypoczynku, żeby uniknąć powstawania sytuacji, jak w pytaniu. Innym rozwiązaniem, pozwalającym na zachowanie dotychczasowych terminów, jest wprowadzenie postanowień o zwrocie dofinansowania w razie niewykorzystania urlopu w wymiarze minimum 14 dni kalendarzowych.