Pracownik użytkuje prywatny samochód osobowy w celach służbowych do jazd lokalnych. Z tego tytułu wypłacamy mu ryczałt pieniężny ustalony zgodnie z rozporządzeniem z dnia 25 marca 2002 r. Zamierzamy podnieść kwotę ryczałtu poprzez zwiększenie limitu kilometrów z 300 (maksymalna wysokość określona ww. rozporządzeniem) do 600. Czy kwota ryczałtu obliczona przy zastosowaniu wyższego limitu kilometrów będzie podlegała oskładkowaniu? Nadmieniamy, że poza zwiększonym limitem nadal będzie ona ustalana na zasadach określonych ww. rozporządzeniem.
Oskładkowaniu będzie podlegała kwota ryczałtu stanowiąca nadwyżkę ponad jego wysokość ustaloną zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów.
Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączony jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy:
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wymienione zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), dalej rozporządzenia składkowego.
Odrębne przepisy, do których odsyła powyższy przepis, to rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów.
Zgodnie z przepisami tego aktu prawnego, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w tym rozporządzeniu.
Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, nie mogą być wyższe niż:
Z kolei miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony (§ 3 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów). Limit ten nie może miesięcznie przekroczyć:
przy czym może zostać podwyższony maksymalnie do:
Zwracamy uwagę! Zwrot w formie ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu (§ 4 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów). Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
| Przykład 1 |
Pracownik użytkuje w celach służbowych do jazd lokalnych prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Pracodawca ustalił dla pracownika limit w wysokości 300 km (miasto, w którym pracownik jest zatrudniony liczy do 100 tys. mieszkańców).
Ze złożonego przez pracownika oświadczenia wynika, że w marcu 2025 r. nie wystąpiły okoliczności skutkujące zmniejszeniem ryczałtu. Pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie 345 zł (300 km x 1,15 zł). Kwota ryczałtu (345 zł) nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.
| Przykład 2 |
Przyjmujemy założenia z przykładu 1, z tym że ze złożonego przez pracownika oświadczenia wynika, że w marcu 2025 r. przez 5 dni był on nieobecny w pracy z powodu choroby. Kwota miesięcznego ryczałtu została zmniejszona o 1/22 za każdy dzień nieobecności, czyli łącznie o 78,41 zł, zgodnie z wyliczeniem: 345 zł x 1/22 x 5 dni. Pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie 266,59 zł, tj. 345 zł - 78,41 zł. Kwota ryczałtu (266,59 zł) nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.
Przepisy rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów wskazują maksymalną wysokość limitu kilometrów na jazdy lokalne w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Prawo pracy nie zabrania jednak przyznać pracownikowi uprawnień na zasadach korzystniejszych niż to wynika z obowiązujących przepisów (art. 9 § 2 i art. 18 § 1 K.p.). Należy mieć przy tym na uwadze, że ryczałt w wysokości wyższej niż określony przepisami rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów będzie oskładkowany w części przekraczającej jego wysokość ustaloną zgodnie z tym rozporządzeniem.
| Przykład 3 |
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o używanie prywatnego samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 w celach służbowych do jazd lokalnych. W umowie określono limit w wysokości 600 km. Maksymalny limit określony przepisami rozporządzenia wynosi 300 km (miasto, w którym pracownik jest zatrudniony liczy do 100 tys. mieszkańców).
Ze złożonego przez pracownika oświadczenia wynika, że w marcu 2025 r. nie wystąpiły okoliczności skutkujące obniżeniem ryczałtu. Pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie 690 zł (600 km x 1,15 zł). Z podstawy wymiaru składek ZUS jest wyłączona kwota ryczałtu w wysokości 345 zł (patrz przykład 1), nadwyżka w kwocie 345 zł (690 zł - 345 zł) podlega oskładkowaniu.
| Przykład 4 |
Przyjmujemy założenia z przykładu 3, z tym że ze złożonego przez pracownika oświadczenia wynika, że w marcu 2025 r. przez 5 dni był nieobecny w pracy z powodu choroby. Kwota miesięcznego ryczałtu została zmniejszona o 1/22 za każdy dzień nieobecności, czyli łącznie o 156,82 zł, zgodnie z wyliczeniem: 690 zł x 1/22 x 5 dni. Pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie 533,18 zł, tj. 690 zł - 156,82 zł. Z podstawy wymiaru składek ZUS jest wyłączona kwota ryczałtu w wysokości 266,59 zł (patrz przykład 2), nadwyżka w kwocie 266,59 zł (533,18 zł - 266,59 zł) podlega oskładkowaniu.
W omawianych okolicznościach pracodawca może rozważyć zastąpienie ryczałtu kilometrówką. Wówczas zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy będzie korzystał ze zwolnienia z oskładkowania w kwocie wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Przy czym kwota zwrotu w formie kilometrówki musi mieć potwierdzenie w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o pdof, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
| Przykład 5 |
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o używanie prywatnego samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 w celach służbowych do jazd lokalnych. Zwrot kosztów następuje w wysokości kilometrówki ustalonej poprzez pomnożenie stawki określonej rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów (1,15 zł) przez faktyczną liczbę kilometrów przejechanych przez pracownika w danym miesiącu.
Z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika wynika, że w marcu 2025 r. pracownik przejechał 700 km. Pracodawca wypłacił mu kilometrówkę w wysokości 805 zł (700 zł x 1,15 zł). Kwota kilometrówki nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.
Zwracamy uwagę! Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 ustawy o pdof stosuje się odpowiednio (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof). Zwolnienie od podatku przysługuje na przykład listonoszom, którym zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064) może być przyznane prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem własnych pojazdów, do celów służbowych, w jazdach lokalnych.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
