Osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeśli w 2022 r. prowadzą księgę podatkową i osiągną kwotę przychodów równą 9.654.400 zł, muszą od 2023 r. przejść na pełną księgowość. Wiąże się to z obowiązkiem zamknięcia księgi podatkowej i wprowadzenia odpowiednich zapisów do ksiąg rachunkowych.
Podmioty, które do końca 2022 r. prowadzą księgę podatkową, a od 2023 r. będą prowadziły pełną księgowość, są zobowiązane do sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów, czyli tzw. inwentarza, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Pozycje inwentarza powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Inwentaryzacji i wyceny składników aktywów i pasywów w inwentarzu należy dokonać według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.
Przechodząc z księgi podatkowej na księgi rachunkowe, należy przeanalizować, czy jednostka posiada składniki określone w bilansie według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, czyli:
Prowadząc księgę podatkową, podatnik nie ewidencjonuje części z tych pozycji. Dlatego przed sporządzeniem inwentarza, w którym należy je ująć, powinien dokonać inwentaryzacji, tj. ustalenia faktycznego ich stanu. Podatnik może wykorzystać spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego zgodnie z § 24-26 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Jednak w spisie tym ujmuje się wyłącznie towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Pozostałe składniki majątku musi ustalić na podstawie m.in. spisu z natury środków trwałych, potwierdzeń sald należności oraz weryfikacji dokumentów, tj. otrzymanych faktur, rejestru zakupu VAT, wystawionych faktur i rejestrów sprzedaży VAT, list płac, deklaracji rozliczeniowych ZUS, wyciągów bankowych, umów cywilnoprawnych, kredytowych.
Po ustaleniu stanu posiadanych składników majątku należy dokonać ich wyceny bilansowej zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości (i przyjętymi przez kierownictwo jednostki zasadami opisanymi w polityce rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zasadniczo kwoty dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych powinny odpowiadać kwotom wykazanym w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej wraz z księgą podatkową, mogą jednak wystąpić różnice w kwalifikacji (np. prawo użytkowania wieczystego gruntów czy inwentarz żywy nie są amortyzowane dla celów podatkowych, a dla celów bilansowych tak; nie dokonuje się odpisów aktualizujących majątek trwały dla celów podatkowych, a dla celów bilansowych tak). Podobnie rzecz ma się ze składnikami zapasów - ich wycena w spisie z natury sporządzonym na koniec roku w celu zamknięcia księgi podatkowej nie musi się pokrywać z wyceną bilansową. Ustalone należności należy wycenić w kwocie wymaganej zapłaty, w tym z należnymi odsetkami za zwłokę i ewentualnymi odpisami aktualizującymi, a zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty, tj. m.in. z naliczonymi odsetkami.
Po takiej wycenie może powstać różnica między wartością wszystkich aktywów jednostki a jej zobowiązaniami. Ta różnica w firmach osób fizycznych stanowi kapitał właściciela (może on być zarówno kwotą dodatnią, jak i ujemną). Z kolei w spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich kapitał podstawowy powinien być zaprezentowany w inwentarzu w wartości wynikającej z umowy spółki, a pozostała różnica - ujęta w sposób uzgodniony przez wspólników (nadwyżka nad kapitał podstawowy może np. stanowić zobowiązanie wobec wspólników, jeśli będzie przeznaczona do wypłaty, lub kapitał zapasowy, a jeśli wyjdzie kwota niższa niż kapitał podstawowy, może stanowić należność wspólników wobec spółki z tytułu wpłat na kapitał podstawowy).
Co ważne, w inwentarzu należy wykazać poszczególne składniki aktywów w "szyku rozwartym" (tj. np. odrębnie wartość składnika majątku i odrębnie jego umorzenie czy odpisy aktualizujące), aby na jego podstawie dokonać pod datą 1 stycznia 2023 r. wprowadzenia odpowiednich wartości na konta księgowe jako bilans otwarcia.
|
Wynagrodzenia przy zmianie ewidencji Zdarza się, że przy przejściu z księgi podatkowej na księgi rachunkowe powstaje problem z przypisaniem kosztów wynagrodzeń do właściwego roku i prawidłowym ujęciem ich w inwentarzu. Przykładowo wynagrodzenia za grudzień 2022 r., które zgodnie z regulaminem wynagradzania zostaną wypłacone 5 lub 10 stycznia 2023 r., powinny zostać ujęte w wartości brutto w kosztach w księdze podatkowej w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze" pod datą 31 grudnia 2022 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń, jeśli zostaną przekazane do ZUS 16 stycznia 2023 r., powinny zostać ujęte w kosztach w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki" także pod datą 31 grudnia 2022 r. W inwentarzu podatnik wykaże zobowiązanie wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń za grudzień 2022 r. (w wartości netto, tj. w kwocie do wypłaty), zobowiązanie publicznoprawne wobec ZUS z tytułu składek ZUS od tych wynagrodzeń oraz zobowiązanie publicznoprawne wobec urzędu skarbowego z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od tych wynagrodzeń. W księgach rachunkowych za 2023 r. zaewidencjonowana będzie zapłata tych zobowiązań. Natomiast gdy wynagrodzenia te nie będą zapłacone w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania, czyli zostaną opłacone np. 13 stycznia 2023 r., a składki ZUS 20 stycznia 2023 r., wówczas wynagrodzenia i należne od nich składki ZUS nie mogą być ujęte w kosztach w księdze podatkowej za 2022 r. ani w inwentarzu. Powinny zostać zaksięgowane w kosztach bilansowych w styczniu 2023 r., mimo iż zasadniczo w księgach wynagrodzenia i ich pochodne ujmuje się memoriałowo, tj. w miesiącu, którego dotyczą. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
