Odzież w firmowych rozliczeniach podatkowych

Odpowiedni strój stanowi wyraz realizacji obowiązujących norm - nie tylko prawnych, ale także społecznych i kulturowych. W kontaktach biznesowych posiadanie takiego stroju jest powinnością nie tylko przedsiębiorców, ale także zatrudnianych przez nich osób. Trzeba jednak pamiętać, że w kwestii ubioru w zasadzie trudno wskazać wyraźne granice pomiędzy tym, co służy celom służbowym, a co osobistym. To powoduje, że w podatku dochodowym rozliczanie wydatków na odzież bywa kłopotliwe.

Ubranie dla przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców osobiście użytkuje odzież i obuwie ochronne, jeżeli działają np. w branży budowlanej lub gastronomicznej, czy też prowadzą warsztat samochodowy albo gabinet stomatologiczny, gdzie jej posiadanie jest niezbędne. Wydatki na zakup takiej odzieży są ujmowane w firmowych kosztach podatkowych, o ile odzież i obuwie spełniają wymagania przepisów bhp, a ponadto wykazują właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy. Zgodnie ze stanowiskiem fiskusa prezentowanym w wydawanych interpretacjach takie kryteria spełnia, poza już wymienionymi, również m.in. odzież sportowa nabywana przez instruktorów zajęć sportowych.

Jednak kosztów podatkowych nie stanowią wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na zakup na własne potrzeby standardowej odzieży, w tym m.in. garniturów czy tzw. wyjściowych sukienek lub kostiumów, mających charakter osobisty. Nie ulega co prawda wątpliwości, że obowiązujące w biznesie normy wymagają od nich odpowiedniego wyglądu, jednak nie przyczynia się on do uzyskiwania przychodów firmowych ani do zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania. Takie same kryteria co do ubioru obowiązują osoby zatrudnione w innych zawodach, np. pracowników banków, korporacji, nauczycieli czy urzędników. To powoduje, że wydatków na zakup standardowej odzieży przedsiębiorca nie ma prawa ujmować w firmowych kosztach podatkowych. Jedyne odstępstwo w tym zakresie fiskus przewiduje dla wydatków na zakup stroju biznesowego, który posiada trwałe oznaczenie firmowym logo.

Uniformy służbowe

Firmy nabywające stroje służbowe dla pracowników mogą wydatki ponoszone na ich zakup ujmować w kosztach podatkowych, jeżeli obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych, podjętej przez kierownika zakładu.

Na gruncie ustawy o pdof pojęcie "ubiór służbowy" nie zostało zdefiniowane, dlatego w tym zakresie należy odwołać się do definicji słownikowej. "Ubraniem" w znaczeniu słownikowym jest "to, co się nosi; ubranie, strój", natomiast określenie "służbowy" oznacza "dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy". Zatem jako ubiór służbowy należy zakwalifikować specjalną odzież noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych.

Stąd określony ubiór można uznać za strój służbowy, gdy:

• jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym m.in. z regulaminu czy umowy o pracę) oraz
• strój ten posiada charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo firmy, charakterystyczny krój i kolor), czyli zindywidualizowane elementy, które powodują, że odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Jeżeli pracownicze uniformy spełniają wymienione kryteria, to wydatki na ich nabycie podlegają ujęciu w firmowym rachunku kosztowym. Jeżeli jednak wskazanych cech nie posiadają, to jako poniesione na cele osobiste pracowników, nie mogą zostać zaliczone do firmowych kosztów podatkowych.

Po stronie pracownika na gruncie podatku dochodowego wartość otrzymanego od pracodawcy ubioru służbowego generuje przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Przychód ten jest objęty zwolnieniem z pdof w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof, ale wyłącznie w sytuacji, gdy jego używanie należy do obowiązków pracownika.

Odzież robocza

W art. 237⁷ Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) ustawodawca wskazał, że pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach. Przepis ten ma zastosowanie również w przypadku, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Poza przepisami kodeksowymi do dostarczenia odzieży roboczej zobowiązuje przedsiębiorcę również ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, w której określono, że do obowiązków pracodawcy-użytkownika należy m.in. dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego.

Z kolei gdy firma powierzy osobie fizycznej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia, wówczas - jak wynika z art. 304 Kodeksu pracy - ma obowiązek zapewnienia jej bezpiecznych i higieniczne warunki pracy. Wywiązując się z tej powinności, może takiej osobie zapewnić odzież roboczą.

Zarówno u pracownika, jak i zleceniobiorcy, który otrzyma nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, powstanie przychód podatkowy, który może korzystać ze zwolnienia od podatku wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Na podstawie tego przepisu ze zwolnienia korzystają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zapewnienie odzieży roboczej zleceniobiorcy stanowi realizację ustawowego obowiązku, stąd wydatki na ten cel generalnie zalicza się do kosztów podatkowych. Musi jednak istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy ich wartością. Gdy zatem w zawartej umowie zleceniodawca zobowiązał się pokryć wydatki na nabycie takiej odzieży z własnych środków, to ma prawo ująć je w kosztach podatkowych. Jeśli umowa nie zawiera takiego postanowienia, to wydatki te nie stanowią kosztów podatkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)