Obowiązki zarządu w razie zmian w kręgu udziałowców

W przypadku zmian w składzie wspólników spółki z o.o. zarząd zobowiązany jest w pierwszej kolejności zaktualizować księgę udziałów i listę wspólników. Modyfikacje te wymagają również wywiązania się z obowiązków wobec sądu rejestrowego (KRS), a mogą wiązać się także z koniecznością złożenia zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Księga udziałów

W świetle przepisów K.s.h. zarząd każdej spółki z o.o. musi prowadzić księgę udziałów. Powinny być w niej ujęte następujące informacje: nazwisko i imię albo firma (nazwa) i siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika. Stanowi o tym art. 188 § 1 K.s.h. (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.). Regulacja ta wymaga także, aby w księdze udziałów wpisywane były wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Oznacza to, że zarząd zobowiązany jest prowadzić księgę na bieżąco. Dlatego też w razie np. sprzedaży udziałów, umorzenia udziałów konieczne jest zaktualizowanie danych w księdze udziałów.

Kiedy aktualizować?

Księga udziałów powinna być zaktualizowana po zaistnieniu zmian. W świetle art. 187 K.s.h. o skuteczności wobec spółki przejścia udziału oraz ustanowienia zastawu lub użytkowania decyduje chwila, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym wraz z dowodem dokonania czynności. Poza tym regulacja ta przesądza, że poinformowanie spółki o zmianach to obowiązek zainteresowanych. Zatem to oni w przypadku zbycia (m.in. sprzedaży, darowania) udziałów (części udziału lub ułamkowej części udziału), ewentualnie ustanowienia zastawu lub użytkowania, powinni poinformować spółkę, a wówczas spółka ma obowiązek wpisać zmiany w księdze udziałów. W takich sytuacjach warto odnotować także datę poinformowania spółki o danym zdarzeniu.

Natomiast gdy w spółce przeprowadzana jest procedura taka jak podwyższenie/obniżenie kapitału zakładowego, uaktualnienie księgi udziałów i listy wspólników jest jednym z obowiązków związanych z daną procedurą. W ramach tych procedur dla zaistnienia zmian konieczne jest uzyskanie wpisu w KRS. Dopiero wtedy dochodzi np. do powstania nowych udziałów czy zwiększenia ich wartości. Mimo to, składając dokumenty do KRS o wpis zmian do rejestru, zarząd w liście wspólników powinien ująć dane, uwzględniając modyfikacje związane z podwyższeniem/obniżeniem kapitału zakładowego. Natomiast księga powinna być zaktualizowana po wpisie zmian do KRS.

Dla osób trzecich lista

Księga udziałów ma znaczenie wewnętrzne. Na zewnątrz, dla osób trzecich wobec spółki, istotne są dane wspólników ujawnione w KRS oraz w liście wspólników. W niej muszą być ujęte dane o wszystkich udziałowcach z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.

Lista wspólników podlega złożeniu w aktach rejestrowych spółki. Po każdym wpisaniu zmiany w księdze udziałów zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników (art. 188 § 3 K.s.h.). Złożenie listy wspólników do sądu rejestrowego odbywa się na dwa sposoby. Lista ta stanowi załącznik do wniosku o zmianę danych wspólników w KRS. Wpisowi do KRS podlegają tylko udziałowcy, którzy samodzielnie lub łącznie z innymi posiadają co najmniej 10% kapitału zakładowego. W związku z tym złożenie wniosku o zmianę danych spółki w KRS jest konieczne w razie modyfikacji choćby jednej informacji dotyczącej grona takich wspólników czy samych danych dotyczących ilości czy łącznej wysokości udziałów posiadanych przez wspólników ujawnionych w KRS.

Gdy modyfikacje w gronie udziałowców nie wiążą się z rejestracją zmian w rejestrze przedsiębiorców, zarząd zobowiązany jest jedynie do złożenia wniosku o przyjęcie do akt rejestrowych nowej (aktualnej) listy wspólników. Może być ona przygotowana w postaci elektronicznej. Wymaga opatrzenia kwalifikowanym e-podpisem, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Lista wspólników musi być podpisana przez wszystkich członków zarządu.

Inna lista

Jeśli w spółce obowiązuje zasada, że członków zarządu powołują wspólnicy (art. 201 § 4 K.s.h.), wówczas zarząd, posiadając informacje m.in. o zmianach w składzie wspólników, musi pamiętać także o sporządzeniu nowej listy uprawnionych do powoływania zarządu. Obowiązek jej złożenia do akt rejestrowych i aktualizacji, w tym jej treść, reguluje art. 19a ust. 5d ustawy o KRS (Dz. U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.). W celu aktualizacji listy sądowi rejestrowemu należy przedłożyć nową listę.

Zarząd może przekazać tę listę analogicznie jak listę wspólników, tj. jako załącznik do e-wniosku o zmianę wpisu do KRS, ewentualnie wniosku o przyjęcie dokumentu do akt rejestrowych. Lista ta także może mieć postać elektroniczną (z e-podpisami wcześniej wymienionymi). Przepisy nie wymagają, aby lista ta była podpisana przez wszystkich członków zarządu. Wystarczające będzie jej podpisanie zgodnie ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce.

Zgłoszenie do CRBR

Obowiązki spółki z o.o., która zrealizowała pierwsze zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), polegają na konieczności aktualizowania danych spółki i informacji o jej beneficjentach rzeczywistych. Definicja beneficjenta rzeczywistego zawarta jest w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwanej ustawą AML. Spółka musi zgłosić do CRBR wszystkich swoich beneficjentów rzeczywistych. Jeśli zatem zmiany dotyczące wspólników wiążą się z modyfikacją grona udziałowców będących beneficjentami rzeczywistymi spółki bądź ich danych podlegających ujawnieniu w CRBR (patrz ramka), to konieczne jest złożenie zgłoszenia do CRBR.

Informacje zgłoszone przez spółkę z o.o. do CRBR (tj. dane identyfikacyjne spółki oraz jej beneficjentów rzeczywistych) muszą być aktualizowane w terminie 14 dni od ich zmiany w KRS, a w razie zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do KRS, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania (art. 60 ust. 1a pkt 1 ustawy AML, zob. też art. 60 ust. 2-3 ustawy AML). Regulacja ta oznacza, że ze zgłoszeniem aktualizacji w CRBR należy czekać na wpis do KRS tylko wówczas, gdy wpis do KRS jest wymagany do tego, aby w danym podmiocie zaistniała zmiana. Jest to tzw. wpis konstytutywny (np. wpis dotyczący zmiany umowy spółki dotyczącej podwyższenia kapitału zakładowego - art. 255 § 1 K.s.h.).

W przypadku wpisów deklaratoryjnych (np. w razie sprzedaży udziałów) ze zgłoszeniem zmian do CRBR nie należy czekać na rejestrację zmian w KRS.

Co z NIP-8?

Spółka nie ma obowiązku składania NIP-8 do urzędu skarbowego. W przeciwieństwie do spółek osobowych spółka z o.o. jako spółka kapitałowa nie musi odrębnie informować administracji skarbowej o zmianach w składzie wspólników.