Posiłki i poczęstunki w rachunku kosztowym

Coraz więcej firm korzysta z usług kateringu. Są to najczęściej usługi udostępniane ogólnie w przestrzeni firmowej lub okazjonalnie na służbowych spotkaniach wewnętrznych oraz zebraniach kadry zarządzającej. Z kolei zewnętrzne usługi gastronomiczne pojawiają w kontaktach kontrahenckich. Ponieważ korzystanie ze wskazanych usług stało się powszechną praktyką, jako nakładom zwyczajowym trudno tym wydatkom odmówić związku z działalnością prowadzoną przez firmę. Nie oznacza to jednak, że wszystkie wydatki ponoszone na usługi gastronomiczne bądź inne formy zapewnienia poczęstunków lub posiłków podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych.

Pracownicy

Wydatki na szeroko rozumiane wyżywienie dla osób zatrudnionych w firmie na podstawie umów o pracę, w tym produkty do sporządzania posiłków oraz gotowy katering, mogą stanowić firmowe koszty uzyskania przychodów. Nie ma tu znaczenia, że do ich zapewnienia nie zobowiązują pracodawcy przepisy prawa, tak jak ma to miejsce w przypadku posiłków profilaktycznych, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), przysługujących pracownikom wykonującym pracę w określonych warunkach szczególnie uciążliwych, tylko stanowią inicjatywę własną pracodawcy. Dla ich kosztowej kwalifikacji ważne jest wyłącznie udowodnienie, że spełniają one definicję kosztu podatkowego. Również wartość zakupu usług gastronomicznych udostępnianych pracownikom w godzinach pracy należy uznać za firmowe koszty podatkowe. Przedsiębiorcy powinni obciążać ich wartością koszty prowadzonej działalności, kwalifikując je jako koszt ogólny funkcjonowania firmy i rozliczać w dacie poniesienia.

Gdy w podróży służbowej bezpłatne posiłki są pracownikom zapewniane przez pracodawcę, nakłady ponoszone na ich nabycie także mają walor kosztu podatkowego. Wydatki te obciążają firmowe koszty podatkowe w pełnej poniesionej przez pracodawcę wysokości bez względu na to, że po stronie pracowników korzystają one ze zwolnienia od podatku wyłącznie do kwoty, która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowych określonych w rozporządzeniu MPiPS w sprawie podróży służbowej pracowników tzw. budżetówki, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.).

Inaczej jednak wygląda rozliczanie w kosztach podatkowych wydatków ponoszonych przez pracodawcę na wyżywienie zapewniane w ramach działalności socjalnej jako pomoc materialna dla pracowników. Chodzi tu m.in. o finansowanie dzieciom pracowników szkolnych obiadów lub też pokrywanie im kosztów zakupów żywnościowych. Takie wydatki nie podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych z uwagi na swój socjalny charakter (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop - Dz. U. z 2023 r. poz. 2805).

Zleceniobiorcy i współpracownicy

Kadra firmowa coraz częściej składa się nie tylko z pracowników. Chcąc stworzyć zespół osobowy o odpowiednich kwalifikacjach, firmy wybierają pozakodeksowe formy zatrudnienia czy współpracy, w tym najczęściej na umowę zlecenia lub kontrakt B2B.

W celu pozyskania osób gotowych z nimi współpracować w ten sposób oferują nie tylko wysokie wynagrodzenia i atrakcyjny system premiowania, ale starają się zapewnić odpowiednie warunki współpracy - zwłaszcza w sytuacji gdy zarówno te osoby, jak i pracownicy realizują swoje zadania we wspólnej firmowej przestrzeni. W tym celu wszystkim członkom zespołu zapewniają artykuły spożywcze, owoce oraz napoje, które są ogólnodostępne i służą do samodzielnego sporządzania posiłków, m.in. przez współpracowników. Na ich potrzeby nabywają również usługi kateringowe. Jest to powszechną praktyką na rynku pracy w wielu branżach. Tego typu benefity zazwyczaj są może nie głównym, ale ważnym czynnikiem decydującym o podjęciu przez specjalistów współpracy z daną firmą. Ponadto poczęstunki w firmach są często zapewniane w trakcie spotkań służbowych ze zleceniobiorcami i współpracownikami, np.: narad, konferencji, szkoleń itp. Zapewnienie takich profitów w opinii przedsiębiorców wpływa pozytywnie na poprawę samopoczucia zespołu i jego integrację i motywację, dzięki czemu zwiększa się jego efektywność oraz wydajność.

Dosyć długo fiskus negował możliwość ujmowania w kosztach analizowanych wydatków gastronomicznych w części dotyczącej zleceniobiorców oraz współpracowników będących jednoosobowymi firmami. Obecnie jednak nie podważa już możliwości obciążania nimi kosztów (patrz ramka).

Poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami

Kontakty z kontrahentami często są związane z poczęstunkami. W odniesieniu do nich fiskus twierdzi, że jeżeli celu spotkania nie stanowi chęć wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, a jest to działanie bezpośrednio związane z działalnością firmy, to nie ma przeszkód, aby wartość zapewnianych podczas nich usług gastronomicznych obciążała firmowe koszty podatkowe. Gdy bowiem poczęstunek towarzyszy omówieniu różnych aspektów współpracy z kontrahentem, to nie można uznać, że wydatek na usługę gastronomiczną ma charakter wyłączonego z kosztów podatkowych wydatku reprezentacyjnego.

W efekcie ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki), jak również posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Warto jednocześnie pamiętać, że niepodlegający odliczeniu VAT od wydatków na usługi gastronomiczne może być kosztem podatkowym, nawet gdy wydatki na nabycie tych usług stanowią koszty reprezentacji.

Spotkania integracyjne

Wydatki na usługi gastronomiczne stanowią istotny element kosztów związanych z firmowymi imprezami integracyjnymi. Źródłem ich finansowania zazwyczaj są środki obrotowe firmy, a organizator w stosunku do uczestniczących w nich pracowników nie stosuje kryterium socjalnego. Gdy samo spotkanie ma na celu zintegrowanie pracowników z firmą, a nie tylko wspólne spotkanie i konsumpcję, wówczas wydatki na zakup usług gastronomicznych na potrzeby takiej imprezy, o ile usługa przeznaczona jest dla pracowników, stanowią firmowe koszty podatkowe. Organy podatkowe akceptują także rozliczanie w firmowych kosztach wydatków związanych z uczestnictwem w tego typu spotkaniach członków rodzin pracowniczych.

Na takich imprezach można również spotkać kontrahentów lub przedstawicieli firm współpracujących w różnym stopniu z firmami je organizującymi. Wydatki ponoszone na ich udział w takiej imprezie, w tym nabywane na ich rzecz usługi gastronomiczne, fiskus nakazuje wyłączać z kosztów podatkowych jako wydatki na reprezentację (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 października 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG).