Zasady wystawiania duplikatów faktur

Zasady wystawiania duplikatów faktur określone zostały szczegółowo w § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur.

Uwaga

Duplikaty faktur wystawiane są w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie.

Podatnik (lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia), który w jakikolwiek sposób utracił posiadaną fakturę wystawia duplikat tej faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (§ 20 ust. 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia w sprawie faktur). Zatem na podstawie dokumentu posiadanego przez nabywcę, podatnik "odtwarza" treść zniszczonej lub zagubionej faktury.

Jeżeli faktura została zniszczona lub zagubiona przez nabywcę, to powinien zwrócić się on z wnioskiem do podatnika o wystawienie duplikatu faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika (§ 20 ust. 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia w sprawie faktur).

Nie ma przeszkód, aby duplikat taki został wystawiony na podstawie ustnej prośby. Przepisy nie regulują formy wyrażenia wniosku o wystawienie duplikatu. Można również złożyć w tej sprawie wniosek na piśmie.

Przykładowy wniosek o wystawienie duplikatu faktury

Przepis § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur pozwala również na wystawianie duplikatów faktur innym podmiotom, takim jak:

• podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, o którym mowa w § 4, wystawiający w jego imieniu i na jego rzecz faktury (§ 6 rozporządzenia w sprawie faktur),
   
• nabywca towaru lub usługi, który uprawniony jest do wystawienia noty korygującej (§ 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur),
   
• organ egzekucyjny określony w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015 ze zm.), a także komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego - jeżeli podmioty te wystawiały faktury dokumentujące dokonanie dostawy towarów, o której mowa w art. 18 ustawy o VAT, w imieniu i na rzecz dłużnika (§ 23 rozporządzenia w sprawie faktur).

Z brzmienia przepisu § 20 rozporządzenia w sprawie faktur wynika, iż duplikat wystawiany jest na podstawie posiadanego przez jedną ze stron egzemplarza faktury i jest w zasadzie czynnością polegającą na jej ponownym wystawieniu, zgodnie z danymi w niej zawartymi.

Uwaga

Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę jej wystawienia.

Zgodnie z regulacjami obowiązującymi do końca 2012 r., duplikat faktury i faktury korygującej wystawiany był w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca. W przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyłał nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Uwaga

Obecne brzmienie przepisu § 20 rozporządzenia w sprawie faktur nie wymaga wystawiania duplikatów faktur w dwóch egzemplarzach.

Skoro bowiem tylko jedna ze stron nie posiada w swej dokumentacji faktury potwierdzającej daną transakcję (ponieważ dokument ten uległ zagubieniu lub zniszczeniu), duplikat jest dokumentem potrzebnym tej właśnie stronie transakcji. Ponieważ druga ze stron jest w posiadaniu prawidłowo wystawionej faktury, nie ma potrzeby aby dodatkowo otrzymywała jej duplikat.

Omawiając regulacje dotyczące duplikatów faktur, warto dodać, że w powołanym przepisie § 20 rozporządzenia w sprawie faktur prawodawca nie zawarł żadnych zastrzeżeń co do wzoru duplikatu faktury, może on być więc sporządzony w dowolny sposób, pod warunkiem, że będzie zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę wystawienia. Nie ma również przeszkód, aby informacje te mogły być naniesione ręcznie na wystawionej komputerowo fakturze.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z duplikatu faktury. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że termin odliczenia zależy w tym przypadku od tego, czy oryginał faktury wcześniej dotarł do adresata i następnie zaginął bądź uległ zniszczeniu, czy też w ogóle do tego adresata nie dotarł.

W przypadku gdy nabywca towaru lub usługi dokonał odliczenia VAT naliczonego z otrzymanego oryginału faktury (który następnie zaginął), wówczas duplikat stanowi jedynie formę potwierdzenia uprzednio zaewidencjonowanej operacji i stanowi dowód tego, co zostało wcześniej dokonane.

Potwierdzeniem powyższego może być wyrok WSA w Poznaniu z dnia 29 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Po 368/10 (orzeczenie prawomocne), w którym stwierdzono, iż : "(…) podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, które powstaje z chwilą otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności nabycia towaru lub usługi. Dokumentem tym zaś, co do zasady, jest oryginał faktury. Jego ewentualne zaginięcie po otrzymaniu przez podatnika oryginału faktury i wystawienie w związku z tym duplikatu faktury nie zmienia określonego w ustawie terminu odliczenia podatku naliczonego, ponieważ prawo to już powstało - podatnik otrzymał oryginał faktury i winien zgodnie z przepisami co do terminów rozliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury obniżyć podatek należny. (…)"

Natomiast w przypadku gdy oryginał faktury nie dotarł do nabywcy, duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Konsekwencją tego jest prawo do odliczenia VAT w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano duplikat lub jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT).

Otrzymany duplikat przejmuje wszelkie funkcje oryginału i powinien być zarejestrowany w bieżącej ewidencji i deklaracji VAT.

Z przepisu § 20 rozporządzenia w sprawie faktur, regulującego zasady wystawiania duplikatów faktur wynika, iż duplikaty te należy traktować na równi z fakturami. Zatem odliczenia VAT z duplikatu faktury dokonuje się - co do zasady - w rozliczeniu za okres otrzymania faktury lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Wątpliwości pojawiają się jednak w przypadku gdy otrzymany duplikat dokumentuje zakup tzw. mediów. Bowiem w przypadku tej szczególnej kategorii towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, jeżeli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z przepisów dotyczących rozliczania podatku VAT nie wynika, czy podatnik ma prawo rozliczyć duplikat faktury za media na zasadach ogólnych, czyli w miesiącu otrzymania lub jednym z dwóch następnych, czy odliczenia takiego musi dokonać poprzez korektę złożonej już deklaracji dla podatku VAT, w której przypadał termin płatności wynikający z oryginału faktury.

Jeżeli jednak duplikaty faktur zostały potraktowane na równi z fakturami, to wynika z tego, że podatnik uprawniony jest do rozliczenia podatku naliczonego z takiej faktury w terminie płatności jaki został określony w duplikacie.

Uwaga

W stosunku do duplikatów faktur za media należy stosować szczególne przepisy dotyczące odliczenia VAT z tych faktur, określone w art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT. Rozliczenia takiego należy dokonać więc w terminie płatności określonym na duplikacie faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli jednak termin ten już upłynął, odliczenia tego należy dokonać poprzez złożenie korekty deklaracji.