Spółka cywilna zawarła z osobą trzecią umowę użyczenia samochodu osobowego. Na tej podstawie wspólnicy spółki będą używali samochodu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Czy umowa użyczenia jest prawidłowym dokumentem, żeby odliczać w podatkowej księdze koszty paliwa i ewentualnych napraw samochodu?
Umowa użyczenia potwierdza prawo spółki cywilnej do korzystania z samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez nią działalności. Natomiast wydatki na zakup paliwa oraz naprawy samochodu, w celu ich ujęcia w podatkowej księdze jako koszty podatkowe, muszą być udokumentowane odrębnymi dowodami, w szczególności fakturami wystawionymi na tę spółkę.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy powszechnie wykorzystują samochody osobowe. Koszty ponoszone w związku z ich używaniem na potrzeby działalności gospodarczej mogą być uwzględniane jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Przy rozliczaniu tych kosztów podatnicy muszą jednak stosować ograniczenia określone w art. 23 updof, który zawiera katalog kosztów wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów z tytułu używania samochodów osobowych odnosi się w szczególności art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a updof. W ich myśl nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
1) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 updof, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika,
2) 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 1, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
W świetle przytoczonych regulacji należy stwierdzić, że zawarcie pisemnej umowy użyczenia, na podstawie której spółka cywilna będzie używała samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, pozwala na wykazanie związku kosztów ponoszonych z tego tytułu z tą działalnością i osiąganymi z niej przychodami. Natomiast trzeba zauważyć, że aby spółka mogła rozliczać koszty z tytułu używania użyczonego jej samochodu w rachunku podatkowym, nieodzowne jest posiadanie dowodów potwierdzających rodzaj i wysokość poniesionych kosztów. Mogą to być w szczególności faktury wskazujące spółkę cywilną jako nabywcę paliwa czy usługi naprawy samochodu. Dopiero na podstawie takich dowodów, stanowiących dowody księgowe w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), możliwe będzie wpisanie odpowiedniej części kosztów w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" oraz ich uwzględnienie przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym przez wspólników spółki.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
