Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin z ZFŚS

Podstawowe zasady na jakich tworzy się zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz wydatkuje jego zasoby zawiera ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Pracodawca tworzący ZFŚS jest zobowiązany przeznaczać środki tego funduszu m.in. na finansowanie działalności socjalnej. W ramach działalności socjalnej pracodawca świadczy usługi m.in. na rzecz różnych form wypoczynku pracowników i członków ich rodzin.

Ze środków ZFŚS może zostać dofinansowany zarówno wypoczynek zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie (np. w formie wczasów lub obozów i kolonii dla dzieci i młodzieży), jak i wypoczynek zorganizowany przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą). Warunki przyznania tego rodzaju dofinansowania, jego wysokość i sposób składania wniosków powinny się znaleźć w treści regulaminu ZFŚS. Co ważne, jak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, wysokość dofinansowania powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

U pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku własnego lub członków jego rodziny powstaje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Dofinansowanie to może jednak korzystać ze zwolnienia w całości lub części. Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Limit tego zwolnienia dla świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS, na podstawie art. 52l pkt 3 updof, został podwyższony do 2.000 zł w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, czyli do końca 2023 r.

Oznacza to, że wartość dofinansowania do letniego wypoczynku pracowników i członków ich rodzin sfinansowana w całości ze środków ZFŚS jest zwolniona z opodatkowania, jeżeli wraz z innymi świadczeniami (rzeczowymi i pieniężnymi) otrzymanymi w 2022 r. przez pracownika ze środków ZFŚS łącznie nie przekracza kwoty 2.000 zł.

Inne zwolnienie ustawodawca przewidział dla dopłat do wypoczynku małoletnich dzieci pracownika, sfinansowanych ze środków ZFŚS. W świetle art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, niezależnie od ich wysokości wolne są od podatku dochodowego dopłaty sfinansowane ze środków ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu. Należy podkreślić, iż nie każda dopłata do wypoczynku dzieci może korzystać z omawianego zwolnienia, a tylko ta, która jest związana z wypoczynkiem zorganizowanym.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, bez względu na ich wysokość, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W myśl § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1285 ze zm.).

Do ewidencji księgowej tworzenia oraz zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS służy konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Jest to konto bilansowe, pasywne i może wykazywać wyłącznie salda Ma, które oznacza stan ZFŚS. Po stronie Ma tego konta księguje się utworzenie funduszu z odpisów na ZFŚS, z zysku do podziału i innych źródeł, a po stronie Wn ujmuje się wykorzystanie funduszu na pokrycie jego wydatków. Przyznaną pracownikowi kwotę dofinansowania do wypoczynku ze środków ZFŚS ujmuje się w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 85-0, jako wykorzystanie środków tego funduszu, w korespondencji z kontem pozostałych rozrachunków z pracownikami.

Dopłaty do wypoczynku indywidualnie zorganizowanego przez pracownika, tzw. wczasy pod gruszą, są świadczeniem mieszczącym się w definicji działalności socjalnej, zawartej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, mogą być więc sfinansowane ze środków tego funduszu. Wartość dofinansowania do wczasów pod gruszą sfinansowana w całości ze środków ZFŚS jest zwolniona z opodatkowania, jeżeli wraz z innymi świadczeniami (rzeczowymi i pieniężnymi) otrzymanymi w 2022 r. przez pracownika ze środków tego funduszu (lub funduszy związków zawodowych), łącznie nie przekracza kwoty 2.000 zł. W razie przekroczenia tej kwoty nadwyżka podlega opodatkowaniu. Dofinansowanie do wczasów pod gruszą sfinansowane ze środków ZFŚS jest zwolnione w całości z oskładkowania.

Ewidencję księgową przyznania i wypłaty pracownikowi dofinansowania do wczasów pod gruszą, z uwzględnieniem przepisów podatkowych i składkowych, przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. jako pracodawca jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS. Zgodnie z regulaminem tego funduszu, pracownik oraz członkowie jego rodziny mogą skorzystać raz w roku z dofinansowania do letniego wypoczynku w formie wczasów pod gruszą. Kwota dofinansowania zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Stosownie do zapisów regulaminu, warunkiem wypłaty dofinansowania jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 10 dni kalendarzowych.
2. Pracownik w sierpniu 2022 r. wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 14 dni kalendarzowych i złożył wniosek o dofinansowanie z ZFŚS do letniego wypoczynku swojego i członków rodziny. Pracownikowi przyznano dofinansowanie w kwocie: 1.600 zł.
3. Dofinansowanie do wypoczynku przyznane pracownikowi ze środków ZFŚS korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego i nie podlega oskładkowaniu.
4. Pracodawca wypłaci kwotę dofinansowania wraz z wynagrodzeniem za sierpień 2022 r.
5. Pracownik otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości: 4.000 zł i przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów. Pracodawca jest uprawniony do stosowania wobec tego pracownika kwoty zmniejszającej podatek.
6. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
7. Rozliczenie podatkowo-składkowe za sierpień 2022 r., z uwzględnieniem dofinansowania do wypoczynku, prezentuje się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Dofinansowanie do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 sfinansowane ze środków ZFŚS jest w całości zwolnione z opodatkowania pod warunkiem, że wypoczynek ten ma formę zorganizowaną. Dofinansowanie to również jest zwolnione ze składek ZUS.

Ewidencję księgową przyznania i wypłaty pracownikowi dofinansowania do obozu letniego dziecka przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. jako pracodawca jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS. Według postanowień zawartych w regulaminie ZFŚS wypłaca pracownikom dofinansowanie do wypoczynku ich małoletnich dzieci, przy uwzględnieniu kryterium socjalnego. Warunkiem jest przedstawienie dowodu poniesienia wydatku i złożenie wniosku o dofinansowanie.
2. Pracodawca w sierpniu 2022 r. przyznał pracownikowi dofinansowanie z ZFŚS, w wysokości: 700 zł, do wypoczynku jego niepełnoletniego dziecka, na podstawie przedstawionego wniosku oraz faktury za obóz letni zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Kwota dofinansowania jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: