Jak powołać pełnomocnika do podpisywania deklaracji?

Deklaracje, zeznania czy informacje przekazywane administracji skarbowej może podpisać w imieniu podatnika pełnomocnik. Podstawą jego działania jest UPL-1 lub UPL-1P. Pełnomocnik nie ponosi odpowiedzialności majątkowej za podatek wynikający z podpisanego przez niego rozliczenia.

W imieniu podatnika

Podatnik (płatnik) ma prawo ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji podatkowych. Przewiduje to art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej. Pojęcie deklaracji obejmuje również zeznania, wykazy, zestawienia, sprawozdania oraz informacje, do składania których zobligowani są podatnicy i płatnicy.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Pełnomocnikiem może być każdy, kto spełnia te kryteria, m.in. członek rodziny podatnika, pracownik firmy, właściciel biura rachunkowego. W przypadku gdy przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do jej podpisania jest skuteczne pod warunkiem, że udzieliły go wszystkie osoby. Przykładowo, jeżeli wspólne zeznanie podatkowe małżonków ma być podpisane przez pełnomocnika (np. doradcę podatkowego), każdy z nich musi udzielić mu pełnomocnictwa.

Nie ma ustawowego zakazu ustanowienia kilku pełnomocników do podpisywania deklaracji. Takiego zakazu nie przewidują ani przepisy dotyczące pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji, ani przepisy odnoszące się do pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym, które stosuje się w kwestiach nieuregulowanych przepisami o pełnomocnictwie do podpisywania deklaracji. Ustanowienie dwóch (lub więcej) pełnomocników pozwala zminimalizować ryzyko niezłożenia w terminie rozliczeń podatkowych w razie wypadku, choroby czy nagłego wyjazdu jednego z nich.

Odpowiedni formularz

Pełnomocnik podpisuje deklaracje w imieniu podatnika na podstawie UPL-1 lub UPL-1P. Nie wystarczy pełnomocnictwo szczególne (PPS-1) lub ogólne (PPO-1).

UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji przesyłanych przez internet. Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą je złożyć nie tylko wtedy, gdy ich e-deklaracje ma podpisywać pełnomocnik (np. pracownik), ale także w przypadku wykonywania tego zadania przez reprezentanta ustawowego posiadającego z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów (np. prezesa zarządu spółki z o.o.). UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Papierowy formularz składa się lub wysyła do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się zasadniczo według miejsca zamieszkania - w przypadku osób fizycznych lub siedziby - w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo mające formę elektroniczną przekazuje się natomiast Szefowi KAS za pośrednictwem platformy ePUAP. Złożenie UPL-1 nie podlega opłacie skarbowej. Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji może być udzielone na oznaczony czas lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku.

UPL-1P to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej. Można je przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo papierowe przedkłada się w organie podatkowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, a przesyłane przez internet - Szefowi KAS przez ePUAP. Złożenie UPL-1P podlega zasadniczo opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Nie jest ona pobierana w przypadku pełnomocnictwa udzielonego członkowi najbliższej rodziny, tj. małżonkowi, wstępnemu (np. rodzicowi), zstępnemu (np. dziecku) lub rodzeństwu. UPL-1P - w przeciwieństwie do UPL-1 - może zawierać upoważnienie do podpisywania wszystkich deklaracji (dla różnych rodzajów podatków), wszystkich deklaracji dotyczących danego podatku lub konkretnego rozliczenia. Pełnomocnictwo może być udzielone na oznaczony czas lub bezterminowo.

Druki UPL-1 i UPL-1P dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Ryzyko kary

Zakres UPL-1 i UPL-1P jest bardzo wąski. Pełnomocnictwa te upoważniają wyłącznie do podpisania deklaracji w imieniu mocodawcy. Umocowanie do wykonywania innych działań na rzecz podatnika, np. do sporządzenia rozliczenia, musi wynikać z odrębnego tytułu prawnego.

Pełnomocnik umocowany wyłącznie do podpisywania deklaracji nie ponosi odpowiedzialności za błędy popełnione w rozliczeniach i wykazany podatek. Organy podatkowe nie mogą domagać się od niego uregulowania zaległości podatkowych wynikających z deklaracji. Taka odpowiedzialność spoczywa na podatniku, a jeżeli jest on niewypłacalny - na osobach trzecich w rozumieniu Ordynacji podatkowej (np. członkach zarządu spółki z o.o.). Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają podatnika (por. wyrok NSA z dnia 13 czerwca 2018 r., sygn. akt II FSK 1723/16).

Zazwyczaj jednak osoba zgłoszona jako pełnomocnik do podpisywania deklaracji jest uprawniona nie tylko do podpisywania, ale także do sporządzania rozliczeń podatkowych. Nie oznacza to przeniesienia na nią odpowiedzialności podatkowej. To podatnik musi uregulować należne podatki, także będące efektem błędów popełnionych przez osobę, której powierzył przygotowywanie rozliczeń. Osoba ta może natomiast ponosić odpowiedzialność karną skarbową. Odpowiedzialność za uchybienia osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej ponosi jak sprawca osoba, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. Kompetencje w tym zakresie mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności.

Za zajmowanie się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi, uznaje się prowadzenie ksiąg rachunkowych, doradztwo podatkowe, rozliczanie zobowiązań podatkowych. Osoba, która przygotowuje deklaracje, może być ukarana za przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe związane z nieprawidłowym ich sporządzaniem, np. za uszczuplenie podatku poprzez podanie nieprawdy (por. wyrok SN z dnia 7 listopada 2013 r., sygn. akt V KK 158/13). Zakres odpowiedzialności karnej skarbowej osoby, która sporządza rozliczenia podatnika, zależy jednak od wielu czynników: treści umowy łączącej obie strony, faktycznej możliwości wypełniania powierzonych obowiązków, okoliczności danej sprawy, stopnia szkodliwości społecznej popełnionego czynu, winy itp.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.)