Kiedy posiłki dla pracowników bez składek ZUS?

Jeżeli pracodawca finansuje pracownikom posiłki, wówczas powstaje u nich przychód ze stosunku pracy, który pracodawca powinien uwzględnić im w podstawie wymiaru składek ZUS. Takie świadczenie może jednak korzystać ze zwolnienia z oskładkowania, ale tylko wtedy, gdy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych. W razie gdy zapewnia im je z własnej woli, wtedy ich wartość może być zwolniona ze składek ZUS, ale jedynie w określonym limicie kwotowym.

Posiłki profilaktyczne

Dla pracowników podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (także ubezpieczenie zdrowotne) nie stanowi wartość posiłków wydawanych pracownikom przez pracodawcę zobowiązanego do ich zapewnienia na podstawie przepisów bhp. Takie zwolnienie składkowe wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Posiłki profilaktyczne (w formie jednego dania gorącego) - zgodnie z przepisami bhp - pracodawca powinien zapewniać nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych.

Powołany § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego ma zastosowanie także wtedy, gdy pracodawca zapewnia przyrządzenie posiłków przez pracowników we własnym zakresie z otrzymanych od niego produktów. Na jego podstawie zwolnione z oskładkowania są również bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do otrzymania gotowych posiłków profilaktycznych, jeśli pracodawca nie ma możliwości ich wydawania.

Wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego nie można natomiast zastosować, gdy pracodawca zobowiązany przepisami bhp do wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych - pomimo że ma możliwość wydawania posiłków - zmieni sposób realizacji tego obowiązku poprzez wydawanie pracownikom np. kart przedpłaconych służących nabywaniu przez nich produktów żywnościowych celem przyrządzenia takich posiłków (por. interpretację Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 16 marca 2020 r., znak DI/100000/43/74/2020). Również w przypadku, gdy pracodawca udostępnia pracownikom posiłki lub przekazuje bony, talony czy kupony żywieniowe, które są realizowane po ich godzinach pracy, wartość takich świadczeń nie może korzystać ze zwolnienia wynikającego z tego przepisu. Posiłki profilaktyczne pracodawca powinien bowiem zapewnić pracownikom w czasie regulaminowych przerw w pracy (zasadniczo po 3-4 godzinach pracy). Wynika to z § 6 ust. 2 rozporządzenia RM w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.). Jeśli pracodawca nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych, może im je m.in. zapewnić poprzez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, ale również w czasie pracy (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów). Obowiązujące przepisy wprowadzają więc wyraźne ograniczenie nie tylko co do miejsca, ale i czasu realizacji obowiązku zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych (por. interpretację Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 12 września 2018 r., znak WPI/200000/43/1011/2018).

Należy pamiętać, że jeśli pracodawca przekaże pracownikom środki pieniężne z przeznaczeniem na zakup posiłków, to taką wypłatę powinien im wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS.

Dobrowolne posiłki

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Zwolnienie składkowe na podstawie tego przepisu jest jednak ograniczone kwotowo - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł (patrz ramka). Ewentualną nadwyżkę ponad kwotę 450 zł pracodawca powinien więc uwzględnić pracownikom w podstawie wymiaru składek ZUS.

Przepis ten nie zastrzega, aby dla celów zwolnienia ze składek ZUS świadczenie to zostało uregulowane w przepisach zakładowych. Ma on zastosowanie nie tylko do wartości posiłków gotowych do spożycia (do ww. kwoty), ale też do wartości przekazanych pracownikom kuponów, talonów, bonów żywieniowych i kart przedpłaconych, o ile uprawniają do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych.

W § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego prawodawca posługuje się pojęciem "posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia", tj. rozumianych jako usługa gastronomiczna, w szczególności w postaci dania gotowego do spożycia. Nie można zatem przyjąć, że ze zwolnienia na podstawie tego przepisu mogłaby również korzystać kwota dofinansowania przez pracodawcę udostępnionych pracownikom do spożycia wyłącznie napojów bezalkoholowych, np. w postaci soków czy wody.