Rozpoczynam działalność gospodarczą i będę prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów. Słyszałem, że księgę można prowadzić metodą uproszczoną (tzw. kasową) lub memoriałową. Na czym polegają te metody? Czy każda z nich ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich kosztów? Czy jest możliwa zmiana metody ewidencji kosztów, a jeśli tak, to czy trzeba o niej informować urząd skarbowy?
Z rozporządzenia Ministra Finansów z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.) wynika, że w księdze tej wydatki związane z działalnością gospodarczą wykazuje się - z pewnymi wyjątkami - z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tymczasem ustawa ta wskazuje, że przy prowadzeniu podatkowej księgi podatnicy mogą stosować jedną z dwóch metod ewidencji kosztów, tj. metodę:
Uproszczona (kasowa) metoda ewidencji kosztów polega na tym, że koszty uzyskania przychodów są, co do zasady, potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. U podatników prowadzących podatkową księgę za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się natomiast dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika tak z art. 22 ust. 4 i 6b updof.
Decydując się na stosowanie uproszczonej metody ewidencji kosztów, podatnik będzie zatem generalnie wpisywać koszty uzyskania przychodów do podatkowej księgi pod datą wystawienia dowodów potwierdzających poniesienie tych kosztów (o wyjątkach od tej zasady w dalszej części odpowiedzi). Bez znaczenia pozostaje natomiast okres, jakiego wydatki dotyczą oraz data ich zapłaty.
Przykład
Podatnik prowadzący podatkową księgą przychodów i rozchodów ewidencjonuje w niej koszty uzyskania przychodów metodą uproszczoną (kasową). W dniu 27 czerwca 2014 r. otrzymał fakturę wystawioną 23 czerwca 2014 r., z której wynikało, że termin zapłaty czynszu za wynajem lokalu upływa 4 lipca 2014 r. Podatnik dokonał płatności 3 lipca 2014 r. Poniesiony i udokumentowany koszt zaewidencjonował w podatkowej księdze, wpisując:
|
Jeżeli chodzi o metodę memoriałową, to zgodnie z tą metodą koszty uzyskania przychodów muszą ewidencjonować podatnicy prowadzący księgi rachunkowe. Natomiast podatnicy prowadzący podatkowe księgi przychodów i rozchodów mogą stosować tę metodę dobrowolnie. Jest to dopuszczalne pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 updof).
Zwróć uwagę! Przy ewidencji kosztów metodą memoriałową uwzględnia się charakter poniesionych wydatków, określany poprzez ich związek z przychodami. |
Wybierając prowadzenie podatkowej księgi metodą memoriałową, podatnik będzie musiał rozpoznać i na odmiennych zasadach ewidencjonować koszty:
Koszty pośrednie, podobnie jak u podatników ewidencjonujących koszty w sposób uproszczony, są potrącane w dacie poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 5c zd. 1 i ust. 6b updof). Różnica polega na tym, że przy memoriałowej metodzie ewidencji kosztów nie zawsze jest możliwe jednorazowe potrącenie pełnej wartości poniesionych kosztów pośrednich. W przypadku bowiem gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c zd. 2 updof). Oznacza to konieczność rozliczania kosztów pośrednich na lata podatkowe, których dotyczą.
Przykład
Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ewidencjonuje w niej koszty uzyskania przychodów metodą memoriałową. W dniu 1 lipca 2014 r. wykupił ubezpieczenie OC dla samochodu osobowego stanowiącego środek trwały. Polisa została wykupiona na okres kolejnych dwunastu miesięcy. Część opłaconej składki dotyczy zatem następnego roku podatkowego. W podatkowej księdze pod datą polisy, tj. 1 lipca 2014 r. podatnik wpisał:
|
Koszty bezpośrednie zasadniczo rozlicza się w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów. W rezultacie koszty, o których mowa poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym są potrącalne w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody (art. 22 ust. 5 updof). Ta zasada ma zastosowanie również do kosztów bezpośrednich, odnoszących się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesionych po zakończeniu roku do dnia złożenia zeznania, nie później niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania za ten rok (art. 22 ust. 5a pkt 2 updof). Natomiast jeżeli koszty bezpośrednie zostaną poniesione po upływie terminu do złożenia zeznania, wówczas podlegają one potrąceniu w roku podatkowym następującym po roku, za który zeznanie zostało złożone (art. 22 ust. 5b updof).
W odniesieniu do pewnych kategorii kosztów uzyskania przychodów ustalone zostały szczególne zasady rozliczania. W rezultacie sposób ich ujęcia w podatkowych księgach jest niezależny od stosowanej przez podatników metody ewidencji kosztów. Dotyczy to m.in.:
Zwróć uwagę! Metoda ewidencji kosztów w podatkowej księdze jest bez znaczenia w przypadku kosztów, dla których przepisy podatkowe określają szczególny moment rozliczenia. |
Wśród kosztów, na rozliczenie których nie ma wpływu metoda ewidencji stosowana przez podatników (uproszczona lub memoriałowa), są koszty zakupu towarów handlowych oraz materiałów podstawowych. Wspomniane towary i materiały wpisuje się do księgi:
Zakupione i zaksięgowane w księgach danego roku towary handlowe i materiały podstawowe, które na koniec tego roku pozostają na stanie przedsiębiorstwa, obejmuje się spisem z natury i wycenia. O wartość tego spisu pomniejsza się koszty uzyskania przychodów przy ustalaniu dochodu za cały rok. W rezultacie wydatki na zakup takich towarów i materiałów, stanowią koszt podatkowy, poprzez różnice remanentowe, w latach podatkowych, w których osiągnięte zostaną odpowiadające im przychody.
Wybór metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze pozostaje w gestii podatników. Przy czym zasady obowiązujące w ramach wybranej metody należy stosować konsekwentnie (stale) przez cały rok podatkowy. W trakcie roku podatkowego zmiana metody ewidencji kosztów jest niedopuszczalna. Przyjmuje się natomiast, że zmiany metody ewidencji kosztów - z memoriałowej na uproszczoną lub odwrotnie - można dokonać z początkiem nowego roku podatkowego.
Zwróć uwagę! Nie ma obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o wyborze lub zmianie stosowanej metody księgowania kosztów w podatkowej księdze. |
|