Ubezpieczenie grupowe pracowników to dobrowolne ubezpieczenie, które ma na celu ochronę życia i zdrowia pracowników i niekiedy ich najbliższej rodziny. Dzięki polisom ubezpieczeniowym ubezpieczony korzysta ze wsparcia finansowego w różnych sytuacjach życiowych. Składki na tego rodzaju ubezpieczenie mogą być finansowane w całości lub w części przez pracowników lub pracodawców. Sposób ewidencji księgowej będzie uzależniony od tego, kto finansuje te składki.
Ubezpieczenie grupowe pracowników jest jedną z form pozapłacowego systemu motywowania zatrudnionych. Zawierane jest przez pracodawców w celu ochrony życia i zdrowia pracowników, a także w zależności od rodzaju polisy członków rodzin tych pracowników. Ubezpieczeniem grupowym objęte są zazwyczaj osoby, które zadeklarują chęć przystąpienia do takiego ubezpieczenia. Zawarcie polisy skutkuje wypłatą określonej w umowie sumy pieniędzy np. w razie śmierci pracownika lub jego małżonka, w sytuacji trwałego uszczerbku na zdrowiu, a także w razie urodzenia dziecka. Uposażonymi są pracownicy lub członkowie ich rodzin.
Składki ubezpieczeniowe mogą być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez samego pracownika. W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje:
Należy pamiętać, że jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe są potrącane z wynagrodzenia pracownika, to pracownik musi wyrazić na to zgodę na piśmie.
Składki na ubezpieczenie grupowe, które są finansowane przez pracodawcę, zalicza on do kosztów działalności operacyjnej. Jeżeli składki te opłacane są co miesiąc, gdyż tak wynika z umowy z ubezpieczycielem, to wówczas zarachowanie tych wydatków w ciężar kosztów może odbywać się pod datą zapłaty na rachunek bankowy zakładu ubezpieczeniowego zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Jeśli pracodawca opłaci składki na ubezpieczenie grupowe jednorazowo (np. za cały rok z góry), to powinien wówczas rozliczyć te koszty w czasie, tj. zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Przedsiębiorstwa mogą jednak w tym wypadku zastosować także art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i nie rozliczać w czasie tych kosztów. W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można bowiem stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.
W podmiotach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, ewidencja składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, przy rozliczaniu tych kosztów w czasie, może przebiegać następująco:
a) koszt wynikający z polisy ubezpieczeniowej otrzymanej przez jednostkę
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy),
b) zakwalifikowanie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",
c) odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
W sytuacji gdy składki na ubezpieczenie grupowe są potrącane z wynagrodzenia pracownika, ujmuje się je na koncie 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (po stronie Wn). Drugostronnie ewidencjonuje się kwotę zobowiązania wobec zakładu ubezpieczeniowego na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki". Zapisów tych dokonuje się na podstawie listy płac. Ewidencja tego potrącenia może przebiegać zapisem:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konta imienne poszczególnych pracowników),
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".
Na podstawie wyciągu bankowego przelew wynagrodzenia dla pracownika w kwocie pomniejszonej o składkę na ubezpieczenie grupowe można ująć zapisem:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Również na podstawie wyciągu bankowego zostanie zaksięgowana zapłata zobowiązania wobec zakładu ubezpieczeniowego z tytułu składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, co może przebiegać zapisem:
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Jeżeli składki ubezpieczeniowe finansowane są w całości przez pracodawcę, to powstanie u pracownika przychodu ze stosunku pracy uzależnione jest od tego, czy do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego uprawniony jest pracownik. Jeśli tak, to wartość tych składek jest pracowniczym przychodem, który podlega opodatkowaniu. W takim wypadku wartość zapłaconej za pracownika składki pracodawca powinien doliczyć do wynagrodzenia pracownika przysługującego mu za dany miesiąc i opodatkować. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Ewidencja księgowa zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek ZUS odbywa się na podstawie listy płac następującymi zapisami:
a) zaliczka na podatek dochodowy
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy),
b) składki na ubezpieczenia społeczne pracownika i ubezpieczenie zdrowotne w części finansowanej przez pracowników
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),
c) składki ZUS w części obciążającej pracodawcę
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
lub konto zespołu 5,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).
Jeśli natomiast uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracodawca, to wówczas wartość opłacanych przez niego składek na ubezpieczenie grupowe nie stanowi u pracownika przychodu ze stosunku pracy.
Gdy składka na ubezpieczenie grupowe pracownika jest przez niego finansowana, poprzez dokonywanie temu pracownikowi comiesięcznego potrącenia z wynagrodzenia, to nie stanowi ona u pracownika przychodu ze stosunku pracy. Nie wlicza się jej także do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Jeżeli składki są częściowo finansowane przez pracodawcę, a częściowo przez pracownika, to skutki podatkowe przystąpienia pracowników do dobrowolnego ubezpieczenia grupowego wystąpią odpowiednio.
Jeżeli pracodawca dysponuje prawem do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego, to u pracownika nie powstanie opodatkowany przychód z tytułu składki na to ubezpieczenie.
|
Przykład Założenia
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
