1) Powierzyłem prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu. Kiedy powinienem zawiadomić o tym fakcie urząd skarbowy?
Zawiadomienie składa się w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym.
Z § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.) wynika, że biuro rachunkowe to przedsiębiorca uprawniony na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie.
W przypadku gdy na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W zawiadomieniu tym należy wskazać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem (§ 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Oczywiście, oprócz wymienionych tu danych, zawiadomienie powinno zawierać także dane identyfikujące podatnika oraz jego podpis.
Podatnik zakładając firmę (a także aktualizując firmowe dane), wypełnia formularz CEIDG-1, tj. wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jak wynika z samego wniosku oraz z instrukcji jego wypełniania, wniosek ten jest jednocześnie m.in. zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym do naczelnika urzędu skarbowego (NIP). Dane zawarte we wniosku przesyłane są do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę.
O powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu podatnik może więc poinformować w CEIDG-1, zaznaczając kwadrat w poz. 21 "Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy" i wpisując nazwę firmy prowadzącej księgowość oraz jej NIP. W takiej sytuacji zmianie ulegnie także treść w poz. 22 formularza, tj. "Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy".
Zakres danych wykazywanych w CEIDG-1 jest węższy niż wynika z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W formularzu tym nie wpisuje się bowiem adresu biura rachunkowego. Wykazuje się natomiast NIP biura. Naszym zdaniem, nie ma potrzeby składania do urzędu skarbowego dodatkowego zawiadomienia o powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu. Skoro bowiem dane zawarte we wniosku przesyłane są do urzędu skarbowego, to na podstawie numeru NIP biura rachunkowego urząd skarbowy może ustalić dane adresowe biura.
2) Czy po powierzeniu prowadzenia księgi biuru rachunkowemu obowiązany jestem sporządzać zestawienie dokumentów księgowych przekazywanych do biura?
Podatnik nie ma takiego obowiązku.
Po powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży nie mają podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących), a w razie wykonywania działalności kantorowej lub lombardowej - odpowiednio ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych lub ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Nie ma obowiązku sporządzania zestawienia dokumentów księgowych przekazywanych do biura. Podatnicy jednak często takie zestawienia sporządzają dla własnych potrzeb - pozwala to bowiem kontrolować, które dokumenty zostały już przekazane do biura.
3) Czy w przypadku gdy podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe, na podatniku ciąży obowiązek sporządzania opisu otrzymanego towaru handlowego? Zaznaczam, że faktura za ten towar wpłynęła do firmy w tym samym miesiącu co towar, ale kilka dni po jego otrzymaniu.
Podatnik jest obowiązany sporządzać opis towaru.
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe określa § 30 ust. 1 rozporządzenia. Według tego przepisu, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających ze stosownych ewidencji, lub danych wynikających z miesięcznego zestawienia raportów dobowych przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Oznacza to, że zakup towarów handlowych nie musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, przekazaniu do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Podatnik powinien jednak mieć na uwadze, że co do zasady, otrzymanie towarów musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (§ 16 rozporządzenia). Dowodem zakupu z reguły jest faktura VAT. W przypadku gdy towar zostanie dostarczony przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis tego towaru. Podatnik może nie sporządzać opisu pod warunkiem, że zakup udokumentowany będzie specyfikacją dostawcy, spełniającą wymogi określone dla opisu.
Opis towaru zawierający dane określone w przepisach rozporządzenia stanowi dowód księgowy, na podstawie którego można dokonać zapisu w podatkowej księdze. Jednak w sytuacji gdy podatnik otrzyma towar handlowy oraz fakturę na ten towar w tym samym miesiącu, opis towaru dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Taki sposób postępowania ma zastosowanie także w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przez biuro rachunkowe.
Podatnik powinien więc sporządzić opis towaru, który otrzymał przed fakturą dokumentującą jego zakup. Natomiast biuro rachunkowe prowadzące podatnikowi podatkową księgę powinno zaewidencjonować zakup towaru na podstawie faktury, która wpłynęła w tym samym miesiącu co towar. Do faktury tej należy dołączyć opis towaru sporządzony przez podatnika.
4) Czy faktury dokumentujące zakup towaru handlowego otrzymanego 21 i 31 maja 2012 r. można ująć w podatkowej księdze pod datą 1 czerwca 2012 r., jeżeli klient przekazał biuru rachunkowemu faktury dokumentujące ten zakup po zamknięciu księgi za maj?
Faktury te powinny być zaksięgowane w maju, a nie w czerwcu.
Jak wynika z § 17 ust. 1 rozporządzenia, zakup m.in. towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zasada ta nie obowiązuje jednak biura rachunkowego. Biuro zapisów w podatkowej księdze dokonuje w porządku chronologicznym najpóźniej do dnia 20 danego miesiąca za miesiąc poprzedni, co wynika z § 30 ust. 1 rozporządzenia.
Zakup towaru należy wpisać z datą wynikającą z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania zapisu w podatkowej księdze. W przypadku zakupu towaru handlowego datą tą będzie data jego otrzymania. Otrzymanie towaru musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która ten towar przyjęła. Takim dowodem zakupu jest najczęściej faktura, ale może nim być również opis czy specyfikacja, w sytuacji gdy towar został dostarczony przed otrzymaniem faktury.
Ujęcie przez biuro rachunkowe pod datą 1 czerwca 2012 r. faktur dokumentujących zakup towaru handlowego otrzymanego 21 i 31 maja 2012 r. jest rozwiązaniem nieprawidłowym. W tym przypadku konieczne jest dokonanie korekty zapisów księgowych w podatkowej księdze w maju 2012 r. poprzez zwiększenie wartości zakupu towarów handlowych wykazanych w kolumnie 10 księgi "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".
5) Wskutek błędu biura rachunkowego podatnik musiał zapłacić odsetki od zaległości podatkowych. Biuro zwróciło mu równowartość tych odsetek. Jak prawidłowo ująć to zdarzenie po stronie kosztów oraz przychodów u podatnika?
Zapłacone przez podatnika odsetki nie są u niego kosztem uzyskania przychodów, a otrzymana od biura kwota w wysokości równowartości tych odsetek nie stanowi przychodu.
Wydatek poniesiony na opłacenie odsetek z tytułu zaległości podatkowych nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 18 updof, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej.
Z kolei otrzymana od biura rachunkowego kwota w wysokości równowartości zapłaconych odsetek nie powoduje powstania przychodu w prowadzonej działalności. W myśl art. 14 ust. 3 pkt 3a updof, do przychodów nie zalicza się zwróconych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
