Zawieszenie działalności a księga podatkowa

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą wpisaną w CEIDG i nie zatrudnia pracowników, może zawiesić wykonywanie tej działalności. Gdy działalność jest zawieszona, podatnik jest zobligowany do wykonywania wszelkich obowiązków nakazanych przepisami prawa, w tym m.in. prowadzenia ewidencji księgowej w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Możliwość zawieszania działalności przez przedsiębiorców, którzy prowadzą ją na podstawie wpisu w CEIDG i nie zatrudniają pracowników, została przewidziana w ustawie - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.). Regulacje dotyczące jej zawieszania zawarto w art. 22-25 tej ustawy. O skorzystaniu z uprawnienia do zawieszania działalności gospodarczej decyduje przedsiębiorca bez podawania przyczyny takiej decyzji. Zawieszenie działalności gospodarczej wyklucza wykonywanie czynności z nią związanych i osiąganie bieżących przychodów. W art. 25 ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców został określony katalog czynności, które przedsiębiorca jednak może wykonywać. Są to przede wszystkim:

• wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• przyjmowanie należności i regulowanie zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia,
• osiąganie przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed datą jej zawieszenia.

Przychody i koszty ujmowane w księdze

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej u przedsiębiorców mogą powstać przychody m.in. ze sprzedaży składnika majątku oraz mogą być ponoszone koszty związane z działalnością. Przedsiębiorca, co do zasady, nie może osiągać przychodów z bieżącej działalności gospodarczej, jednak może on uzyskać przychód z należności powstałych przed datą zawieszenia oraz ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia. Dotyczy to także przychodów z tytułu wypłaty odszkodowania dotyczącego szkody, która wystąpiła w okresie przed zawieszeniem działalności oraz przychodów z tytułu odsetek z firmowego konta bankowego, lokat firmowych itp., które podatnik otrzymał w czasie zawieszenia działalności. Przychody te należy wpisać do księgi w odpowiedniej kolumnie.

W opinii organów podatkowych koszty ponoszone przez podatnika w czasie zawieszenia działalności, związane z tą działalnością, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli zobowiązanie do ich poniesienia powstało przed datą zawieszenia wykonywania działalności i nie zostały one wymienione w art. 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163). Takie stanowisko przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR.

Zatem, jeśli w okresie zawieszenia działalności podatnik ponosi koszty wynikające z tytułu wcześniej zaciągniętych zobowiązań (np. opłaty za najem lokalu przeznaczonego na cele działalności, raty leasingowe, abonament za telefon czy internet, koszty ubezpieczenia majątku firmy itp.), to może ujmować je w księdze podatkowej jako koszt. Zapisów tych należy dokonywać we właściwych kolumnach z zachowaniem zasad ewidencji kosztów stosowanych przed zawieszeniem działalności.

Osiągnięty przychód oraz poniesione koszty w czasie zawieszenia działalności przedsiębiorca powinien uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek należnej za pierwszy miesiąc wznowienia działalności, a gdy zawieszenie działalności będzie trwało do końca roku, to rozlicza się je w zeznaniu rocznym.

Odpisy amortyzacyjne

Czytelnicy mają często wątpliwości dotyczące naliczania amortyzacji w okresie zawieszenia działalności. Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o pdof amortyzacji nie podlegają m.in. środki trwałe, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca zawiesił działalność, odpisów amortyzacyjnych nie nalicza od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono tę działalność. Późniejsze ponowne rozpoczęcie naliczania odpisów amortyzacyjnych powinno nastąpić w miesiącu wznowienia prowadzenia działalności gospodarczej.

Należy zaznaczyć, że amortyzacji nie podlegają tylko te środki trwałe, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Dlatego, gdy w czasie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej podatnik nadal używa środka trwałego, może go amortyzować. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca mimo zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nadal na potrzeby tej działalności używa magazynu, który stanowi firmowy środek trwały, to może go amortyzować również w okresie zawieszenia działalności.

Spis z natury

Podatnicy prowadzący księgę podatkową mają obowiązek sporządzania spisu z natury. Jak wynika z § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.), spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów sporządza się i wpisuje do księgi m.in. na dzień 1 stycznia oraz na koniec każdego roku podatkowego. Jeżeli okres zawieszenia działalności gospodarczej obejmuje dwa lata podatkowe, to mimo że podatnik nie prowadzi działalności, jest zobligowany do sporządzenia spisu z natury na 31 grudnia tego roku, który jest jednocześnie spisem na dzień 1 stycznia następnego roku (por. § 24 ust. 2 rozporządzenia). Rozporządzenie nie przewiduje bowiem, aby zawieszenie i wznowienie wykonywania działalności gospodarczej stanowiły przesłanki do zwolnienia ze sporządzenia spisu z natury i wpisania go do księgi.

Założenie nowej księgi

W sytuacji gdy na dzień 1 stycznia danego roku działalność gospodarcza podatnika pozostaje zawieszona, to jest on zobowiązany do założenia nowej księgi na dzień 1 stycznia tego danego roku. Jak stanowi § 9 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani założyć księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie wpływa na odstąpienie od realizacji tego obowiązku. Zatem gdy działalność gospodarcza przedsiębiorcy pozostaje zawieszona na dzień 1 stycznia danego roku, to mimo to ma on obowiązek założenia księgi na nowy rok i wpisania do niej spisu z natury na dzień 1 stycznia tego roku.