Zgodnie z ogólną regułą to podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługę wystawia fakturę dokumentującą daną transakcję. Przepisy o VAT dopuszczają jednak, że funkcja ta może zostać powierzona także nabywcy towarów lub usług.
Procedura tzw. samofakturowania została uregulowana w art. 106d ustawy o VAT. Jak wynika z art. 106d ust. 1 tej ustawy, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (tzw. faktury zaliczkowe),
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT,
jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Samofakturowanie dotyczy zatem sytuacji, w której nabywca będący podatnikiem VAT może, po spełnieniu określonych warunków, wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy dokonującego sprzedaży na rzecz tego podatnika.
W art. 106d ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca wskazał dwa warunki, których spełnienie pozwala na wystawianie faktur w ramach tzw. samofakturowania. Pierwszy warunek to zawarcie umowy pomiędzy nabywcą towarów lub usług a podatnikiem dostarczającym towary bądź świadczącym usługi. Przy czym w przepisie tym nie określono formy ani treści takiej umowy. Istotą takiej umowy musi być zgoda obu stron na wystawianie przez nabywcę faktur dla wszystkich bądź tylko określonych czynności wykonywanych przez danego podatnika.
Natomiast drugi z warunków wskazuje, że umowa w sprawie samofakturowania musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika (sprzedawcę) dokonującego tych czynności. Umowa musi więc wskazywać, w jaki sposób faktury wystawione przez nabywcę są zatwierdzane przez dostawcę towarów lub usług. Przepisy o VAT nie precyzują, w jaki sposób faktury powinny być zatwierdzane. Zatem sposób, w jaki sprzedawca zatwierdzi fakturę, strony powinny ustalić w umowie i mają w tej kwestii pełną dowolność.
Dodatkowo należy pamiętać, że na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT faktura sporządzona przez nabywcę musi zawierać wyraz "samofakturowanie".
W praktyce przedsiębiorcy mogą założyć w umowie o samofakturowaniu, że akceptacja faktury przez nabywcę może przybrać formę "milczącą". Zakłada się w niej, że faktura jest zatwierdzona przez sprzedawcę, gdy w terminie określonym w umowie o samofakturowaniu nie zgłosi on żadnych zastrzeżeń lub sprzeciwu w stosunku do przedstawionych faktur wystawionych przez nabywcę.
Możliwość stosowania tzw. "milczącej akceptacji" została potwierdzona w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 24 stycznia 2022 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.835.2021.1.JM, organ wyjaśnił, że sporządzenie faktur w procesie samofakturowania może zostać zastosowane pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej (a zatem zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży) umowy. Ustawodawca nie określa żadnych, poza jednym, elementów, które umowa ta powinna zawierać. Tym jedynym określonym przez ustawodawcę elementem, który powinien zostać ujęty w przedmiotowej umowie, jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika realizującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane. Jednocześnie organ wskazał, że przepisy w zakresie VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika - sprzedawcy towarów lub usług. Zatem podatnik może zastosować procedurę zatwierdzenia faktury w sposób milczący - w ramach tzw. milczącej akceptacji faktury dla otrzymanych od nabywcy faktur wystawionych w ramach samofakturowania.
Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 17 listopada 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.674.2022.2.KO. Stwierdził w niej, że akceptacja jest zachowaniem aktywnym odbiorcy faktury. Polega na wyrażeniu przez niego w sposób jednoznaczny i niewątpliwy zgody na treść otrzymanej faktury. Akceptacją w tej sytuacji jest także brak sprzeciwu, gdy zostanie ona jasno wyrażona w umowie, którą zamierza podatnik zawrzeć z kontrahentami, z której będzie wynikać, że zastosowanie znajdzie tzw. procedura milczącej akceptacji. Tak więc procedura samofakturowania, zgodnie z którą faktury pierwotne będą wystawiane przez danego dostawcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez nabywcę, a zatwierdzanie poszczególnych faktur będzie się odbywać w oparciu o akceptację aktywną, tj. informację zwrotną o akceptacji faktury przez sprzedawcę bądź w oparciu o mechanizm milczącego zatwierdzania faktur, tj. zatwierdzenie faktury nastąpi przez sprzedawcę krajowego lub zagranicznego, wówczas, gdy w terminie określonym w umowie nie zgłosi on sprzeciwu lub uwag w stosunku do faktury korygującej wystawionej przez podatnika (nabywcę) - będzie oznaczać spełnienie warunku istnienia określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika (sprzedawcę).
W związku z tym wprowadzenie milczącej akceptacji faktur przez podatników w procedurze samofakturowania spełnia wymogi wskazane w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
