Podatkowe skutki odwołania pracownika z urlopu

Przepisy Kodeksu pracy wskazują okoliczności, w jakich pracodawca ma prawo do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Gdy zaistnieją określone w nich przesłanki i dojdzie do przerwania rozpoczętego przez pracownika urlopu, wówczas zakład pracy powinien zwrócić pracownikowi koszty, ale tylko te poniesione w bezpośrednim związku z odwołaniem. Zdarza się też, że pracodawca dobrowolnie dokona na rzecz pracownika jakichś dodatkowych świadczeń w ramach zadośćuczynienia za przerwany wypoczynek. Bez względu na podstawę przekazania pracownikowi tych świadczeń, wszystkie podlegają określonym rozliczeniom w podatku dochodowym.

Świadczenia obligatoryjne

Odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Wynika to z art. 167 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.). Powodem odwołania z urlopu najczęściej bywa konieczność zastąpienia innego pracownika, który np. nagle znalazł się w szpitalu, niespodziewane i pilne zamówienie od kontrahenta, czy naprawa specjalistycznego sprzętu lub oprogramowania, które uległy nagłej awarii.

Zapewniając pracodawcy możliwość odwołania pracownika z urlopu Kodeks pracy stawia mu jednocześnie wymagania w postaci obowiązku pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 K.p.). Z uwagi na to, że ustawodawca nie zdefiniował tego pojęcia, pracodawcy często mają problem z wyznaczeniem zakresu tych kosztów. W praktyce przyjęło się, że zaliczeniu do kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu podlegają wszystkie udokumentowane wydatki poniesione na:

• wykupiony wcześniej przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym czy też prywatnym pensjonacie itp. wraz z opłaconym z góry wyżywieniem - w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu; zwrot takich wydatków możliwy jest jednak wyłącznie pod warunkiem, że pracownikowi nie przysługuje zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku,
   
• wykupione wcześniej i zaplanowane do odbycia podczas urlopu: wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne (np. bilety na koncerty, przedstawienia teatralne, najem żaglówki, quadów, rowerów, opłaty za spływ kajakowy czy warsztaty rękodzielnicze itp.), w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora tego rodzaju atrakcji),
   
• podróż powrotną z miejsca, w którym pracownik spędzał urlop (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem),
   
• zakup biletów z zaplanowaną uprzednio datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminie zakończenia urlopu (również o ile nie ma możliwości ich zwrotu przez organizatora wypoczynku),
   
• noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Obciążenie kosztów u pracodawcy

Ponieważ pracodawca odwołując pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn określonych w prawie pracy ma ustawowy obowiązek zwrócić mu określone koszty, to wartością związanych z tym wydatków, jako tzw. kosztami pracowniczymi, może obciążyć firmowe koszty podatkowe. W odniesieniu do tego typu wydatków należy uznać, że są one celowe oraz gospodarczo uzasadnione i w efekcie związane z działalnością prowadzoną przez firmę pracodawcy. Przerywając w takich okolicznościach pracowniczy urlop pracodawca spodziewa się bowiem zrealizowania przez pracownika zadań, które przyczyniać się mogą do powstania lub zwiększenia firmowych przychodów.

Czasami dochodzi również do sytuacji, w których pracodawca przesuwa pracownikowi zaplanowany wcześniej urlop z powodu szczególnie ważnych dla niego potrzeb uznając, iż nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Pozwalają mu na to uregulowania art. 164 § 2 K.p. Co prawda wówczas przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów zaplanowanego urlopu, jednak wydatki te należałoby uznać z podatkowego punktu widzenia za racjonalne, co w konsekwencji przekłada się na możliwość obciążania nimi kosztów.

Wyraźnie trzeba jednak zaznaczyć, że zarówno w przypadku odwołania pracownika z urlopu, jak i przesunięcia jego terminu, pracodawca nie ma możliwości obciążania firmowych kosztów podatkowych wartością dokonanego zwrotu kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (będącego efektem jego dobrowolnej decyzji), takich jak np. wydatków związanych z zakupem odzieży oraz sprzętu sportowego, wędkarskiego, literatury lub multimediów instruktażowych.

Powstanie przychodu u pracownika

Jeżeli zwrotem objęte są wyłącznie koszty bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu, o których mowa w art. 167 § 2 K.p., otrzymane z tego tytułu pieniądze nie generują po stronie pracownika przychodu. Nie uzyskuje on bowiem w ten sposób przysporzenia majątkowego, a jedynie otrzymuje zwrot wcześniej poniesionych wydatków.

Analogicznej klasyfikacji w podatku dochodowym należy dokonać w odniesieniu do zwrotu kosztów bezpośrednio związanych z przesunięciem pracownikowi urlopu w trybie art. 164 § 2 K.p. Wówczas również trzeba uznać, że otrzymany, udokumentowany zwrot tych kosztów nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.

Gdy jednak pracodawca z własnej inicjatywy zdecyduje się na zrefundowanie pracownikowi kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (np. wymienionych wcześniej kosztów zakupionej odzieży lub specjalistycznego sprzętu) czy wypłatę dodatkowej kwoty będącej rekompensatą za przerwanie wypoczynku, wówczas dla pracownika otrzymane z tego tytułu kwoty będą stanowiły przychód ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla pracowniczych wynagrodzeń w miesiącu wypłaty (postawienia do dyspozycji) tego świadczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)