Kiedy trzeba przekazać dane księgowe w formie JPK?

Organy podatkowe - niezależnie od istnienia wymogu składania przez podatników JPK_V7M/JPK_V7K - mogą żądać udostępnienia w formie JPK ksiąg podatkowych prowadzonych przy użyciu programu komputerowego. Takiego wezwania należy spodziewać się w czasie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Stopniowo, począwszy od 2024 r., będzie wprowadzany obowiązek przesyłania ksiąg podatkowych nie na żądanie, ale po zakończeniu miesiąca, kwartału i roku podatkowego.

Dane w formie JPK

Pliki JPK są obecnie przekazywane bez wezwania oraz na żądanie organu podatkowego. Pliki, które są składane bez wezwania, to JPK_V7M i JPK_V7K. Podatnicy rozliczający VAT miesięcznie składają co miesiąc JPK_V7M obejmujący część ewidencyjną i deklaracyjną. Podatnicy rozliczający VAT kwartalnie przekazują co miesiąc JPK_V7K, z tym że pliki za dwa pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną za dany miesiąc, a plik za ostatni miesiąc kwartału - część ewidencyjną za ten miesiąc i deklaracyjną za wszystkie miesiące kwartału.

Pliki JPK przekazywane na żądanie organu podatkowego to: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury (JPK_FA), faktury wystawiane w przypadku nabycia produktów rolnych od rolnika ryczałtowego (JPK_FA_RR), podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencja przychodów (JPK_EWP). Warunkiem realizacji wezwania jest prowadzenie księgi podatkowej lub tworzenie dowodu księgowego przy użyciu programu komputerowego. Podatnicy zostali zwolnieni z obowiązku przesyłania JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Pliki na żądanie

Pliki JPK trzeba sporządzić zgodnie ze schematami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów na stronie www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk.

Zakres raportowanych danych zależy od przedmiotu i stanu prowadzonej sprawy oraz od okresu objętego weryfikacją. Są dwie możliwości przekazania plików. Pierwsza to ich wysyłka za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (aplikacji udostępnionej przez resort finansów, komercyjnej aplikacji on-line lub odpowiednio przystosowanego programu księgowego). Plik przekazywany przez internet musi być opatrzony profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wykluczone jest przesłanie pliku e-mailem na skrzynkę organu podatkowego lub za pośrednictwem platformy ePUAP. Drugi sposób to przekazanie plików na informatycznych nośnikach danych (np. pendrivie). Nośniki powinny umożliwiać wierne odczytanie danych w urządzeniach właściwych dla danego typu nośnika produkowanych przez różnych producentów. Nośniki danych można przesłać tradycyjną pocztą lub przekazać bezpośrednio urzędnikowi prowadzącemu sprawę.

Termin udostępnienia pliku ustala organ podatkowy - uwzględniając charakter dowodu i stan sprawy - ale nie może być on krótszy niż 3 dni. Wskazuje tak art. 189 § 2 Ordynacji podatkowej. W uzasadnionych przypadkach, np. w razie konieczności przekazania dużej ilości danych, można zwrócić się o wydłużenie wyznaczonego terminu. Pozwoli to uniknąć kary za niedostarczenie pliku. Za bezzasadną odmowę przekazania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK lub nieprzedłożenie ich w wyznaczonym terminie grozi kara porządkowa (w 2023 r. - do 3.300 zł).

Stopniowe zmiany

Obecnie nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu programu komputerowego (z wyjątkiem ewidencji VAT). Zmiany w tym zakresie będą wprowadzane od 2024 r.

Podatnicy CIT będą musieli prowadzić księgi rachunkowe albo uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów przy użyciu programów komputerowych oraz przekazywać je urzędowi skarbowemu w formie JPK w terminie do upływu terminu złożenia zeznania za rok podatkowy. Wymóg ten w pierwszej kolejności obejmie podatkowe grupy kapitałowe oraz podatników osiągających roczny przychód przekraczający równowartość 50 mln euro. Księgi będą przesyłać w formie JPK począwszy od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2023 r. Inni podatnicy CIT zobligowani do przesyłania JPK_V7M pierwsze księgi i uproszczone ewidencje przekażą za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., a pozostałe podmioty - za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r.

Analogiczne rozwiązanie obejmie podatników PIT: osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, a także osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej. Będą oni prowadzić przy użyciu programów komputerowych księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Księgi i ewidencję trzeba będzie przesyłać do urzędu skarbowego w formie JPK w trakcie roku podatkowego oraz po jego zakończeniu. W trakcie roku podatkowego będą one przekazywane według stanu na ostatni dzień miesiąca (jeżeli stanowią podstawę ustalania zaliczek miesięcznych) lub kwartału (w przypadku ustalania zaliczek kwartalnych) - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio miesiąca albo kwartału. Wysyłka po zakończeniu roku podatkowego będzie musiała nastąpić do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego.

Te same terminy co przewidziane dla podatników PIT będą dotyczyć przesyłania przez podatników opłacających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja i wykaz będą składane według stanu na ostatni dzień miesiąca (jeżeli stanowią podstawę ustalania ryczałtu wpłacanego miesięcznie) lub kwartału (w przypadku uiszczania ryczałtu kwartalnie) - do 20. dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio miesiąca albo kwartału, a także po zakończeniu roku podatkowego - do dnia upływu złożenia zeznania. Podatnicy PIT lub ryczałtu zobligowani do przesyłania JPK_V7M będą musieli przekazywać księgi, ewidencje i wykazy za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2024 r. Pozostali prześlą je po raz pierwszy za okresy rozliczeniowe po 31 grudnia 2025 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)