Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Prywatne samochody w firmie osoby fizycznej
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Prywatne samochody w firmie osoby fizycznej

Gazeta Podatkowa nr 68 (1839) z dnia 26.08.2021
Agata Cieśla

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wykorzystują na jej potrzeby nie tylko samochody należące do firmowego majątku. Oprócz nich użytkują m.in. samochody prywatne stanowiące ich własność oraz należące do innych osób. Rozliczając w kosztach podatkowych wydatki związane z wykorzystaniem takich pojazdów na potrzeby firmowe, zobowiązani są, będąc podatnikami pdof, uwzględniać ograniczenia w tym zakresie funkcjonujące w podatku dochodowym.

Samochód pracowniczy

• jazdy lokalne i podróże służbowe

W wielu firmach popularną praktykę stanowi wykorzystywanie do celów firmowych prywatnych samochodów pracowników. Pracodawcy korzystają z tej możliwości zarówno do odbywania przez pracowników jazd lokalnych, jak i podróży służbowych. Pracownicy użytkujący w ten sposób prywatne samochody do wykonywania powierzonych im obowiązków otrzymują od pracodawcy zwrot kosztów z tym związanych. W jazdach lokalnych zwrot ten dokonywany jest w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) lub w ramach tzw. kilometrówki. Kilometrówką rozlicza się również przejazdy prywatnym autem w pracowniczych delegacjach.

Kwoty dokonywanych pracownikom zwrotów wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą rozliczać w kosztach podatkowych w wysokości limitowanej w sposób określony w art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof. Z zawartych w nim uregulowań wynika, że wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem na potrzeby firmowe takich samochodów w jazdach lokalnych podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych do wysokości określonej w przepisach powołanego rozporządzenia lub w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalanej na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof ustawodawca wskazał, że brak takiej ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych analizowanych wydatków. Natomiast gdy przedsiębiorca będący pracodawcą dokona zwrotu omawianych kosztów w wysokości przewyższającej kwoty przewidziane przepisami, wówczas nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego (przykład 1).


Kalkulatory wydatków samochodowych dostępne są w serwisie kalkulatory.gofin.pl.


Z kolei w sytuacji, w której pracodawca zgadza się na odbycie przez pracownika podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) obliguje go do dokonania na rzecz pracownika m.in. zwrotu kosztów przejazdu tym pojazdem. Zwrot ten następuje w formie kilometrówki w oparciu o prowadzoną przez pracownika ewidencję przebiegu pojazdu.

I tu również wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika w podróżach służbowych - podobnie jak w przypadku jazd lokalnych odbywanych takim samochodem - są w kosztach uzyskania przychodu w firmie pracodawcy limitowane. Podlegają one bowiem wyłączeniu z kosztów firmowych w części przekraczającej kwotę wynikającą z tzw. kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o pdof). Stąd, gdy pracodawca zwróci pracownikowi wydatki związane z używaniem w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż wynikająca z kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nadwyżka ponad wyznaczający ją limit nie podlega rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych.

• autostrady i parkingi

Dokonując przejazdów prywatnymi samochodami pracownicy, zasadniczo głównie w podróżach służbowych, poza zakupem paliwa ponoszą również inne wydatki z tymi przejazdami związane, w tym m.in. na opłaty za korzystanie z autostrad i parkingów.

Według fiskusa zwrot tych opłat przez pracodawcę podlega rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika, co oznacza, że podlega on limitowaniu. Fiskus posługuje się bowiem w analizowanym zakresie słownikową definicją pojęcia "kosztów używania". Zgodnie z nią "wydatek" oznacza "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" znaczy "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". W oparciu o przedstawioną interpretację analizowanego pojęcia organy podatkowe przyjmują, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy, zatem ich zakres mieści opłaty za autostrady i parkingi. To, w ich opinii, wiąże się z koniecznością limitowania kilometrówką rozliczania ich wartości w kosztach (przykład 2).

Własne auto zleceniobiorcy

Wykonując zawarte umowy, również wielu zleceniobiorców korzysta ze swoich prywatnych aut. Z tego względu w zawieranych przez firmy z osobami fizycznymi umowach zlecenia coraz częściej można spotkać zapisy o finansowaniu im dodatkowych kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem zlecenia, w tym używania prywatnych samochodów.

Z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof wynika, że - z zastrzeżeniem niemającym znaczenia w analizowanej kwestii - z tytułu kosztów używania samochodu osobowego innego niż prywatny samochód podatnika, gdy samochód ten wykorzystywany jest do celów tzw. mieszanych, rozliczeniu w kosztach podatkowych podlega 75% wydatków poniesionych na ten cel. Podatnik VAT, ustalając 75% limit wydatków na paliwo zaliczanych do kosztów podatkowych, powinien wziąć również pod uwagę uregulowania zawarte w art. 23 ust. 5a ustawy o pdof. Ten z kolei przepis wskazuje, że obliczając kwotę wydatków na używanie samochodu podlegającą ujęciu w kosztach podatkowych, przedsiębiorca uwzględnia 50% kwoty VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.

Ponieważ z przywołanych uregulowań nie wynika wprost, że mają one zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika, to należy przyjąć, że dotyczą one każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilnoprawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej. Takie podejście do omawianej kwestii potwierdziło Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 r. W tych samych objaśnieniach resort wskazał, że zwrot analizowanych wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być przewidziany m.in. w zawartej umowie cywilnoprawnej o używanie samochodu na potrzeby przedsiębiorcy.

