Jak postąpić z dokumentami dotyczącymi kary porządkowej przechowywanymi w aktach osobowych pracownika, z którym rozwiązaliśmy umowę o pracę, jeżeli termin na usunięcie kary jeszcze nie minął?
Przepisy nie regulują sposobu postępowania w przypadku przechowywania w aktach pracownika dokumentów związanych z wymierzoną karą porządkową, gdy stosunek pracy ustaje przed upływem roku nienagannej pracy. Zgodnie z art. 113 § 1 i 2 K.p., karę porządkową uznaje się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych i pracownika:
W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca może informacje o karze porządkowej pozostawić w aktach osobowych pracownika do czasu aż minie rok nienagannej pracy, albo wcześniej (np. z dniem ustania stosunku pracy) podjąć decyzję, że karę uznaje za niebyłą.
Zatarcie kary porządkowej oznacza usunięcie wszelkich informacji o niej. Dotyczy to nie tylko samego odpisu zawiadomienia o ukaraniu, ale też innych dokumentów związanych z nałożeniem tej kary. W części D akt osobowych przechowuje się nie tylko odpis zawiadomienia o ukaraniu, ale też inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (§ 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2024 r. poz. 535).
Przypominamy, że stosując kary porządkowe pracodawca może zastosować: karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Ponadto za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy - pracodawca może nałożyć karę pieniężną.
Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia, a zanim zostanie zastosowana, pracownika należy wysłuchać. O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia go na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis tego zawiadomienia składa się do akt osobowych (art. 108, 109 i 110 K.p.).
Zwracamy uwagę! Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 6 maja 2024 r. w sprawie przetwarzania danych z badania trzeźwości pracownika w razie rozwiązania umowy o pracę stwierdził, że: "
(...) jeżeli pracodawca nie usunął danych dotyczących takiego badania przed zakończeniem stosunku pracy i wraz z całą dokumentacją pracowniczą zostały one przekazane do archiwum, to nie należy tego uznać za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, skoro dokumentacja ta musi być przechowywana 10 lat.". Co prawda powyższe stanowisko nie dotyczy przechowywania informacji o karze porządkowej po ustaniu stosunku pracy, ale dla tych, którzy to praktykują może stanowić pewną wskazówkę.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
