Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT jest faktura, która jednocześnie stanowi podstawę prawidłowego rozliczenia podatku. Obok faktury istnieją także inne dokumenty, które podatnicy wykorzystują przy rozliczaniu VAT.
Fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Podatnik, jak stanowi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a,
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) WDT,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Dane, jakie powinna zawierać faktura, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT (patrz ramka).
|
Dane, jakie powinna zawierać faktura:
|
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 września 2024 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.283.2024.3.RM, wyjaśnił, że faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać wymogi przewidziane przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, gdy odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i jest związana nierozerwalnie z powstaniem obowiązku podatkowego. Ponadto organ wyjaśnił, że z obowiązku wystawienia faktury w terminie ustawowym nie zwalniają podatnika, jako sprzedawcy, postanowienia umowne. Strony mogą wprawdzie dowolnie kształtować umowy między sobą i zawierać w nich elementy, na które obustronnie się zgadzają, jednakże nie wyłącza to obowiązku stosowania przepisów ustawy o VAT w przedmiocie powstania obowiązku podatkowego i wystawiania faktur. Ustawa o VAT jednoznacznie bowiem wskazuje sposób dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu wykonanych między podatnikami tego podatku.
Podatnicy, co do zasady, nie mają obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9 lub przepisów wydanych w oparciu o art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Przy czym mają oni obowiązek wystawienia faktury na żądanie (zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) nabywcy towaru lub usługi. Kwestię tę reguluje art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.
Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 20 grudnia 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.684.2023.1.KFK, w której organ wskazał, że sprzedający nie ma obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych biorących udział w transakcji kupna-sprzedaży. Obowiązkowo musi ją wystawić dopiero na żądanie klienta.
W powołanej interpretacji Dyrektor KIS podkreślił, że faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem generalnie muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT mają wyłącznie znaczenie dowodowe.
Należy mieć na uwadze, że nie można żądać wystawienia faktury przez rolnika ryczałtowego w odniesieniu do dostawy produktów rolnych i świadczenia usług rolniczych, które są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Rolnicy ryczałtowi są bowiem zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur zgodnie z art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.
Należy pamiętać, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Tak stanowi art. 106b ust. 5 ustawy o VAT.
Przy czym ww. przepisu nie stosuje się do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).
Fakturę generalnie wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym, jak stanowi art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.
Powyższe dotyczy także faktur wystawianych w odniesieniu do całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi
Trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca w odniesieniu do niektórych czynności w sposób szczególny uregulował terminy wystawiania faktur. Jak stanowi art. 106i ust. 3-5 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż:
1) 30. dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
2) 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych (CN 4902), z pewnymi wyjątkami,
3) 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
4) z upływem terminu płatności - w przypadku:
a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, poz. 50 i poz. 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
5) 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów - w przypadku dostawy towarów, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b), gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw,
6) w przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 12 ustawy o VAT, tj. niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją:
Wskazanych zasad wymienionych w art. 106i ust. 3, ust. 4 i ust. 8 ustawy o VAT nie stosuje się do wystawiania faktur w zakresie transferu bonu jednego przeznaczenia.
W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
3) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
4) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 29 października 2024 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.539.2024.1.AKS, wyjaśnił, iż z przepisów ustawy o VAT dotyczących faktur korygujących wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
Na podstawie art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, może wystawić notę korygującą. Notą korygującą nie można poprawić takich pozycji faktury jak: miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwota należności ogółem.
Ustawodawca w żadnym z przepisów dotyczących VAT nie uregulował kwestii związanych z fakturami pro forma. W praktyce dokumenty te stosowane są głównie w celach informacyjnych. Chodzi m.in. o zapoznanie się nabywcy towarów lub usług z ceną potencjalnej transakcji.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lutego 2024 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS, stwierdził, że wyraźne oznaczenia dokumentu wyrazami pro forma powoduje, iż nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Organ podkreślił, że wystawienie faktury pro forma nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
