Zwrot towaru w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej i udokumentowanej fakturą

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Sprzedaż na rzecz osób prywatnych ewidencjonuję w kasie fiskalnej. Na życzenie klienta wystawiłem fakturę. Czy w przypadku zwrotu towaru powinienem go ująć w ewidencji zwrotów? Czy wystarczy wystawienie faktury korygującej?

Zgodnie z ustawą o VAT, sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (dalej: osób prywatnych) należy ewidencjonować w kasie fiskalnej. Istnieje jednak możliwość skorzystania ze zwolnień z ewidencjonowania w kasie fiskalnej przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2454) - kwestię tę tu jednak pomijamy, gdyż z pytania wynika, że podatnik z żadnego zwolnienia nie korzysta.

Ewidencja zwrotu towarów

W kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotu towarów. Nie oznacza to, że sprzedaży paragonowej nie można w żaden sposób skorygować. Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363), zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ewidencja ta powinna zawierać:

• datę sprzedaży,
   
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
   
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
   
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
   
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
   
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
   
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Faktura wystawiona do sprzedaży paragonowej

Jeżeli nabywca towaru lub usługi (osoba prywatna) wystąpi do sprzedawcy (podatnika) z żądaniem wystawienia faktury, to jest on obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. dostawę towaru/usługi lub otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności (jeżeli żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty).

Na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 9 z 20.03.2018 r. na str. 22-24

W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (patrz: art. 106h ust. 1 ww. ustawy).

Zwrot towaru - sposób udokumentowania

W sytuacji przedstawionej w pytaniu sprzedaż na rzecz osoby prywatnej została zaewidencjonowana w kasie fiskalnej, a następnie transakcję udokumentowano poprzez wystawienie faktury (na żądanie nabywcy). Do faktury powinien zatem zostać zatem dołączony paragon z kasy fiskalnej.

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy prawne można byłoby uznać, że zwrotu towaru, który dotyczy sprzedaży paragonowej udokumentowanej następnie fakturą, nie trzeba ujmować w odrębnej ewidencji. Wystarczające powinno być wystawienie faktury korygującej, gdyż to ona będzie podstawą do skorygowania podstawy opodatkowania i kwoty VAT należnego. Niestety, inne stanowisko w tej kwestii zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2014 r., nr IBPP3/443-1361/13/KG. Organ podatkowy uznał, że zwrot towaru powinien zostać udokumentowany przez wystawienie faktury korygującej i zaewidencjonowanie jej w odpowiedniej ewidencji dotyczącej faktur oraz przez dokonanie zapisów w ewidencji korekt prowadzonej na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zdaniem organu, ewidencja dokonanych przez klientów zwrotów i reklamacji musi także w tej sytuacji zawierać wszystkie elementy wskazane w ww. rozporządzeniu.

Ponadto - jak przypomniał organ podatkowy - pomimo ujęcia zwrotu towaru w ewidencji zwrotów, zmniejszenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT można dokonać pod warunkiem uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę towaru, z pewnymi zastrzeżeniami (patrz: art. 29a ust. 10 pkt 2, art. 29a ust. 13 i 15 ustawy o VAT). W interpretacji czytamy:

"(...) podatnik zwrot towaru powinien ująć w ww. ewidencji (ewidencji korekt sprzedaży paragonowej - przyp. red.) wtedy, gdy będzie posiadał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. W tym momencie dopiero bowiem będzie uprawiony do zmniejszenia podstawy opodatkowania (i podatku) - zgodnie z art. 29 ust. 4a - czemu będą odpowiadać stosowne zapisy w odrębnej ewidencji. (...)"