Terminy dokonywania zapisów w podatkowej księdze i w związanych z nią ewidencjach

Koszty uzyskania przychodów

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia).

Pozostałe wydatki wpisuje się do księgi jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 17 ust. 2 rozporządzenia). Przy czym przy ich ewidencjonowaniu należy dodatkowo mieć na uwadze zasady ustalania i potrącania kosztów określone w art. 22 updof.

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika wpisuje się do księgi po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia). Należy pamiętać, że aby prawidłowo i terminowo rozliczyć podatek, wydatki te powinny być wpisane do księgi nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przychody

Jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje na podstawie wystawionych faktur (lub sporządzonego dziennego zestawienia faktur), a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazuje wartość tych przychodów za dany dzień. Zapisów tych dokonuje wówczas jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Podatnik, który prowadzi ewidencję sprzedaży, może dokonywać zapisów w księdze dotyczących przychodów, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Terminy ujmowania wspomnianych przychodów w podatkowej księdze określone zostały w § 19 rozporządzenia.

Podatnik, który ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Podatnik ten może też dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wówczas podstawą zapisu są dane wynikające z miesięcznych zestawień raportów dobowych (§ 20 rozporządzenia).

Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług może dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji (§ 21 ust. 1 rozporządzenia).

Księga prowadzona przez biuro rachunkowe

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z prowadzonej przez podatnika ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Biuro rachunkowe dokonuje zapisów w księdze w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podstawą zapisów są dokumenty księgowe przekazywane przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy.

Także podatnik samodzielnie prowadzący księgę może dokonywać w niej wpisów w wymienionym terminie. Dotyczy to podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe, jak i podatników prowadzących równocześnie ewidencję sprzedaży. Prowadzenie ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami.

W ewidencji sprzedaży podatnik jest zobowiązany dokonywać zapisów jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W tym samym terminie dokonuje się zapisów w ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Wynika to z § 18 ust. 1 rozporządzenia.

W ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy należy niezwłocznie wpisać kwotę udzielonej pożyczki i umownych odsetek oraz przyjęcie zastawionych rzeczy (§ 18 ust. 2 rozporządzenia).

Karty przychodów pracowników wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów (§ 18 ust. 3 rozporządzenia).

W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych a także w ewidencji wyposażenia zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania odpowiednio środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia do używania (§ 18 ust. 4 rozporządzenia).