Zgromadzenia wspólników, zwyczajne i nadzwyczajne, muszą być prawidłowo zwołane. Co do zasady, zarząd zobowiązany jest poinformować wspólników o zgromadzeniu, przekazując im zaproszenia. Kodeks spółek handlowych wymaga, aby wywiązał się z tego obowiązku w określony sposób, formie i terminie. Naruszenie tych regulacji może skutkować nawet nieważnością uchwał podjętych na nieprawidłowo zwołanym zgromadzeniu.
Nie zawsze formalne zwołanie
Co do zasady, zgromadzenie wspólników wymaga formalnego zwołania, niezależnie od tego, czy ma być to zgromadzenie zwyczajne, czy nadzwyczajne. Odstępstwo od tej reguły możliwe jest, o ile spełnione są dwa warunki. Po pierwsze, na zgromadzeniu wspólników reprezentowany jest cały kapitał zakładowy. Po drugie, nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. W takiej sytuacji uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. W praktyce ewentualność taka dotyczy w szczególności spółek o niedużej liczbie wspólników, gdzie nie stanowi problemu spotkanie się w pełnym gronie i osiągnięcie konsensusu co do odbycia i przedmiotu zgromadzenia. W pozostałych spółkach z o.o. zgromadzenia te muszą być organizowane w sposób formalny.
Przede wszystkim zarząd
Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd (art. 235 § 1 K.s.h.). Organ nadzoru, wspólnicy, mogą być uprawnieni do jego zwołania jedynie gdy zarząd nie wywiązuje się właściwie ze swojego obowiązku (art. 235 § 2-3 oraz art. 236-237 K.s.h.).
Przygotowując zgromadzenie członkowie zarządu powinni pamiętać, że inicjatywa jego zwołania winna pochodzić od zarządu jako organu i przybrać formę uchwały. Niedopuszczalne jest zwołanie zgromadzenia tylko przez niektórych członków zarządu czy też scedowanie tego uprawnienia na osobę trzecią, np. w drodze pełnomocnictwa.
Następstwem podjęcia uchwały zarządu jest zawiadomienie wspólników. Nie jest wymagane, aby pod zaproszeniami wysłanymi przez spółkę złożone były podpisy wszystkich członków zarządu (art. 19 K.s.h.). Nie ma zatem przeszkód, aby jedna osoba (np. wyznaczony członek zarządu, pracownik spółki) podpisała się pod nimi, przy tym jednak z treści zawiadomień powinno wynikać, że działa ona z upoważnienia organu uprawnionego do zwołania zgromadzenia (por. wyroki Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 21 listopada 2006 r., sygn. akt I ACa 713/06, oraz z dnia 22 września 2010 r., sygn. akt I ACa 613/10).
O czym poinformować?
W zaproszeniach na zgromadzenie wspólników należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia (tj. dokładny adres, pod którym ma się odbyć zgromadzenie) oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zaś zamierzonej zmiany umowy spółki trzeba wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (art. 238 § 2 K.s.h.).
Przepisy nie precyzują pojęcia "szczegółowy porządek obrad". Uznać jednak należy, że poszczególne jego punkty powinny być na tyle sprecyzowane, aby wspólnik był w stanie dowiedzieć się, jakie kwestie będą wówczas omawiane i ewentualnie poddane pod głosowanie. Udziałowcy muszą mieć bowiem możliwość podjęcia decyzji czy wezmą udział w zgromadzeniu i przygotowania się do niego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 maja 2009 r., sygn. akt I CSK 406/08, wskazał, że porządek obrad zgromadzenia należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania tego zgromadzenia. Podkreślił także, że dopuszczalne jest jego zwięzłe sformułowanie i nie wymaga wskazywania brzmienia planowanych uchwał. Nie można jednak czynić tego ogólnikowo oraz tak niedokładnie, że wprowadza się tym samym wspólników w błąd.
Warto też podkreślić, iż co do zasady, warunkiem powzięcia uchwały w danej sprawie jest jej zamieszczenie w porządku obrad (art. 239 K.s.h.).
Wysłać na dobre adresy
Zaproszenia należy przekazać wszystkim wspólnikom. Ponadto informując o zgromadzeniu trzeba pamiętać o zastawniku, użytkowniku udziału, o ile umowa spółki przyznaje im prawo głosu, a spółka została poinformowana o ustanowieniu zastawu bądź użytkowania.
Gdy zaproszenia są wysyłane pocztą (kurierem), zarząd musi zachować należytą staranność przy ustalaniu adresów wspólników. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 23 listopada 2012 r., sygn. akt VI ACa 655/12, stwierdził, że za prawidłowe należy uznać przede wszystkim adresy wskazane spółce wprost przez wspólnika, a więc adresy wynikające z księgi udziałów i listy wspólników. Jeżeli wspólnik nie podał spółce innego adresu, należy potraktować ten adres jako aktualny. Dopiero gdyby spółka na podstawie innych dokumentów (np. pełnomocnictwa) powzięła wątpliwość co do prawidłowego adresu wspólnika, powinna dokonać stosownych ustaleń. Przy tym obowiązek wykazania nieprawidłowości zawiadomienia o zgromadzeniu spoczywa na wspólniku, który taki zarzut podnosi.
|
Jak przekazać zaproszenia na zgromadzenie wspólników? |
||
|
WYSŁAĆ:
|
 |
(trzeba wysłać/nadać na prawidłowe adresy, |
WRĘCZYĆ DO RĄK WŁASNYCH za pokwitowaniem odbioru (por. wyrok SN z dnia 26 marca 2009 r., sygn. akt I CSK 253/08 oraz wyrok WSA w Łodzi z dnia 17 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 1366/08)
Termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników. Trzeba przy tym zaznaczyć, że gdy zarządcy spółki nie są w stanie wysłać wszystkich zaproszeń w jednym dniu, powyższy termin liczy się od dnia wysłania ostatniego z zaproszeń (wyrok SN z dnia 8 lutego 2008 r., sygn. akt I CSK 399/07) |
||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
