Komputery stacjonarne, laptopy, tablety, czyli urządzenia wyposażone w monitory ekranowe są wykorzystywane w wykonywaniu zadań przez wielu pracowników. Ich używanie nie pozostaje bez wpływu na stan wzroku, co powoduje, że część pracowników korzysta w pracy z okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Gdy pracodawca pokrywa koszty ich zakupu, to związane z tym wydatki zasadniczo nie są podatkowo neutralne - zarówno dla kosztów pracodawcy, jak i przychodów pracownika.
Przepisy prawa pracy wskazują, w jakich sytuacjach pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikom okularów. Obowiązek ten występuje w odniesieniu do osób spełniających wymogi rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973). Z zawartych w nim uregulowań wynika, że do zapewnienia tego typu świadczeń pracodawca jest zobowiązany wyłącznie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na stanowiskach z monitorami ekranowymi, jeżeli użytkują oni te monitory w czasie pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jednocześnie jednak obowiązek ten ma wyłącznie w stosunku do tych pracowników, u których stosowanie okularów wynika z zalecenia lekarza wydanego w związku z badaniami okulistycznymi przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Badania te muszą potwierdzać zasadność stosowania przez pracownika okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Wartość sfinansowanych przez pracodawcę okularów generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy. Gdy jednak zapewnienie okularów jest wynikiem realizacji wskazanych przepisów, nie będzie on podlegał opodatkowaniu. Z uwagi na to, że pracownik otrzymuje omawiane świadczenie w ramach zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych warunków pracy, to powstały w ten sposób przychód korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Trzeba przy tym pamięć, że preferencja ta - jak każde zwolnienie z pdof - jest wyjątkiem od reguły powszechności opodatkowania, dlatego znajduje zastosowanie tylko, gdy zostaną spełnione łącznie wszystkie przesłanki wynikające z omawianego rozporządzenia.
Analizowane zwolnienie z podatku dochodowego można zastosować nie tylko w sytuacji, w której podstawą do używania okularów do pracy przy monitorze ekranowym jest zaświadczenie lekarskie wydane w ramach badania wstępnego czy okresowego. Może to być również zaświadczenie wystawione przez lekarza podczas dodatkowego badania okulistycznego wykonanego między badaniami okresowymi. Również takie badanie należy traktować jako przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, którego realizacją jest m.in. takie badanie. W efekcie, gdy pracownik zgłasza pogorszenie stanu zdrowia, powinien go skierować na badania profilaktyczne. Jeżeli natomiast w wyniku ich przeprowadzenia lekarz okulista potwierdzi pogorszenie wzroku pracownika, otrzymana przez niego refundacja zakupu nowych okularów objęta jest zwolnieniem z podatku dochodowego.
Zwolnienie nie ma natomiast zastosowania w przypadku sfinansowania zakupu pracowniczych okularów przez pracodawcę na innej podstawie niż przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przykładowo, w budżetach szkół - w oparciu o art. 72 ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.) - są tworzone wyodrębnione fundusze zdrowotne. Środki takiego funduszu są przeznaczone na pomoc zdrowotną dla nauczycieli. Pomoc zdrowotna może mieć formę sfinansowania zakupu okularów. Takie świadczenie nie jest jednak objęte zakresem zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.
Również gdy ma ono formę zapomogi, to nie można do niego zastosować zwolnienia przewidzianego dla zapomóg określonego w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof. W przypadku zapomogi na zakup okularów do pracy nie są bowiem spełnione warunki określone w tym przepisie. W efekcie takie świadczenie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach obowiązujących w stosunku do przychodów określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, czyli m.in. ze stosunku pracy i stosunku służbowego.
W przepisach analizowanego rozporządzenia nie znajdziemy uregulowań dotyczących używania do pracy z monitorem ekranowym korekcyjnych soczewek kontaktowych. Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach zajmuje jednak stanowisko, zgodnie z którym takie soczewki pełnią tę samą funkcję co okulary korekcyjne i uznaje, że ich sfinansowanie przez pracodawcę po stronie pracownika korzysta z tego samego zwolnienia podatkowego. To oznacza, że ma ono zastosowanie w stosunku do wartości zapewnianych pracownikowi soczewek tylko wtedy, gdy lekarz specjalista w trakcie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów, z uwagi na to, że przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe jej skorygowanie przy pomocy okularów.
| Dla Prenumeratorów GOFIN | |
 |
Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl |
Wydatki pracodawcy, zarówno te na zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok, jak i soczewek kontaktowych, są klasyfikowane w podatku dochodowym jako tzw. koszty pracownicze podlegające rozliczeniu w kosztach podatkowych. Ich ponoszenie jest bowiem wynikiem realizacji ustawowego obowiązku, a ponadto są one dokonywane w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.
Z dniem 16 maja 2022 r. został co prawda zniesiony stan epidemii w Polsce, ale nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. W efekcie nadal aktualny pozostaje art. 12a ust. 1 pkt 1 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Wynika z niego, że w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawieszone jest wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów: art. 229 § 2 zdanie pierwsze, § 4a w zakresie badań okresowych i § 5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Chodzi tu m.in. o zawieszenie obowiązku wydawania przez pracodawcę skierowań na badania okresowe.
W związku z tymi szczególnymi okolicznościami należy przyjąć, że w sytuacji, w której pracownik w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego udokumentuje pogorszenie się wzroku zaświadczeniem/zaleceniem od lekarza okulisty uzyskanym poza tzw. medycyną pracy, a z zaświadczenia tego będzie wynikać konieczność stosowania okularów korygujących wzrok przy pracy z monitorem ekranowym, to pracodawca - nie mając możliwości skierowania pracownika na badania okresowe - powinien na tej podstawie zrealizować obowiązek w zakresie zapewnienia mu okularów korygujących. Poniesiony w tym trybie wydatek może być, ze względu na wyjątkowy okres, po stronie pracodawcy uznany za koszt podatkowy, a po stronie pracownika objęty zwolnieniem z pdof. Trzeba jednocześnie pamiętać o uzupełnieniu badań okresowych pracownika po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu (art. 12a ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19).
Niezależnie od okoliczności zarówno dla zastosowania zwolnienia po stronie pracownika, jak i dla możliwości rozliczenia omawianych wydatków w kosztach firmowych, nie ma znaczenia sposób ich dokumentowania, tj. czy zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych potwierdzony zostanie fakturą wystawioną na pracownika czy na pracodawcę.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
