Podatnik rozlicza działalność gospodarczą na podstawie podatkowej księgi, którą prowadzi metodą uproszczoną. W marcu 2021 r. otrzymał faktury wystawione w grudniu 2020 r. potwierdzające dokonane zakupy paliwa do firmowego samochodu oraz zakup towarów, które dostarczono do firmy w grudniu 2020 r. Kiedy koszty te powinny być ujęte w podatkowej księdze?
Koszty, o których mowa w pytaniu powinny być ujęte w podatkowej księdze prowadzonej w grudniu 2020 r.
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą, a związane z nią koszty uzyskania przychodów rozlicza w sposób określony w art. 22 ust. 4 updof, czyli tzw. metodą uproszczoną. Przepis ten stanowi, że co do zasady koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Z kolei, w myśl art. 22 ust. 6b updof, u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zasadniczo za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Powołany przepis współgra z ust. 3 objaśnień zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwanego dalej rozporządzeniem. W jego myśl w podatkowej księdze w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" wpisuje się dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu, tj. datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży.
W analizowanym przypadku podatnik w grudniu 2020 r. kupił towary handlowe oraz paliwo do firmowego samochodu. Nie ulega wątpliwości, że koszty związane z tymi zakupami stanowią w jego działalności koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Wątpliwości podatnika budzi jednak kwestia, do którego roku przypisać te koszty, skoro faktury je dokumentujące zostały wystawione w grudniu 2020 r., ale podatnik otrzymał te dowody dopiero w marcu 2021 r.
Prowadząc podatkową księgę, zakup m.in. towarów handlowych wpisuje się do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Stanowi tak § 16 ust. 1 rozporządzenia. Zasada ta nie dotyczy m.in. przypadków, gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe, ponieważ wtedy zapisy w niej są dokonywane w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 27 ust. 1 rozporządzenia).
Podatnik, który posiada fakturę zakupu towaru handlowego, co do zasady wartość nabytych towarów handlowych wpisuje do księgi na podstawie tej faktury. Przy czym, jeżeli towar, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to podstawą zapisu w księdze jest:
Koszty ujmuje się w księdze na podstawie takich dowodów, jeżeli faktura nie zostanie dostarczona do końca miesiąca, w którym otrzymano towar handlowy. Natomiast po otrzymaniu faktury należy ustalić, czy jej wartość odpowiada kwocie kosztów zaksięgowanych w oparciu o opis lub specyfikację dostawcy, a ewentualne różnice wpisuje się w księdze na podstawie faktury w miesiącu jej otrzymania.
Skoro zatem podatnik otrzymał towar w grudniu 2020 r., a fakturę dostarczono mu dopiero w marcu 2021 r., to koszt powinien być wpisany do księgi prowadzonej w grudniu 2020 r. w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" pod datą wystawienia opisu lub specyfikacji dostawcy. Faktura dostarczona w marcu 2021 r. jest podstawą do wykazania ewentualnych różnic między wartością towarów już zaewidencjonowanych w księdze a wynikającą z faktury.
Z pytania podatnika można jednak wnosić, że nie dysponując fakturą, nie wpisał on wartości kupionych towarów do kosztów grudnia 2020 r. W tej sytuacji powinien uzupełnić zapisy w księdze za ten miesiąc na podstawie dostarczonej faktury. W przeciwnym razie wartość tych towarów ujęta w spisie z natury sporządzonym na koniec 2020 r. będzie zaniżać koszty uzyskania przychodu poniesione w tym roku podatkowym. Zasadą jest bowiem, że przy ustalaniu dochodu rocznego koszty podatkowe ustala się z uwzględnieniem różnic remanentowych (art. 24 ust. 2 updof).
Również opóźnienie w dostarczeniu faktury na zakup paliwa do firmowego samochodu pozostaje bez wpływu na moment rozliczenia (potrącalność) tego kosztu. Zgodnie z datą wystawienia tego dokumentu koszt został poniesiony w grudniu 2020 r. i powinien być wpisany do księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" prowadzonej za ten miesiąc. Skoro nie został wówczas ujęty w kosztach, to podatnik powinien obecnie uzupełnić zapis w księdze prowadzonej w 2020 r.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
