Zbliża się termin zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej w 2014 r. Na podstawie zapisów dokonanych w księdze podatnicy będą ustalali dochód (stratę) z działalności gospodarczej, który będzie podstawą do obliczenia wysokości podatku należnego za rok podatkowy. Aby właściwie zrealizować te obowiązki, podatkowa księga powinna odzwierciedlać stan rzeczywisty oraz być niewadliwa, a więc prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).
W praktyce przy prowadzeniu podatkowej księgi zdarzają się błędy, w tym nierzadko spowodowane niejasnymi przepisami i rozbieżnymi stanowiskami co do stosowania tych przepisów. Uwzględniając okoliczność, że błędy mogą rzutować na wysokość rocznego podatku, warto dokonać przeglądu księgi jeszcze przed jej zamknięciem. Jeśli w dokonanych zapisach księgowych zostanie wykryty błąd, należy go skorygować.
W podatkowej księdze zapisów dokonuje się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Dowody księgowe powinny być przechowywane wraz z księgą do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany rok podatkowy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres przechowywania dokumentacji wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia nie rozpocznie się, będzie zawieszony lub zostanie przerwany na skutek wystąpienia sytuacji wymienionych w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej.
Zwróć uwagę!
Dowody księgowe oraz podatkową księgę za 2014 r. należy, co do zasady, przechowywać do końca 2020 r. |
Zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej. Jeżeli więc dowody księgowe są sporządzone w języku obcym oraz zawierają wartości wyrażone w walutach obcych, to należy dokonać ich tłumaczenia i przeliczenia na złote.
Ponadto zapisy księgowe muszą być dokonane w sposób czytelny i trwały. Niedopuszczalne jest pozostawienie w księdze wolnych miejsc w celu dokonania w niej wpisów w terminie późniejszym. W razie prowadzenia ksiąg w systemie informatycznym konieczne jest zachowanie procedur i środków ochrony przed zniszczeniem lub modyfikacją danych, wskazanych w § 31 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.
Podatkowa księga powinna być prowadzona zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi oraz z objaśnieniami do tego wzoru. Z objaśnień tych wynika, jakiego rodzaju przychody lub koszty uzyskania przychodów ujmuje się w poszczególnych kolumnach księgi. W omawianym zakresie błąd księgowania może polegać na:
Błędne ujęcie kwoty w niewłaściwej kolumnie księgi może być również konsekwencją niewłaściwej oceny m.in. rodzaju poniesionego kosztu.
Przykład
Podatnik zakupił towar handlowy, który został dostarczony do jego siedziby przez sprzedawcę. Na fakturze dokumentującej zakup sprzedawca w odrębnych pozycjach wykazał koszty zakupu towaru oraz koszty transportu. Podatnik uznał koszty transportu za koszt usługi obcej i wykazał te koszty w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", podczas gdy koszty te poniesione w związku z zakupem należało ująć w kolumnie 11 "Koszty uboczne zakupu". |
Błędy w zapisach mogą polegać także na zaksięgowaniu niewłaściwej (zaniżonej lub zawyżonej) kwoty przychodu lub kosztu albo kwoty nieprawidłowo uznanej za przychód lub koszt podatkowy. Takie błędy są istotne, ponieważ zniekształcają wysokość dochodu/straty z prowadzonej działalności. Zatem analizując zapisy w podatkowej księdze, warto zwrócić uwagę m.in. czy wpisana kwota przychodu lub kosztu odpowiada kwocie wyrażonej w dowodzie księgowym będącym podstawą zapisu, jak również czy uwzględniony w księdze wydatek stanowi koszt podatkowy.
Przykład
Podatnik na potrzeby prowadzonej działalności wykorzystuje, stanowiący jego własność, samochód osobowy niewprowadzony do środków trwałych, ale nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu. W tej sytuacji ujmowanie przez podatnika w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" udokumentowanych wydatków z tytułu używania tego samochodu jest błędem, gdyż nie mogą być one kosztem uzyskania przychodu (art. 23 ust. 5 updof). |
Spotykanym w praktyce błędem w zapisach księgowych jest też pominięcie określonej operacji lub kilkakrotne ujęcie tej samej. Tego rodzaju nieprawidłowości mogą być przyczyną zakwestionowania rocznego rozliczenia podatku sporządzonego w oparciu o podatkową księgę, gdyż powodują zawyżenie lub zaniżenie przychodów lub kosztów.
Przykład Podatnik w październiku 2014 r. otrzymał zamówiony towar, którego wartość zgodnie z zawartą umową wynosiła 9.500 zł (netto). Ze względu na brak faktury zaksięgował w podatkowej księdze zakup towaru na podstawie sporządzonego przez siebie szczegółowego opisu otrzymanego towaru handlowego. Faktura dokumentująca ten zakup została wystawiona przez dostawcę 3 listopada br., przy czym wartość netto towaru wynikająca z faktury wyniosła 9.200 zł. Po otrzymaniu faktury podatnik nie wprowadził do księgi zapisu zmniejszającego wartość kosztów zakupu towaru. W rezultacie zawyżył koszty uzyskania przychodów o 300 zł (netto). |
Z kolei niewłaściwe określenie daty operacji gospodarczej może skutkować błędnym ustaleniem przychodów i kosztów danego okresu rozliczeniowego. Aby uniknąć tego rodzaju błędów, należy zwracać uwagę na określone w przepisach o podatku dochodowym zasady ustalania momentu powstania przychodów oraz kosztów uzyskania przychodów.
W tym miejscu warto w szczególności przypomnieć, że zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych:
Przykład Podatnik 16 grudnia 2013 r. sprzedał 10 szt. wyrobów własnej produkcji (w cenie jednostkowej 1.000 zł netto) i tego samego dnia wystawił fakturę. Przychód ze sprzedaży w kwocie 10.000 zł (netto) ujął w podatkowej księdze w kolumnie 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" pod datą wystawienia faktury. W marcu 2014 r. nabywca zwrócił 2 szt. zakupionego towaru, który okazał się wadliwy. Uznając reklamację, podatnik 10 marca 2014 r. wystawił fakturę korygującą na kwotę 2.000 zł (netto). Kwotę zmniejszenia przychodów zaksięgował w podatkowej księdze za marzec 2014 r. Uwzględniając stanowisko organów podatkowych, należy uznać, że podatnik zaniżył wysokość osiągniętych w 2014 r. przychodów. |
Zasady korygowania błędów stwierdzonych w zapisach księgowych sformułowane zostały w § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. W myśl tego przepisu, błędy takie poprawia się poprzez:
W sytuacji gdy zachodzi konieczność ujęcia faktury pominiętej (ujawnionej), a podatkowa księga za dany miesiąc została już zamknięta i rozliczona, stwierdzony błąd należy poprawić, wpisując fakturę pod podsumowaniem zapisów, a następnie trzeba ponownie podsumować dany miesiąc.
Mimo błędów w zapisach księgowych podatkową księgę uznaje się za rzetelną, w przypadku gdy:
Wynika to z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.
Podobnie nie skutkują uznaniem księgi za nierzetelną braki zapisów lub błędne zapisy dotyczące kosztów uzyskania przychodu stwierdzone we wspomnianych okolicznościach (§ 11 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi).
|