Działalność gospodarcza prowadzona w prywatnym mieszkaniu podatnika

Przed przystąpieniem do omawiania kwestii dotyczących rozliczania i ewidencjonowania kosztów utrzymania i używania prywatnego mieszkania warto przypomnieć, że w ocenie niektórych organów podatkowych wspomniane wydatki mogą być ujmowane do kosztów podatkowych wtedy, gdy dotyczą lokalu zgłoszonego jako siedziba/miejsce wykonywania działalności (np. we wniosku o wpis działalności do CEIDG). Taki pogląd wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, stwierdzając w interpretacji indywidualnej z 4 stycznia 2013 r., nr IPTPB1/415-601/12-4/ASZ, że: "(...) wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę (...) w miejscu zamieszkania, które nie zostało ujawnione w CEDIG jako dodatkowy adres wykonywania działalności gospodarczej, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Niego działalności gospodarczej".

Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna jest w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Ponadto, jeżeli podatnik w działalności gospodarczej nie wykorzystuje całego lokalu, to uznanie wydatków związanych z jego eksploatacją za koszty uzyskania przychodów uznawane jest za dopuszczalne pod warunkiem, że na potrzeby firmy wydzieli konkretne pomieszczenia. Z takim stanowiskiem spotykamy się przykładowo w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 kwietnia 2015 r., nr IBPBI/1/415-1512/14/ŚS oraz z 7 października 2014 r., nr IBPBI/1/415-769/14/AB. W pierwszej z przywołanych interpretacji czytamy, że: "Jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w sytuacji, gdy określony lokal jest wykorzystywany przede wszystkim na cele prywatne podatnika, a jedynie sporadycznie (w razie istnienia takiej potrzeby) w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wydatki związane z pozyskaniem i posiadaniem takiego lokalu stanowią (...) wydatki o charakterze osobistym. W rezultacie nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (...)".

Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem organów podatkowych, jeżeli na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnik przeznaczy cały lokal mieszkalny, wówczas do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem i użytkowaniem tego lokalu w pełnej wysokości. Natomiast gdy działalności gospodarczej służą tylko określone pomieszczenia położone w danym lokalu mieszkalnym, kosztem podatkowym będzie tylko część tych wydatków.

Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 października 2014 r., nr IPPB1/415-922/14-2/AM. Jak stwierdził w niej organ podatkowy: "W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej nieruchomości lokalowej (...) wydatki związane z używaniem i eksploatacją nieruchomości mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie w jakim ww. nieruchomość będzie wykorzystywana na potrzeby tej działalności".

Przepisy podatkowe nie określają sposobu, w jaki należy ustalać wysokość wydatków przypadającą na część lokalu zajmowanego na działalność gospodarczą. Z reguły przy ustalaniu tych wydatków przyjmuje się wskaźnik udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania (domu). O akceptacji tej metody przez organy podatkowe może świadczyć m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 października 2012 r., nr IBPBI/1/415-840/12/ESZ. Czytamy w niej, że: "(...) w takim zakresie w jakim mieszkanie (...) jest wykorzystywane na potrzeby prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, wskazane we wniosku wydatki (m.in. opłaty na fundusz remontowy, za media, wodę, ogrzewanie, wywóz śmieci, energię elektryczną - przyp. red.) jako ponoszone w celu uzyskiwania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Ww. wydatki nie zostały również wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem ta część wydatków, o których mowa we wniosku, która odpowiada stosunkowi powierzchni mieszkania wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni mieszkania, może stanowić koszt uzyskania przychodów tej działalności. Jedynie bowiem ta część ww. wydatków wiąże się z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą".

Także Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 25 czerwca 2014 r., nr ITPB1/415-367/14/MW stwierdził, że: "(...) wydatki eksploatacyjne (czynsz, opłaty za media, wodę, energię elektryczną ogrzewanie) oraz odsetki od kredytu zaciągniętego na nabycie tego mieszkania - zapłacone od dnia oddania mieszkania do używania - mogą stanowić koszt uzyskania przychodów z prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części która przypada proporcjonalnie na powierzchnię mieszkania wykorzystywaną do tej działalności gospodarczej".

Wskaźnik udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania (domu) może być stosowany w szczególności przy rozliczaniu:

• wydatków na spłatę odsetek od kredytu zaciągniętego na sfinansowanie zakupu lokalu,
   
• kosztów mediów (np. opłat za zużycie wody i prądu, opłat za wywóz odpadów).

Niezależnie od tego czy podatnik na potrzeby działalności gospodarczej przeznacza cały czy tylko część lokalu mieszkalnego, w pełnej wysokości może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup składników wyposażenia, czyli rzeczowych składników majątku niezaliczonych do środków trwałych. Należy jednak mieć na uwadze, że takie składniki majątku nie mogą być wykorzystywane na cele osobiste podatnika (art. 23 ust. 1 pkt 49 updof). W razie stwierdzenia naruszenia tego warunku, będzie on bowiem zmuszony wyłączyć koszty zakupu danego składnika majątku z kosztów podatkowych.

Koszty związane z używaniem własnego mieszkania (domu) do celów prowadzonej działalności gospodarczej powinny być wykazywane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Tak wynika z treści ust. 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.).

Warunkiem wpisania kosztów do podatkowej księgi jest posiadanie właściwych dowodów księgowych. Z § 12 rozporządzenia wynika, że podstawą zapisu w podatkowej księdze są faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne, dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p updof oraz inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia.

I tak, w celu udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny. Dowód wewnętrzny powinien zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku oraz przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu (wydatku). Tak wynika z § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 7 rozporządzenia).

W odniesieniu do składników wyposażenia, zlokalizowanych w mieszkaniu lub w pomieszczeniach zajętych przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności, podstawą zapisu w księdze mogą być w szczególności dowody zakupu w postaci faktury czy rachunku. Natomiast w celu zaksięgowania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej lokalu mieszkalnego lub jego części, podatnik może wystawić dowód księgowy spełniający wymogi określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, albo też może dokonywać takich zapisów w oparciu o prowadzoną ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.