Zatem, gdy prywatny samochód osobowy zleceniobiorcy służy realizacji umówionego zlecenia, to spełnia przesłankę pojazdu używanego zarówno na potrzeby działalności gospodarczej podatnika (tu: zleceniodawcy), jak też na cele niezwiązane z tą działalnością. Zatem wydatki związane ze zwrotem zleceniobiorcy kosztów używania prywatnego samochodu do wykonania zlecenia w kosztach firmy zleceniodawcy powinny być rozliczane w ramach tzw. limitu 75% wydatków.

Prywatna osobówka

Z samochodów prywatnych w działalności gospodarczej osób fizycznych najczęściej wykorzystywane są prywatne samochody osobowe przedsiębiorców. Ci z nich, którzy użytkują takie auta na potrzeby firmowe, rozliczając w kosztach podatkowych związane z tym wydatki, powinni uwzględniać ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że do kosztów podatkowych mogą oni zaliczać jedynie 20% poniesionych kosztów ich używania. W zakres tych kosztów wchodzą tzw. wydatki eksploatacyjne, czyli poniesione m.in. na nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu. Limit 20% wydatków zaliczanych do kosztów w odniesieniu do omawianych samochodów ma również zastosowanie do składek na jego ubezpieczenie. Zatem, wyliczając wysokość wydatków rozliczanych w kosztach podatkowych, przedsiębiorcy uwzględniają wszystkie wydatki związane z używaniem takiego samochodu faktycznie wykorzystywanego na cele firmowe. U przedsiębiorców będących podatnikami VAT do podstawy przedmiotowego ograniczenia wchodzi ich wartość netto wraz z nieodliczonymi 50% podatku naliczonego. Dopiero od tej sumy oblicza się 20% obciążające firmowe koszty podatkowe, na co wskazuje art. 23 ust. 5a ustawy o pdof (przykład 3).

Analizując omawiane ograniczenie, nie można ominąć jeszcze jednej istotnej kwestii. Otóż przedsiębiorcy powinni pamiętać, że samo posiadanie tytułu własności samochodu osobowego nie stanowi dla osoby fizycznej upoważnienia do obciążania firmowych kosztów podatkowych 20% wydatków związanych z używaniem i ubezpieczeniem tego pojazdu. Żeby takie rozliczenie było możliwe, niezbędne jest faktyczne ponoszenie wydatków eksploatacyjnych dotyczących samochodu, który nie tylko służy jego celom osobistym, ale także celom firmowym.

Pozostałe samochody przedsiębiorcy

Gdy w firmie osoby fizycznej wykorzystywane są niebędące osobowymi prywatne samochody własne lub należące do osób trzecich, to wydatki związane z ich użytkowaniem w działalności gospodarczej nie podlegają limitowaniu. Podlegają one rozliczeniu w kosztach na zasadach ogólnych, co oznacza, że obciążają je, o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła ich powstawania.

Przykład 1

Spółka z o.o. zatrudnia pracownika, który w wykonywaniu zadań służbowych w jazdach lokalnych używa prywatnego samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika 1.300 cm3. Ponieważ liczba mieszkańców miasta będącego siedzibą firmy nie przekracza 100 tys. osób, przysługuje mu limit na jazdy lokalne w wysokości do 300 km. Spółka, uwzględniając wykonywane przez pracownika zadania, przyjęła, że ten limit jest niewystarczający i jego wysokość wyznaczyła na 420 km. W efekcie pracownik, który był obecny w pracy przez wszystkie dni robocze lipca 2021 r., otrzymał ryczałt w wysokości 351,04 zł, tj. 420 km × 0,8358 zł/km. Spółka miała jednak prawo rozliczyć z tego tytułu w kosztach podatkowych kwotę 250,74 zł, tj. 300 km × 0,8358 zł/km.

 

Przykład 2

Pracownik firmy konsultingowej za zgodą pracodawcy odbył podróż służbową prywatnym samochodem o pojemności skokowej silnika 1.100 cm3. Przejechał nim 387 km - na tę okoliczność przedłożył pracodawcy ewidencję przebiegu pojazdu. Ponadto poniósł opłaty na przejazd autostradą i płatne parkingi w kwocie 330 zł.

Firma zwróciła pracownikowi koszty podróży w kwocie 653,45 zł, tj. (387 km × 0,8358 zł/km) + 330 zł. Jednak koszty podatkowe może obciążyć jedynie kwotą przypadającą na kilometrówkę, czyli 323,45 zł, tj. 387 km × 0,8358 zł/km.

 

Przykład 3

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną (podatek liniowy, czynny podatnik VAT) wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej nabyty na potrzeby prywatne samochód osobowy. W lipcu 2021 r. poniósł wydatki na zakup paliwa - 430 zł netto + 98,90 zł VAT, myjnię - 45 zł netto + 10,35 zł VAT oraz zakup dywaników samochodowych - 190 zł netto + 43,70 zł VAT.

Ponieważ w odniesieniu do wskazanych wydatków przysługuje mu odliczenie 50% podatku VAT, w pdof do firmowych kosztów podatkowych zaliczy kwotę 148,30 zł, co wynika z następujących obliczeń:

a) suma netto wydatków (430 zł + 45 zł + 190 zł) 665,00 zł
b) nieodliczony VAT (98,90 zł + 10,35 zł + 43,70 zł) × 50%, 76,48 zł
c) podstawa ograniczenia kosztów (a + b) 741,48 zł,
d) kwota stanowiąca koszt (c) × 20% 148,30 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.