Dopuszczalne formy potwierdzenia odbioru faktur korygujących

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy o VAT faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,

2) udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Podatnicy, którzy zawyżyli stawkę VAT na sprzedaż towaru (usługi) powinni dokonać korekty podatku należnego w oparciu o art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, w sytuacji gdy stwierdzono np. pomyłkę w kwocie podatku na fakturze pierwotnej, skutkującej zawyżeniem kwoty podatku należnego to obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę.

Wzory faktur korygujących dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl

Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. W takiej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania nastąpi nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w ww. przepisie.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.

Zatem podatnik powinien podjąć działania mające na celu uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obniżenie podatku należnego bez posiadania stosownego potwierdzenia jest bowiem możliwe jedynie w przypadkach określonych w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, tj. m.in. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Organy podatkowe wskazują np. na:

• zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą,
   
• formę listu poleconego, przesyłki zawierającej fakturę korygującą, czy
   
• odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej (również w formie elektronicznej).

Choć przepisy nie określają specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej powinno zostać dokonane, to jednak organy podatkowe podkreślają, że istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usługodawca, dla celów rozliczenia podatku należnego posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

» Otrzymanie elektronicznej faktury korygującej

Moment otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez nabywcę był rozpatrywany przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 marca 2020 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.722.2019.1.WN. Organ podatkowy stwierdził, że moment taki następuje wówczas, gdy faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Zatem, uzyskanie przez nabywcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) należy uznać za posiadanie przez niego potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Dyrektor KIS wyjaśnił, że skoro w przypadku faktur korygujących dostarczanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty, akceptowalną formą udokumentowania otrzymania przesyłki jest zwrotne potwierdzenie odbioru, to nie można odmówić takiej mocy dowodowej informacji o otrzymaniu przez nabywcę faktury korygującej drogą mailową (potwierdzenie automatyczne z serwera nabywcy). Przy czym niezbędne jest, aby w wiadomości mailowej, w wierszu określającym temat tej wiadomości, była precyzyjna informacja, jaka faktura korygująca jest przesyłana i jakiej faktury dotyczy.

Ostatecznie stwierdził, że: "(...) wiadomość zwrotna wygenerowana automatycznie przez serwer pocztowy, jest potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę usługi i spełnia/będzie spełniała warunek posiadania przez Wnioskodawcę potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Wskazać należy, że w ten sposób przedmiotowa faktura staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. (...) W konsekwencji, w sytuacji przekazania Klientowi faktury korygującej za pośrednictwem poczty elektronicznej (wiadomość e-mail), za potwierdzenie jej odbioru uprawniające Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego, Spółka może uznać wiadomość zwrotną wygenerowaną automatycznie przez serwer pocztowy, potwierdzającą przekazanie wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą korygującą na serwer poczty przychodzącej Klienta (podkreślenie redakcji) (...)".

Podatnicy powinni mieć na uwadze, że przez nabywcę samo wysłanie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, a tym samym otrzymanie faktury, nie uprawnia ich do obniżenia podstawy opodatkowania (a tym samym również VAT należnego) wynikającej z faktury korygującej załączonej do korespondencji. Dopiero moment otrzymania potwierdzenia dostarczenia korespondencji elektronicznej z załączoną fakturą korygującą (in minus) na serwer poczty przychodzącej kontrahenta powinien być traktowany jako moment, w którym podatnik jest uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania (a tym samym również VAT należnego) wynikającej z takiej faktury korygującej. Potwierdzenie powyższego znajdujemy również w wydanej przez Dyrektora KIS interpretacji indywidualnej z dnia 8 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.639.2019.1.AZ.

Obszerna baza interpretacji urzędowych dostępna jest w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

» Dane z systemu księgowego lub wyciąg bankowy dotyczący płatności

W dniu 7 maja 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną nr 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH. W rozpatrywanym stanie faktycznym faktury korygujące były wysyłane do kontrahentów listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i nadanie tych listów dokumentowano w pocztowej książce nadawczej. Podatnik nie uzyskał jednak potwierdzenia otrzymania przez kontrahenta listu z korektą faktury.

Organ podatkowy stwierdził, że jeżeli w takiej sytuacji podatnik będzie w posiadaniu danych z systemu księgowego, na podstawie których będzie w stanie w przypadku rozliczeń z każdym klientem dokładnie określić, która faktura została w jaki sposób rozliczona a także zweryfikować datę rozliczenia danej faktury, z których wynikać będzie że nabywcy towaru wiedzą, iż transakcje zostały zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w fakturach korygujących, to w świetle art. 29a ust. 13 i ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT przysługiwać mu będzie prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego wynikających z dokonanych korekt.

Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 25 czerwca 2020 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.310.2020.1.AM Dyrektor KIS stwierdził m.in., że:

• list lub e-mail z potwierdzeniem otrzymania faktury korygującej należy uznać za potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta faktury korygującej oraz zapoznanie się przez niego z treścią tego dokumentu;
   
• wskazany przez wnioskodawcę wyciąg bankowy dotyczący płatności lub kwota płatności z opisem, iż klient płaci kwotę wynikającą z faktury o określonym numerze ale pomniejszając płatność o zmniejszenie wynikające z faktury korygującej o określonym numerze, stanowi dokument, który również należy traktować jako potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta wnioskodawcy faktury korygującej;
   
• dokument kompensaty przesłany przez klienta, w którym kontrahent wskazuje na kwotę uwzględniającą kwotę wynikającą z korekty należy uznać za potwierdzenie otrzymania przez kontrahenta wnioskodawcy faktury korygującej.

Ostatecznie Dyrektor KIS uznał, że: "(...) wskazane powyżej formy można uznać za potwierdzenie odbioru faktury korygującej uprawniające Wnioskodawcę - na podstawie art. 29a ust. 13 i 14 ustawy - do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwot podatku należnego. (...) nie można natomiast uznać odesłanego przez kontrahenta (adresata) oryginału faktury korygującej z adnotacją, z której wynika, że dokument był otrzymany przez adresata. Uregulowania zawarte w ustawie dotyczące potwierdzenia odbioru faktury korygującej mają na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Posiadanie przez podatnika potwierdzenia odbioru faktury ma na celu wykazanie, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że się z nią zapoznał, a transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. Natomiast kontrahent odsyłając oryginał faktury korygującej nie jest w jej posiadaniu i nie można domniemywać, iż zapoznał się z odesłaną fakturą korygującą i się do niej zastosował. (...)."