Jak skutecznie zawrzeć i zabezpieczyć umowę?

Początki prowadzenia działalności gospodarczej charakteryzują się brakiem wypracowanych standardów działania oraz doświadczenia, które są przydatne przede wszystkim na etapie zawierania umów z kontrahentami. Negocjując treść umowy warto jednak pamiętać o podstawowych zasadach, które znajdują zastosowanie przy zawieraniu kontraktu.

Wzór umowy

Obowiązujące przepisy nie nakładają bezwzględnego obowiązku zawierania umów w formie pisemnej. Zawarcie umowy w formie ustnej może być jednak trudne do udowodnienia, dlatego dbając o swoje interesy przedsiębiorcy zawierają umowy na piśmie.

W praktyce, zwłaszcza w przypadku branży usługowej, strony zazwyczaj indywidualnie doprecyzowują szczegóły kontraktu, a następnie spisują je w formie umowy pisemnej. Dość często zdarzają się także sytuacje, gdy obie strony dysponują "swoimi wzorcami umów", które zawierają sprzeczne postanowienia. W takiej sytuacji, jeżeli umowa ma doniosły charakter, warto skorzystać z pomocy prawnika. Istnieją jednak pewne ogólne zasady, których znajomość przydaje się każdemu, kto zawiera umowy na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Sposób reprezentacji

Chociaż prawnie dopuszczalne jest zawieranie umów wielostronnych, to zdecydowana większość umów zawieranych przez przedsiębiorców ma charakter dwustronny. Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać przed negocjowaniem bądź podpisaniem umowy, jest sprawdzenie umocowania drugiej strony. Problem ten dotyczy zarówno umów zawieranych z osobami fizycznymi, jak i prawnymi. W tym pierwszym przypadku chodzi o umowy zawierane z pełnomocnikami działającymi w imieniu innej osoby fizycznej. Osoba fizyczna może bowiem sama zawrzeć umowę w swoim imieniu lub upoważnić do tego inną osobę udzielając jej stosownego pełnomocnictwa. Zawierając umowę z pełnomocnikiem innej osoby należy zażądać okazania dokumentu pełnomocnictwa i sprawdzić jego zakres, czyli czy posiadane pełnomocnictwo upoważnia do zawarcia takiej umowy, a nie np. tylko do odbioru korespondencji, czy składania pism w urzędach. Zgodnie bowiem z treścią art. 103 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Mając świadomość konsekwencji wynikających z tego przepisu należy koniecznie sprawdzać fakt udzielenia pełnomocnictwa i jego zakres, aby uniknąć kłopotów na etapie realizacji umowy.

W odniesieniu do osób prawnych, np. spółek prawa handlowego, należy natomiast sprawdzić czy osoba, która podaje się za przedstawiciela spółki, jest umocowana do zawierania umów (składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań) w imieniu spółki. Podobnie jak w przypadku braku pełnomocnictwa brak podstaw do reprezentacji spółki powoduje, iż przedsiębiorca nie zawiera umowy ze spółką, lecz z osobą fizyczną, która składa podpis pod dokumentem. W przypadku spółek prawa handlowego sposób ich reprezentacji uwidoczniony jest w Krajowym Rejestrze Sądowym, który można sprawdzić za pośrednictwem internetu, w odniesieniu do innych osób prawnych może on wynikać np. ze statutu.

Wzory umów dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl.

Co w umowie?

Strony zazwyczaj nie mają problemu z ustaleniem w umowie kwestii dla nich najbardziej istotnych, jak wskazanie przedmiotu umowy i określenie należnego wynagrodzenia, pozostałe zapisy mogą jednak być problematyczne. W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad typem zawieranej umowy, np. umowa sprzedaży, świadczenia usług, a następnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi tego rodzaju umów. Większość z podstawowych umów jest uregulowanych w Kodeksie cywilnym. Należy bowiem pamiętać, że czynność prawna (umowa) wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów (art. 56 K.c.). W umowie oprócz daty i wskazania stron, które je zawierają wraz z ich adresami warto wprowadzić kodeksowe nazwy stron, jak np. sprzedawca, zleceniobiorca, ułatwia to bowiem redakcję umowy i jej późniejszą wykładnię, czyli interpretację jej zapisów. Z punktu widzenia ważności umowy niemal najważniejszym jej elementem jest podpis. Zwyczajowo strony składają swoje podpisy na każdym egzemplarzu umowy i jest to dobra praktyka pozwalająca uniknąć wątpliwości co do ważności umowy, aczkolwiek z treści art. 78 § 1 K.c. wynika, iż do zawarcia umowy może dojść poprzez wymianę dokumentów, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron. Po przygotowaniu wstępnego projektu umowy warto zastanowić się jakie ryzyko może się z nią wiązać i wprowadzić postanowienia zabezpieczające swoje interesy, jak np. kara umowna za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu usługi, czy odsetki maksymalne za brak płatności w terminie.

Należy pamiętać, iż w polskim prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody umów wyrażona w art. 353¹ K.c. pozwalająca na wybór przez strony nie tylko rodzaju umowy, ale także kształtowanie obowiązków stron, w granicach określonych w tym przepisie. W przypadku gdy strony niefortunnie ujęły pewne kwestie umowne, należy pamiętać, iż z punktu widzenia wykładni bardzo przydatny może być art. 65 § 2 K.c. W umowach należy bowiem raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.)