Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Odzież w firmowych rozliczeniach podatkowych
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Odzież w firmowych rozliczeniach podatkowych

Gazeta Podatkowa nr 66 (2045) z dnia 17.08.2023
Agata Cieśla

Odpowiedni strój stanowi wyraz realizacji obowiązujących norm - nie tylko prawnych, ale także społecznych i kulturowych. W kontaktach biznesowych posiadanie takiego stroju jest powinnością nie tylko przedsiębiorców, ale także zatrudnianych przez nich osób. Trzeba jednak pamiętać, że w kwestii ubioru w zasadzie trudno wskazać wyraźne granice pomiędzy tym, co służy celom służbowym, a co osobistym. To powoduje, że w podatku dochodowym rozliczanie wydatków na odzież bywa kłopotliwe.

Ubranie dla przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców osobiście użytkuje odzież i obuwie ochronne, jeżeli działają np. w branży budowlanej lub gastronomicznej, czy też prowadzą warsztat samochodowy albo gabinet stomatologiczny, gdzie jej posiadanie jest niezbędne. Wydatki na zakup takiej odzieży są ujmowane w firmowych kosztach podatkowych, o ile odzież i obuwie spełniają wymagania przepisów bhp, a ponadto wykazują właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy. Zgodnie ze stanowiskiem fiskusa prezentowanym w wydawanych interpretacjach takie kryteria spełnia, poza już wymienionymi, również m.in. odzież sportowa nabywana przez instruktorów zajęć sportowych.

Jednak kosztów podatkowych nie stanowią wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na zakup na własne potrzeby standardowej odzieży, w tym m.in. garniturów czy tzw. wyjściowych sukienek lub kostiumów, mających charakter osobisty. Nie ulega co prawda wątpliwości, że obowiązujące w biznesie normy wymagają od nich odpowiedniego wyglądu, jednak nie przyczynia się on do uzyskiwania przychodów firmowych ani do zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania. Takie same kryteria co do ubioru obowiązują osoby zatrudnione w innych zawodach, np. pracowników banków, korporacji, nauczycieli czy urzędników. To powoduje, że wydatków na zakup standardowej odzieży przedsiębiorca nie ma prawa ujmować w firmowych kosztach podatkowych. Jedyne odstępstwo w tym zakresie fiskus przewiduje dla wydatków na zakup stroju biznesowego, który posiada trwałe oznaczenie firmowym logo.

Uniformy służbowe

Firmy nabywające stroje służbowe dla pracowników mogą wydatki ponoszone na ich zakup ujmować w kosztach podatkowych, jeżeli obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych, podjętej przez kierownika zakładu.

Na gruncie ustawy o pdof pojęcie "ubiór służbowy" nie zostało zdefiniowane, dlatego w tym zakresie należy odwołać się do definicji słownikowej. "Ubraniem" w znaczeniu słownikowym jest "to, co się nosi; ubranie, strój", natomiast określenie "służbowy" oznacza "dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy". Zatem jako ubiór służbowy należy zakwalifikować specjalną odzież noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych.

Stąd określony ubiór można uznać za strój służbowy, gdy:

  • jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym m.in. z regulaminu czy umowy o pracę) oraz
  • strój ten posiada charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo firmy, charakterystyczny krój i kolor), czyli zindywidualizowane elementy, które powodują, że odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Jeżeli pracownicze uniformy spełniają wymienione kryteria, to wydatki na ich nabycie podlegają ujęciu w firmowym rachunku kosztowym. Jeżeli jednak wskazanych cech nie posiadają, to jako poniesione na cele osobiste pracowników, nie mogą zostać zaliczone do firmowych kosztów podatkowych.

Po stronie pracownika na gruncie podatku dochodowego wartość otrzymanego od pracodawcy ubioru służbowego generuje przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Przychód ten jest objęty zwolnieniem z pdof w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof, ale wyłącznie w sytuacji, gdy jego używanie należy do obowiązków pracownika.

Odzież robocza

art. 2377 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) ustawodawca wskazał, że pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach. Przepis ten ma zastosowanie również w przypadku, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Poza przepisami kodeksowymi do dostarczenia odzieży roboczej zobowiązuje przedsiębiorcę również ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, w której określono, że do obowiązków pracodawcy-użytkownika należy m.in. dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego.

Z kolei gdy firma powierzy osobie fizycznej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia, wówczas - jak wynika z art. 304 Kodeksu pracy - ma obowiązek zapewnienia jej bezpiecznych i higieniczne warunki pracy. Wywiązując się z tej powinności, może takiej osobie zapewnić odzież roboczą.

Zarówno u pracownika, jak i zleceniobiorcy, który otrzyma nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, powstanie przychód podatkowy, który może korzystać ze zwolnienia od podatku wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Na podstawie tego przepisu ze zwolnienia korzystają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zapewnienie odzieży roboczej zleceniobiorcy stanowi realizację ustawowego obowiązku, stąd wydatki na ten cel generalnie zalicza się do kosztów podatkowych. Musi jednak istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy ich wartością. Gdy zatem w zawartej umowie zleceniodawca zobowiązał się pokryć wydatki na nabycie takiej odzieży z własnych środków, to ma prawo ująć je w kosztach podatkowych. Jeśli umowa nie zawiera takiego postanowienia, to wydatki te nie stanowią kosztów podatkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.