Płatności regulowane kartą płatniczą w księgach rachunkowych

Prowadzimy sprzedaż detaliczną towarów za pomocą kasy fiskalnej. Nasi klienci mogą regulować należności za towar kartą lub gotówką. Na nasz rachunek bankowy wpłynęła należność mniejsza o potrącone prowizje za płatności kartą. Osobno przyszła faktura dotycząca tych prowizji. Jak księgować powyższe operacje?

Zapłata kartą płatniczą jest obecnie powszechnie stosowaną formą bezgotówkowego regulowania zobowiązań. Zasady wydawania i używania kart płatniczych oraz obowiązki stron umów o karty płatnicze reguluje ustawa z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz. U. nr 169, poz. 1385 ze zm.). Stosownie do art. 2 pkt 7 tej ustawy, karta płatnicza stanowi kartę identyfikującą wydawcę i upoważnionego posiadacza, która uprawnia do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upoważnioną do udzielania kredytu - także do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu. Z kolei - zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o elektronicznych instrumentach płatniczych - przez umowę o kartę płatniczą wydawca karty płatniczej zobowiązuje się wobec posiadacza tej karty do rozliczania operacji dokonanych przy użyciu karty płatniczej, a posiadacz zobowiązuje się do zapłaty kwot operacji wraz z należnymi wydawcy kwotami opłat i prowizji lub do spłaty swoich zobowiązań na rachunek wskazany przez wydawcę.

W praktyce gospodarczej za pomocą kart płatniczych reguluje się zobowiązania, wypłaca gotówkę z bankomatu, a w jednostkach dokonujących sprzedaży detalicznej klienci regulują kartą płatniczą należności za towar.

Jednostki dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązane, co do zasady, do ewidencjonowania swoich obrotów w kasach fiskalnych (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). W księgach rachunkowych tego rodzaju przychody ze sprzedaży ujmuje się na podstawie raportów fiskalnych. W oparciu o raport fiskalny księguje się kwotę przychodu ze sprzedaży, VAT należny oraz wartość zapłaconych należności kartą i gotówką.

W przypadku tych jednostek, część utargu uregulowana z wykorzystaniem kart płatniczych, rozlicza się za pomocą konta rozrachunkowego 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Utarg opłacony kartami płatniczymi). Innym rozwiązaniem jest przyjęcie do rozliczenia płatności kartą konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Wybór sposobu ewidencji należy do jednostki, która powinna go opisać w przyjętych przez siebie zasadach (polityce) rachunkowości.

Rozliczenie transakcji uregulowanych kartą płatniczą następuje na podstawie wyciągu bankowego, na którym zarejestrowany jest wpływ środków pieniężnych z tytułu sprzedaży. Najczęściej kwota, która wpływa na rachunek sprzedawcy, jest już pomniejszona o prowizję za płatności kartą.

Prowizję za korzystanie z terminala wskazane jest w księgach sprzedawcy zakwalifikować do kosztów działalności operacyjnej i ująć na koncie 40-2 "Usługi obce" lub odpowiednim koncie zespołu 5. Ewidencję księgową rozliczenia utargu uregulowanego kartami płatniczymi oraz gotówką, a także potrąconą prowizję za korzystanie z terminala przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Przychód z dobowego raportu fiskalnego jednostki handlu detalicznego przedstawiał się następująco:

a) wartość netto przychodu ze sprzedaży detalicznej: 25.000 zł,

b) VAT należny: 5.750 zł,

c) wartość utargu uregulowana gotówką: 15.000 zł,

d) wartość utargu opłacona kartami płatniczymi: 15.750 zł.

2. Na koniec dnia właściciel firmy wpłacił kwotę utargu gotówkowego do banku.

3. Jednostka otrzymała fakturę VAT za pobrane prowizje na kwotę: 246 zł, w tym VAT: 46 zł, a na rachunek bankowy wpłynęła kwota utargu płatnego kartami pomniejszona o należną prowizję.

4. Jednostka prowadzi ewidencję księgową rozliczenia należności opłaconych kartą płatniczą na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Utarg opłacony kartami płatniczymi). Wpłaty i wypłaty gotówki na i z rachunku bankowego księguje za pomocą konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Do ewidencji kosztów działalności operacyjnej stosuje konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Właściciel firmy pobiera gotówkę z bankomatu i przekazuje ją do zasilenia kasy firmowej. Jak udokumentować i zaksięgować te operacje?

Wypłatę gotówki z bankomatu oraz zasilenie nią firmowej kasy można księgować za pomocą konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze", zapisem:

Wypłatę gotówki kartą z bankomatu ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego, na którym bank zarejestrował tę wypłatę. Natomiast przyjęcie od właściciela gotówki do kasy firmy należy udokumentować dowodem "KP - Kasa przyjmie", który wystawia kasjer. Poniżej przedstawiamy prawidłowo wypełniony dokument KP.

Nasi pracownicy posiadają karty płatnicze, którymi regulują różne zobowiązania pieniężne podczas swoich podróży służbowych (zakup paliwa, zapłata za hotel). Na jakich kontach prowadzić rozliczanie przeprowadzonych transakcji?

Operacje zapłaty zobowiązań pieniężnych za pomocą kart płatniczych, którymi dysponują pracownicy, można ujmować w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub też na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). W przypadku, gdy kartami płatniczymi posługuje się więcej niż jeden pracownik wskazane jest utworzyć analitykę do kont rozrachunków z podziałem na każdego pracownika. Ułatwi to ustalenie salda rozliczeń z każdym pracownikiem.

Wydatki regulowane przez pracownika za pomocą karty płatniczej można ewidencjonować w księgach rachunkowych następująco:

Natomiast rozliczenie przez bank transakcji przeprowadzonych przy użyciu kart płatniczych ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Ewidencję księgową wydatków służbowych uregulowanych przez pracownika firmową kartą płatniczą i ich rozliczenie przedstawiono na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego u producenta okien i drzwi, otrzymał od pracodawcy kartę płatniczą celem regulowania wydatków służbowych podczas odbywanych podróży służbowych.

2. Pracownik przedstawił rozliczenie wydatków służbowych uregulowanych kartą, na które składały się:

a) faktura za hotel: 247 zł,

b) faktura za paliwo do samochodu służbowego: 300 zł,

c) obiad z kontrahentami: 104,55 zł (koszt reprezentacji), w tym VAT niepodlegający odliczeniu: 19,55 zł.

3. Jednostka otrzymała z banku zestawienie płatności dokonanych kartą płatniczą na łączną kwotę: 651,55 zł.

4. Jednostka zalicza koszty podróży służbowych przedstawicieli handlowych oraz koszty reprezentacji w ciężar kosztów zarządu. Ewidencję kosztów działalności operacyjnej prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: