Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Należności w bilansie
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Należności w bilansie

Gazeta Podatkowa nr 101 (1976) z dnia 19.12.2022
Dorota Przybyszewska

Na dzień bilansowy należności trzeba zinwentaryzować (zasadniczo w drodze uzyskania potwierdzeń sald) oraz wycenić w kwocie wymaganej zapłaty, pomniejszonej w razie konieczności o odpisy aktualizujące ich wartość. Tej pozycji sprawozdania finansowego należy poświęcić więcej uwagi, z racji obecnej sytuacji gospodarczej i możliwych problemów z płynnością u kontrahentów.

Należności długo- i krótkoterminowe

Do należności długoterminowych zalicza się takie, które nie stanowią aktywów finansowych i których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Może to być cała należność o odroczonym terminie zapłaty lub część należności, gdy np. występuje płatność w ratach (przyjmując, że przy spłacie rat w pierwszej kolejności spłacane są odsetki, część odsetkowa należności kwalifikuje się do należności krótkoterminowych). Należności długoterminowe zazwyczaj są ujmowane na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki", bo dotyczą sprzedaży środków trwałych, kaucji wpłaconych przez jednostkę właścicielowi wynajmowanego lokalu i innych rozrachunków spoza podstawowej działalności operacyjnej.

Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów - niezaliczonych do aktywów finansowych - które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Do należności krótkoterminowych zalicza się te, które są ujmowane na kontach rozrachunkowych zespołu 2: 20 "Rozrachunki z odbiorcami", 22 "Rozrachunki publicznoprawne", 23 "Rozrachunki z pracownikami" czy 24. Obejmują one zarówno należności bezsporne, niepodważane przez dłużników, jak i roszczenia, w całości lub części kwestionowane przez dłużników.

Nie stanowią należności w sensie bilansowym udzielone innym jednostkom pożyczki, ujęte w księgach na koncie 24, gdyż mają charakter aktywów finansowych i prezentuje je się w bilansie jako inwestycje. Przy czym do należności zalicza się pożyczki udzielone pracownikom, w tym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdyż nie spełniają one definicji inwestycji.

Inwentaryzacja

Należności inwentaryzuje się na koniec roku zasadniczo drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Inwentaryzację należności tą drogą można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ustalenie stanu na dzień bilansowy powinno wtedy nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Potwierdzenie salda polega na tym, że jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia odsetki, kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego. Uzgodnieniu z kontrahentem powinno się poddać również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Obecnie zamiast tradycyjną drogą listową, częściej potwierdzenia sald należności dokonuje się drogą e-mailową. Co więcej, program F-K może mieć funkcję przygotowania prośby o potwierdzenie salda należności do każdego oznaczonego przez jednostkę kontrahenta, zawierającej niezbędne informacje. Jak wskazano w pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83), wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Istnieją należności, które inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, należą do nich przede wszystkim należności:

  • sporne i wątpliwe,
  • z tytułów publicznoprawnych,
  • od jednostek nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  • z tytułu dostaw i usług, jeżeli do dnia rozliczenia inwentaryzacji nie otrzymano odpowiedzi na prośbę o potwierdzenie salda albo wskazany przez wierzyciela stan należności jest kwestionowany przez dłużnika.

Inwentaryzację drogą weryfikacji przeprowadza się zawsze na dzień kończący rok obrotowy.

Wycena bilansowa

Na dzień bilansowy należności ujmuje się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, co wynika z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że należy doprowadzić należność do wartości, której uregulowania jednostka oczekuje, tj. powiększyć ją m.in. o naliczone odsetki (zapis: Wn konto rozrachunkowe, Ma konto 75-0 "Przychody finansowe") rekompensaty za koszty odzyskiwania należności czy kary umowne (zapis: Wn konto rozrachunkowe, Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"). Jeśli jednostka rezygnuje z dochodzenia odsetek, co powinno mieć wyraz w stosownej notatce wewnętrznej, nie ujmuje ich w księgach rachunkowych. Przy czym nie można zrezygnować z odsetek od należności publicznoprawnych, których zwrot nie nastąpił w ustawowym terminie.

Należność wyrażoną w walucie obcej na dzień bilansowy należy wycenić po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na ten dzień. Różnice kursowe zasadniczo odnosi się na konto 75-1 "Koszty finansowe" lub konto 75-0.

Kwotę wymagającą zapłaty należy urealnić na dzień bilansowy zgodnie z zasadą ostrożności. Oznacza to konieczność dokonania odpisów aktualizujących wobec należności (lub ich części), których uzyskanie jest wątpliwe. Sytuacje, w których dokonuje się odpisu aktualizującego, wskazuje art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Szczególnie w obecnej sytuacji gospodarczej należy przeanalizować prawdopodobieństwo uzyskania zapłaty należności, aby nie wykazywać w aktywach bilansu należności, których zapłata jest wątpliwa. Odpisy aktualizujące księguje się na koncie 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" i drugostronnie na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w części dotyczącej należności głównej, ewentualnych naliczonych kar umownych, zasądzonych kosztów postępowania sądowego itp.) lub 75-1 (w części dotyczącej odsetek). Dokonane odpisy pomniejszają wartość należności prezentowaną w bilansie. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących od należności publicznoprawnych oraz od właścicieli (wspólników).

Co ważne, nie mogą figurować w księgach jednostki ani w bilansie należności przedawnione ani nieściągalne - nie spełniają one już bowiem definicji aktywów. Powinny one być wyksięgowane (patrz Pytania BILANS 2022).

Pytania BILANS 2022

Na kontach rozrachunkowych z niektórymi odbiorcami od kilku lat widnieją drobne należności. Czy można je wyksięgować?

Jednostka powinna wykazać rzeczywisty stan należności w bilansie.

Jeżeli salda pozostające na kontach rozrachunkowych dotyczą przedawnionych należności, to jednostka najpóźniej na dzień bilansowy powinna je wyksięgować. Przychody z tytułu odpisania przedawnionych należności jako pośrednio związane z prowadzoną działalnością operacyjną jednostki zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) ustawy o rachunkowości. Spisanie w księgach należności, która uległa przedawnieniu, może przebiegać następująco:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Z kolei jeśli figurujące na kontach rozrachunkowych drobne salda należności nie uległy przedawnieniu, to na podstawie decyzji podjętej przez kierownika jednostki można odstąpić od ich dochodzenia. W takim przypadku należy sporządzić protokół z informacją, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem danej należności są jej równe lub przewyższają nieuregulowaną przez kontrahenta kwotę. Na podstawie protokołu saldo należności wyksięgowuje się zapisem:

- Wn konto 76-1,
- Ma konto 20 lub konto 24.


Nasza jednostka skorzystała z tzw. ulgi na złe długi w VAT w stosunku do przeterminowanej należności. Jakich zapisów powinniśmy dokonać w księgach, jeżeli należność została uznana za nieściągalną?

W ustawie o rachunkowości nie wskazano, w jaki sposób ewidencjonować ulgę na złe długi, więc powinien on zostać określony w zasadach (polityce) rachunkowości danej jednostki. Ewidencja ulgi na złe długi w księgach rachunkowych wierzyciela może wyglądać następująco (na podstawie dowodu PK wystawionego na tę okoliczność):

- Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub odpowiednie konto analityczne do konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne" albo konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" bądź konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe".

Gdy należność zostanie uznana za nieściągalną, należy ją wyksięgować z ewidencji bilansowej. Nie można już jej bowiem uznać za aktywo w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, gdyż nie spowoduje w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych. Wyksięgowanie należności nieściągalnej w takim przypadku może nastąpić zapisami:

1. PK - wyksięgowanie należności nieobjętej odpisem aktualizującym:
  - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub konto 75-1 "Koszty finansowe",
  - Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".
2 PK - wyksięgowanie skutków wcześniejszej korekty VAT należnego dokonanej w związku z ulgą na złe długi:
  - Wn konto 24 lub odpowiednie konto analityczne do konta 22 albo konto 28 bądź konto 65,
  - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Przykład

Założenia

  1. Ponieważ sytuacja majątkowa i finansowa dłużnika jest zła i spłata przez niego należności z tytułu dostawy towarów jest zagrożona, w jednostce podjęto decyzję o utworzeniu odpisu aktualizującego na kwotę należności brutto od niego w kwocie 60.000 zł oraz na naliczone odsetki za zwłokę w zapłacie, ujęte w przychodach finansowych w kwocie 1.500 zł.
  2. Jednostka sporządza sprawozdanie finansowe na dzień 31 grudnia 2022 r. według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości i sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - utworzenie odpisu aktualizującego wartość należności, której spłata jest zagrożona:      
   a) odpis na kwotę brutto należności 60.000 zł 76-1 28
   b) odpis na naliczone odsetki za zwłokę 1.500 zł 75-1 28

Księgowania

Należności w bilansie

Ujęcie odpisu w sprawozdaniu finansowym na dzień 31 grudnia 2022 r.

W bilansie jednostka nie wykaże należności w kwocie 61.500 zł, bo cała ta wartość została objęta odpisem aktualizującym.

W rachunku zysków i strat jednostka wykaże wartość odpisu aktualizującego w kwocie 60.000 zł w pozycji E.II "Aktualizacja wartości aktywów niefinansowych", a w kwocie 1.500 zł - w pozycji H.III "Aktualizacja wartości aktywów finansowych".

W dodatkowych informacjach i objaśnieniach w ust. 1 pkt 7 wykaże kwotę zwiększenia odpisu aktualizującego należność 61.500 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.