Przez kilka pierwszych miesięcy swoją jednoosobową działalność prowadziłem samodzielnie, ale od listopada 2019 r. zatrudniam dwóch pracowników. Z uwagi na chwilowy brak środków na nabycie służbowego sprzętu osoby te w wykonywaniu pracy użytkują prywatne laptopy. Od stycznia 2020 r. zamierzam związane z tym koszty pokrywać im w formie miesięcznego ryczałtu. Czy jego wartość powinienem traktować jako podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód ze stosunku pracy i doliczać im do miesięcznego wynagrodzenia za pracę?
Z tytułu pokrywania pracownikom przez pracodawcę wydatków związanych z użytkowaniem przez nich prywatnego sprzętu na potrzeby firmowe, pracownicy uzyskują podatkowy przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Jednak przychód ten nie zawsze podlega po stronie pracownika opodatkowaniu. W ustawowo określonych warunkach może on korzystać ze zwolnienia od pdof oraz może być wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Zwolnienie na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych ustawodawca przewidział dla ekwiwalentów pieniężnych za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof). Aby kwoty wypłacane pracownikom użytkującym na potrzeby firmowe własny sprzęt można było zakwalifikować jako ekwiwalent zwolniony od podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jego wysokość powinna każdorazowo odzwierciedlać wydatki poniesione przez pracownika na ten cel oraz stopień zużycia sprzętu (tu: laptopa), który nastąpił w trakcie jego używania.
Świadczenia, o których mowa w pytaniu, nie spełniają kryteriów pozwalających na uznanie ich za ekwiwalenty, gdyż ich wysokość jest stała i niezależna od opisanych parametrów. W efekcie nie korzystają one ze zwolnienia od podatku i nie są wyłączone z oskładkowania. Ponieważ zwrotu na rzecz pracowników Czytelnik będzie dokonywał w formie ryczałtu nieuwzględniającego faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik pdof powinien je co miesiąc doliczać do pozostałych elementów wynagrodzenia ze stosunku pracy uzyskanych przez tych pracowników w danym miesiącu. Ma również obowiązek ich oskładkowania oraz pobrania od sumy tych przychodów zaliczki na podatek dochodowy.
Wskaźniki przydatne w rozliczaniu pdof dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
