Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, świadczy usługi dla kontrahentów zagranicznych. W związku z tym wyjeżdża służbowo w delegacje zagraniczne, czasem kilka razy w miesiącu. W jaki sposób przedsiębiorca powinien przeliczać koszty diet? Czy może dokonać rozliczenia wszystkich wyjazdów na jednym dowodzie?
| Do przeliczenia wartości diet należy zastosować średni kurs waluty obcej ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W omawianym przypadku, za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień sporządzenia dowodu wewnętrznego. W dowodzie tym można ująć wszystkie wyjazdy z danego miesiąca. |
Zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o PDOF, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Z kolei za dzień poniesienia kosztu, stosownie do art. 22 ust. 5d ww. ustawy, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Zasada powyższa ma zastosowanie także do prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów.
Natomiast szczegółowe zasady dokumentowania wydatków określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r., poz. 728 ze zm.). Zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające (w innych przypadkach niż zakup towarów): przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in. wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 1 pkt 5 tego rozporządzenia). Dowód taki powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Należy zwrócić uwagę, że ww. rozporządzenie nie zabrania ujmowania w dowodach wewnętrznych faktów odbycia podróży służbowych w sposób łączący kilka zdarzeń ze sobą. Nie zobowiązuje też do wystawienia tego dowodu odrębnie do każdej podróży. Zatem przedsiębiorca może ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wartość diet z tytułu zagranicznej podróży służbowej na koniec miesiąca, sporządzając jeden dowód wewnętrzny na podstawie zbiorczego zestawienia określającego: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, stawkę i wartość przysługujących diet oraz w celu rozliczenia - zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia tego dokumentu. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 sierpnia 2018 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.337.2018.2.RK.
Przypomnijmy, że na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Zatem przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych diety tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). W żadnym razie nie zaliczy on w koszty wartości wyżywienia. Oprócz diet, przedsiębiorcy odbywającemu podróż służbową nie przysługują żadne ryczałty. Może on natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów inne wydatki poniesione w podróży służbowej, np. opłaty za hotel czy bilety za przejazdy autostradą, pod warunkiem posiadania dowodów ich poniesienia oraz poniesienia ich w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
