Składanie wniosków do KRS według nowych zasad

Przedsiębiorcy z KRS od 1 lipca 2021 r. muszą składać wszystkie wnioski do tego rejestru drogą elektroniczną przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości. Został on w tym dniu udostępniony pod adresem prs.ms.gov.pl. Przez ten system należy przekazywać wnioski o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS, o zmianę danych, wykreślenie czy skierować dowolne pismo do sądu rejestrowego. Podmioty z rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) mogą korzystać z możliwości składania e-wniosków do KRS, ale nie mają takiego obowiązku. Stowarzyszenia, fundacje czy inne podmioty z tego rejestru KRS mogą wybrać czy korzystać z ministerialnego systemu, czy składać papierowe wnioski do KRS.

Nowy system

E-wnioski do KRS należy składać przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, tj. przez Portal Rejestrów Sądowych. Po wejściu na stronę prs.ms.gov.pl widoczne są zakładki związane z funkcjonowaniem KRS, w tym m.in. "e-formularze KRS" czy "S24 - rejestracja spółki, inne wnioski". Druga z wymienionych zakładek dotyczy procedury S24. W tej procedurze można zawiązać spółkę jawną, komandytową, z o.o. oraz prostą spółkę akcyjną. Możliwość zakładania tej ostatniej w trybie S24 bądź w trybie tradycyjnym pojawiła się z dniem 1 lipca 2021 r.

Procedura tradycyjna

W systemie PRS zakładka dotycząca składania wniosków w procedurze tradycyjnej to "e-formularze KRS". To w tej procedurze przedsiębiorcy z KRS do końca czerwca 2021 r. mogli składać papierowe wnioski do KRS. Obecnie przedsiębiorcy z KRS składający wnioski w procedurze tradycyjnej z KRS muszą korzystać z tego systemu w celu złożenia wniosku lub pisma do sądu rejestrowego. Natomiast podmioty podlegające wpisowi wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ mogą z niego korzystać, ale nie mają takiego obowiązku (patrz tabela).

Korzystać z możliwości systemu mogą osoby posiadające: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty, które założą konto w systemie PRS (zarejestrują się w nim). Mając konto w systemie, można logować się do niego i korzystać z funkcjonalności modułu "e-formularze KRS". System przekieruje osobę zalogowaną na stronę dotyczącą składania wniosku lub pisma. W części dotyczącej wniosków widoczne są między innymi opcje: - wnioski o rejestrację, wnioski o zmianę czy wnioski o wykreślenie z KRS.

Pierwsza z opcji, czyli wnioski o rejestrację, dotyczy możliwości wpisania nowego podmiotu do KRS w trybie tradycyjnym. Po wybraniu tej opcji pojawi się strona z możliwością wyboru podmiotu, którego dotyczyć ma wniosek o wpis do rejestru.

Jeśli przedsiębiorca chce dokonać zmiany danych ujawnionych w KRS, należy wybrać opcję "Wnioski o zmianę". Po kliknięciu w nią trzeba wpisać nr KRS podmiotu, którego dane mają być zmienione. Następnie system wyświetli jego podstawowe dane, w tym nazwę, formę prawną (określaną w systemie jako rodzaj organizacji), a także NIP i REGON.

Aby móc korzystać z modułu "e-formularze KRS", trzeba założyć nowe konto. Jest ono tworzone dla konkretnej osoby fizycznej, a nie podmiotu z KRS.

Załączanie wniosków

Do e-wniosku można w szczególności dołączyć dokumenty elektroniczne, czyli oryginały podpisane przez uprawnione osoby odpowiednim podpisem elektronicznym. Nie jest to jedyna możliwość. Elektronizacja postępowania przed KRS nie wymusza bowiem, aby dokumenty, które mają być załączone do wniosku, zostały sporządzone w postaci elektronicznej. Jeśli wniosek składa podmiot wpisany do KRS, a dokument został sporządzony w formie pisemnej, wówczas można dołączyć skan takiego dokumentu, czyli jego elektroniczną kopię. W takim jednak przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.

Zamiast takiej drogi można skorzystać z usług notariusza, który sporządzi poświadczony skan dokumentu papierowego. Dzięki temu nie trzeba będzie przesyłać papierowych dokumentów do sądu. Gdy natomiast e-wniosek do KRS składa pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym, wówczas on także może poświadczyć dokument papierowy i załączyć do wniosku jego skan bez konieczności przekazywania do sądu rejestrowego papierowego oryginału.

Od 1 lipca 2021 r. zmodyfikowana została także procedura załączania dokumentów sporządzanych przez notariusza. Jest ona obecnie zautomatyzowana i następuje pomiędzy notarialnym repozytorium (tj. Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w skrócie CREWAN) a systemem KRS. Dzięki temu wnioskodawca we wniosku składanym do KRS musi podać tylko numer danego dokumentu w CREWAN. Po zarejestrowaniu wniosku składanego do KRS elektroniczny wypis z notarialnego rejestru poprzez system zostanie dołączony do wniosku.

Osoba przygotowująca czuwa nad wnioskiem

Jeśli wniosek ma być podpisany przez więcej niż jedną osobę, wówczas osoba przygotowująca wniosek musi przekazać go pozostałym osobom w celu opatrzenia go podpisem elektronicznym. Wniosek przed wysłaniem należy opłacić i dopiero może być wysłany do sądu przez osobę, która przygotowała wniosek. Takie same zasady dotyczą przekazywania pisma do sądu rejestrowego przez system PRS.

E-wnioski a postępowanie przed KRS

Podkreślić należy, że omawiane zmiany dotyczą postaci składanych wniosków (e-wnioski wyparły papierowe w przypadku przedsiębiorców z KRS). Dzięki temu wyeliminowane zostaną zwroty wniosków z powodu np. nieopłacenia wniosku. Nie zmieniło się jednak to, że aby uzyskać wpis (o rejestrację, zmianę danych), trzeba znać wymogi wynikające z przepisów prawa. Sąd rejestrowy, tak jak przed 1 lipca 2021 r., bada w szczególności, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa (por. art. 23 ust. 1 ustawy o KRS, Dz. U. z 2021 r. poz. 112).

Elektronizacja postępowania przed KRS nie wiąże się też z modyfikacją funkcjonowania jednego okienka w KRS. Tak jak dotychczas, dane przedsiębiorców wpisane do KRS stanowią ich dane podstawowe. Przekazywane one są z KRS do urzędowych rejestrów. Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą tak jak dotychczas także dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS. Obowiązują w tej kwestii dotychczasowe zasady, a to w skrócie oznacza, że nie uległy zmianie reguły składania NIP-8 do urzędu skarbowego.

E-akta rejestrowe

Dodać także należy, że od 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS są prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Poza elektronicznymi aktami dla podmiotu jest prowadzony także zbiór dokumentów. Znajdują się w nim dotychczasowe papierowe akta rejestrowe i dokumenty wytworzone w postaci papierowej.