W jakim miesiącu zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) wartość towaru w koszty w przypadku, gdy faktura wpłynęła w kwietniu br., a towar dostarczono w maju br.?
| Generalnie podstawowym dowodem poniesienia kosztu jest faktura i to pod datą faktury koszt powinien być wpisany do PKPiR. |
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Jednym z warunków zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. W przypadku zakupu towarów, takim dowodem w większości jest faktura (może nim być też umowa kupna-sprzedaży czy w niektórych przypadkach paragon albo dowód księgowy). Z kolei na podstawie art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem dotyczących kosztów zaniechanych inwestycji, wynagrodzeń, składek ZUS i kosztów prac rozwojowych) uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W świetle powyższego w przypadku, o którym mowa w pytaniu, zakup towarów należy ująć w PKPiR pod datą wystawienia faktury, nawet jeżeli towar został otrzymany np. w następnym miesiącu po wystawieniu faktury albo miesiąc, w którym wystawiono fakturę, jest już "zamknięty".
Szczegółowe zasady i sposób prowadzenia PKPiR oraz szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w podatkowej księdze, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728). Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Natomiast przepisy rozporządzenia nie regulują szczegółowo sytuacji, gdy faktura jest otrzymana przed dostawą towarów. Jedynie z § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że zakup materiałów i towarów musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe lub na zasadach określonych dla takich biur), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Z uwagi na wątpliwości, czy w sytuacji wcześniejszego niż towar otrzymania faktury z ujęciem kosztu w księdze należy poczekać do momentu otrzymania materiałów (towarów), nasze Wydawnictwo wystąpiło do Ministerstwa Finansów o ich wyjaśnienie. W odpowiedzi, którą otrzymaliśmy 22 lipca 2014 r., MF wyjaśniło:
"(...) W przypadku, gdy podstawą zapisów w księdze jest faktura dokumentująca nabycie materiałów podstawowych lub towarów handlowych, za datę zdarzenia gospodarczego ujmowanego w kolumnie 2 należy przyjąć datę wystawienia faktury. Oznacza to, że koszt udokumentowany fakturą stanowi koszt uzyskania przychodów miesiąca, w którym wystawiona została faktura. Podatnik ujmuje koszt udokumentowany fakturą w miesiącu, w którym faktura została wystawiona, nawet jeżeli towar został otrzymany np. w następnym miesiącu po wystawieniu faktury albo "miesiąc, w którym wystawiono fakturę, jest już "zamknięty"."
| ||||||||||||
|
||||||||||||
