Korzystanie ze służbowego telefonu komórkowego w celach prywatnych a przychód pracownika - interpretacja KIS

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lipca 2024 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.534.2024.1.JM)

Stan faktyczny

Spółka będąca operatorem sieci komórkowych udostępniała swoim pracownikom służbowe telefony komórkowe. Telefony te były podstawowym narzędziem pracy przeznaczonym do kontaktu zarówno pomiędzy pracownikami spółki, jak również ich kontaktów z innymi podmiotami czy klientami spółki. Spółka wyraziła zgodę na korzystanie z tych telefonów również w celach prywatnych. Telefony były przekazywane wszystkim pracownikom, bez względu na zajmowane stanowisko oraz charakter pracy. Były one przekazywane wyłącznie na okres trwania umowy o pracę i przez cały czas pozostawały własnością spółki. Zasady przekazywania pracownikom ww. telefonów i korzystania z nich zostały określone w wewnętrznej procedurze spółki. Telefony były wydawane pracownikom razem z kartami SIM działającymi w taryfie nielimitowanej.

Spółka nie kontrolowała, w jakim stopniu telefony komórkowe były używane przez jej pracowników do celów prywatnych. Wskazała, iż pozyskanie i weryfikowanie takich informacji powodowałoby obciążanie dodatkową pracą administracyjną wyznaczonych pracowników spółki.

Początkowo, z tytułu korzystania z ww. telefonów do celów prywatnych spółka określała pracownikom zryczałtowaną (stałą) kwotę, którą doliczała im do przychodów i opodatkowywała. Jednak z czasem uznała, że takie postępowanie było niewłaściwe w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, gdyż była to kwota szacowana i nieprzypisana konkretnie do danego pracownika, a do ogółu pracowników. Spółka powzięła zatem wątpliwość, czy w związku z korzystaniem przez pracowników z ww. telefonów w celach prywatnych powstaje u nich przychód podlegający opodatkowaniu. Zapytała o to organ podatkowy.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor KIS wskazał, iż przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z ukształtowaną w orzecznictwie definicją pojęcia "nieodpłatnego świadczenia" - w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym - generalnie uważa się za nie każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzeniu wydatków).

Organ podatkowy wyjaśnił, iż podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy świadczenie nieodpłatne stanowi przychód ze stosunku pracy, jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Powołał się przy tym na ww. wyrok Trybunału Konstytucyjnego, w którym uznano, iż za przychód pracownika z tytułu "innych nieodpłatnych świadczeń" mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Odnosząc się do sytuacji przedstawionej przez spółkę organ podatkowy wskazał:

"(...) W okolicznościach analizowanej sprawy spółka nie ma (...) możliwości określenia wysokości powstałego przychodu dla pracownika.

W przypadku telefonów komórkowych, w sytuacji wykonywania połączeń prywatnych, z uwagi na brak określenia w umowie kosztu jednej minuty połączenia krajowego, wysłania wiadomości SMS i MMS oraz za transmisję danych, nie jest możliwe ustalenie (na podstawie bilingu) kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych. Podzielenie ryczałtowej kwoty abonamentu przez ilość wykazanych w bilingu rozmów, wiadomości SMS i MMS oraz transmisji danych, prowadziłoby do nieuprawnionego różnicowania wartości tego samego świadczenia, bowiem w zależności od ilości przeprowadzonych rozmów, wysłanych wiadomości SMS i MMS oraz wykorzystanego transferu danych, wartość ta byłaby różna, podczas gdy ogólna kwota abonamentu jest taka sama.

Zatem w sytuacji braku możliwości jednoznacznego określenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika w związku z wykorzystaniem przez pracownika telefonu służbowego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, po stronie takiego pracownika nie powstaje przychód (...) podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (podkreśl. red.).

W konsekwencji spółka jako płatnik nie jest zobowiązana do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu. (...)"

Od redakcji:

Podobne stanowisko Dyrektor KIS zajął w interpretacji indywidualnej z 19 lipca 2024 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.535.2024.1.JM, wydanej w sprawie ustalenia, czy u pracowników powstanie przychód w związku z korzystaniem przez nich ze służbowych ruterów przenośnych, które miały zapewnić im dostęp do internetu przede wszystkim w celach służbowych, przy czym mogli oni również korzystać z niego w celach prywatnych. Dyrektor KIS uznał, że:

"(...) w sytuacji braku możliwości jednoznacznego określenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika w związku z wykorzystaniem przez pracownika routera zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, po stronie takiego pracownika nie powstaje przychód (...) podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (...)"