Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika

Rozrachunki z pracownikami, inne niż z tytułu wynagrodzeń, np. zaliczki udzielone na zakupy firmowe, czy rozrachunki z tytułu podróży służbowych, ewidencjonuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Konto to jest kontem bilansowym, aktywno-pasywnym i może wykazywać saldo dwustronne, tzn. saldo Wn (debetowe), oznaczające stan należności od pracowników i saldo Ma (kredytowe), oznaczające stan zobowiązań wobec pracowników. Do konta 23-4 jednostka powinna prowadzić ewidencję analityczną, która będzie umożliwiać wyodrębnienie rozrachunków z różnych tytułów z poszczególnymi pracownikami. Obowiązek ten wynika z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Po stronie Wn konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia (np. na koszty podróży lub zakup materiałów), wypłacone wyrównania do rozliczonych zaliczek, ale także roszczenia sporne od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, czy należności od pracowników z tytułu odpowiedzialności za niedobory i szkody w wyniku uznania roszczenia przez pracownika lub wyroku sądowego. Z kolei po stronie Ma konta 23-4 ujmuje się m.in. rozliczenie pracownika z pobranej zaliczki, wydatki poniesione przez pracownika w imieniu pracodawcy, zwrot niewykorzystanych zaliczek, czy wpłaty należności z tytułu niedoborów i szkód.

Ewidencja księgowa wypłaty zaliczki pracownikowi odbywa się po stronie Wn konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika) i po stronie Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący" lub konta 10 "Kasa".

Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia pobranej zaliczki. Poświadczając jej pobranie potwierdza również swoje zobowiązanie do dokonania rozliczenia we wskazanym przez pracodawcę terminie. Terminy rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników powinny zostać określone w regulaminie wewnętrznym jednostki. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, to termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielenie zaliczki.

Rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki następuje w oparciu o przedłożone przez niego dokumenty, np. faktury potwierdzające dane wydatki. W przypadku gdy pracownik wyda więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to zwrot pracownikowi wydanej przez niego kwoty (różnicy między pobraną zaliczką a wydaną kwotą) należy zaksięgować po stronie Wn konta 23-4 i Ma konta 13-0 lub 10. Z kolei jeśli pracownik zwraca część pobranej zaliczki, bowiem wydał mniej niż wynosiła jej wartość, to zwrot ten jednostka zaksięguje po stronie Wn konta 13-0 lub konta 10 i po stronie Ma konta 23-4.

W przypadku gdy w wyznaczonym terminie pracownik nie zwróci zaliczki, pracodawca może potrącić kwotę zaliczki z wynagrodzenia tego pracownika, zgodnie z przepisami art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy. Jeśli pracownik nie rozliczy się z pobranej zaliczki, tzn. nie przedstawi dokumentów potwierdzających dokonanie zakupów na rzecz firmy, ani nie zwróci niewydanej kwoty zaliczki, to na koncie 23-4 pozostawać będzie saldo Wn odpowiadające kwocie nierozliczonej zaliczki.

Przykład

Zwrot do kasy części pobranej zaliczki

I. Założenia:

1. W maju 2021 r. jednostka wypłaciła pracownikowi przelewem zaliczkę w wysokości: 300 zł na zakupy firmowe.
2. W tym samym miesiącu pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki, przedkładając fakturę dokumentującą zakupy firmowe. Faktura opiewała na kwotę: 246 zł (w tym VAT: 46 zł). Pracownik zwrócił do kasy: 54 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Potrącenie kwoty nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika

I. Założenia:

1. W maju 2021 r. wypłacono z kasy spółki "X" pracownikowi działu produkcji zaliczkę na poczet zakupu materiałów, w wysokości: 500 zł. Z regulaminu wewnętrznego spółki "X" wynika, że termin rozliczenia zaliczki wynosi 21 dni. W tym czasie pracownik nie przedłożył dokumentów dotyczących dokonanych przez niego zakupów i nie zwrócił do kasy pobranej kwoty.
2. Spółka "X" potrąciła nierozliczoną kwotę zaliczki z wynagrodzenia pracownika za czerwiec 2021 r. Wynagrodzenie pracownika za ten miesiąc wyniosło brutto: 4.200 zł. Z wynagrodzenia potrącono następujące kwoty:

a) składki ZUS ogółem (ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne): 902 zł,

b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 530 zł,

c) nierozliczona zaliczka: 500 zł.

3. Pracownikowi wypłacono przelewem wynagrodzenie, pomniejszone o dokonane potrącenia, w tym o kwotę nierozliczonej zaliczki. Kwota do wypłaty wynosiła: 2.268 zł.
4. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki "X", ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Rozrachunki z tytułu zaliczek na podróże służbowe ujmuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". W celu rozliczenia pobranej zaliczki pracownik przedkłada pracodawcy do rozliczenia dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. Jeżeli pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową jest wyższa od kosztów tej podróży, to pracownik zobowiązany jest do zwrotu niewydanej kwoty. Natomiast jeśli pracownik wydał więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to pracodawca zwraca pracownikowi tę różnicę.

Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje - zgodnie z zasadą memoriału - w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku. Koszty podróży służbowej pracownika można ujmować na koncie analitycznym do konta 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odrębnym koncie syntetycznym kosztów według rodzajów, np. 40-6 "Koszty podróży służbowych". Koszty te nie są jednak wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej, nie ma zatem obowiązku wyodrębniania ich w księgach rachunkowych.

W sytuacji gdy w wyznaczonym terminie pracownik nie zwróci zaliczki, pracodawca może potrącić kwotę zaliczki z wynagrodzenia tego pracownika, zgodnie z przepisami art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka wypłaciła z kasy pracownikowi działu sprzedaży zaliczkę na krajową podróż służbową, w wysokości: 3.000 zł.
2. Po odbytej podróży służbowej pracownik przedłożył pracodawcy rozliczenie kosztów na łączną kwotę: 2.500 zł oraz zwrócił do kasy różnicę pomiędzy kwotą pobranej zaliczki a rzeczywiście poniesionymi kosztami podróży, w wysokości: 500 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty podróży służbowych pracowników ujmowane są na specjalnie do tego celu przeznaczonym koncie 40-6 "Koszty podróży służbowych", a ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: