Nowości w delegowaniu kierowców

Dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe wolne od podatku dochodowego są przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą, bez względu na kraj. Dla kierowców osiągających przychód większy od przeciętnego wynagrodzenia nowością jest możliwość odliczenia 60 euro dziennie z podstawy wymiaru składek ZUS.

Kierowca delegowany

Ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym wprowadziła definicję kierowcy delegowanego z terytorium Polski. Jest to kierowca będący pracownikiem w rozumieniu państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, tymczasowo skierowany do pracy na terytorium tego państwa przez przewoźnika drogowego delegującego kierowcę z terytorium Polski. Ustawa nie określa zasad delegowania kierowców w transporcie drogowym z terytorium Polski, gdyż te kwestie są regulowane w przepisach krajowych poszczególnych państw członkowskich, które wdrożyły pakiet mobilności w transporcie drogowym. Wskazuje jedynie, że przewoźnik drogowy delegujący kierowcę z terytorium Polski przed rozpoczęciem delegowania kierowcy jest obowiązany poinformować go o przysługujących mu w związku z delegowaniem prawach i spoczywających na nim obowiązkach. Te są sprecyzowane w przepisach krajowych państwa członkowskiego, do którego jest delegowany kierowca. Wymogi administracyjne i środki kontrolne w odniesieniu do delegowania kierowców dotyczą obowiązku:

a) złożenia przez przewoźnika mającego siedzibę w innym państwie członkowskim zgłoszenia delegowania właściwym organom krajowym państwa członkowskiego, do którego kierowca jest delegowany,

b) zapewnienia przez przewoźnika, aby kierowca dysponował dokumentami (w formie papierowej lub elektronicznej) w postaci kopii zgłoszenia delegowania złożonego za pośrednictwem IMI, dowodów potwierdzających wykonywane przewozy odbywające się w przyjmującym państwie członkowskim (np. elektronicznego listu przewozowego e-CMR), zapisów tachografu (w szczególności symbole państw członkowskich, w których kierowca przebywał podczas wykonywania międzynarodowych przewozów transportu drogowego lub przewozów kabotażowych),

c) przesyłania przez przewoźnika za pośrednictwem publicznego interfejsu połączonego z IMI, na bezpośredni wniosek właściwych organów państwa członkowskiego, do którego kierowca został delegowany - po okresie delegowania dokumentów wymienionych w pkt b), jak również dokumentacji związanej z wynagrodzeniem kierowcy w odniesieniu do okresu delegowania, umowy o pracę.

Nowa ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1523), której większość przepisów weszła w życie 14 dni od dnia jej ogłoszenia, tj. z dniem 19 sierpnia 2023 r., wprowadziła istotne zmiany w zasadach ustalania podstawy wymiaru PIT i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe kierowców. W uproszczeniu w oparciu o nowe uregulowania kierowcy zapłacą mniej podatku dochodowego i składek ZUS.

Bez podróży służbowej

Ustawa o delegowaniu kierowców wprowadza zmiany do ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.), dodając do niej nowy rozdział 3b Wynagrodzenia kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. W nowym artykule 26f wskazano wprost, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Nie jest to nowe rozwiązanie, gdyż obowiązuje ono od 2 lutego 2022 r. W konsekwencji tego rozwiązania kierowcy nie otrzymują diet, a co się z tym wiąże, przewoźnik nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warto przy tym zaznaczyć, że międzynarodowy przewóz drogowy rozpoczyna się w miejscu załadunku, a kończy z chwilą rozładowania pojazdu. Taki przewóz nie jest dzielony na odcinki, tj. na podróż krajową, podróż zagraniczną i ponownie podróż krajową - tak jak to jest w przypadku innych pracowników niż kierowcy. Do nich ma bowiem zastosowanie art. 77⁵ K.p. odnośnie podróży służbowej. W tym ujęciu czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku komunikacji lądowej od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej ponownego przekroczenia w drodze powrotnej do kraju, o czym mowa w § 12 rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).

PIT

Do kierowcy wykonującego przewóz międzynarodowy stosowano art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców. W kwestii ustalenia podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych zastosowanie miały przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Tym samym zwolnienie z opodatkowania dotyczyło części przychodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach dotyczących podróży służbowej w sferze budżetowej. Diety te nie są jednolite, ponieważ ich wysokość jest uzależniona od kraju, do którego udaje się kierowca, np. w Niemczech 49 euro dziennie, w Czechach 41 euro, w Belgii 55 euro. Tak skonstruowane przepisy powodowały, że diety, choć nie były wypłacane kierowcom, to wpływały na wysokość ich podatku dochodowego. Zależność była taka - im wyższa dieta, tym mniejszy podatek. To się jednak zmieniło.

Ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym wprowadziła zmiany do ustawy o pdof (nowo dodany pkt 23d do art. 21 ust. 1). Mianowicie zwolnione z podatku są przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia, otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Dodatkowo do przychodu kierowcy, stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy, nie wchodzą należności z tytułu zwrotu kosztów:

• noclegu - w odniesieniu do tygodniowego regularnego okresu odpoczynku, którego kierowca nie może odebrać w pojeździe,
• podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
• korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

ZUS

W zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w odniesieniu do kierowców w transporcie międzynarodowym znajdowało zastosowanie wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728). Chodzi o wyłączenie z podstawy oskładkowania części wynagrodzenia pracownika, którego przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (w 2023 r. - 6.935 zł), w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu.

Te kwestie zmienia ustawa o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, wprowadzając nowe rozwiązania do ustawy o czasie pracy kierowców. Na gruncie nowo dodanego art. 26g do tej ustawy, u kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzi kwota będąca równowartością 60 euro za każdy dzień pobytu poza granicami Polski. Przy czym dla zastosowania tego rozwiązania miesięczny przychód kierowcy, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Zatem, jeśli kierowca nie osiągnie przeciętnego wynagrodzenia brutto (w 2023 r. - 6.935 zł), to zostaje zablokowana możliwość odliczenia 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą.

Zgłoszenie kierowcy w IMI

W świetle wskazanych rozwiązań kierowcy w transporcie międzynarodowym nie są uznawani za przebywających w podróży służbowej. Traktuje się ich jako pracowników delegowanych, a to wymaga zapewnienia im wynagrodzenia co najmniej na poziomie obowiązującym w państwie przyjmującym, ale z uwzględnieniem rozwiązań przewidzianych w ustawie o czasie pracy kierowców. Stawka wynagrodzenia kierowcy w transporcie międzynarodowym jest weryfikowana przez organy kontroli poszczególnych państw członkowskich, gdyż kierowców delegowanych trzeba zgłosić do systemu IMI. I tak przewoźnik mający siedzibę w innym państwie członkowskim ma obowiązek złożenia zgłoszenia delegowania kierowcy właściwym organom krajowym państwa członkowskiego, do którego kierowca jest delegowany, najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania przy użyciu wielojęzycznego standardowego formularza interfejsu publicznego połączonego z systemem wymiany informacji na rynku wewnętrznym UE (systemem IMI). Mowa o tym w art. 1 ust. 11 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2020/1057/UE. Przepis ten został wdrożony do ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym. W oparciu o art. 9 ust. 1 tej ustawy przewoźnik drogowy delegujący kierowcę na terytorium Polski składa zgłoszenie delegowania tego kierowcy najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania, przy użyciu interfejsu publicznego połączonego z systemem IMI. Przepis ten nie ma więc zastosowania do firm transportowych z siedzibą w Polsce, tylko do zagranicznych przewoźników.

Zgłoszenia delegowania kierowcy dokonuje się za pomocą interfejsu publicznego połączonego z systemem IMI - postingdeclaration.eu. Ważne jest przy tym, że jedno zgłoszenie musi zostać złożone na każdego kierowcę i na każde państwo członkowskie, do którego będzie on delegowany (przykład 1). W takim zgłoszeniu trzeba podać m.in. numer licencji wspólnotowej, datę obowiązywania umowy o pracę kierowcy albo dokumentu równoważnego z taką umową oraz właściwe dla niej prawo, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania, informacje na temat świadczonej usługi transportowej, tj. czy stanowi przewóz rzeczy, przewóz osób, przewóz międzynarodowy czy przewóz kabotażowy.

Firma transportowa do systemu IMI jest zobowiązana zgłosić tylko tych kierowców wykonujących operacje transportowe, do których mają zastosowanie zasady delegowania na terytorium innego państwa członkowskiego. Zwolnienie z tego obowiązku zgodnie z dyrektywą 2020/1057/UE dotyczy kierowców wykonujących:

• przewozy dwustronne realizowane pomiędzy państwami UE oraz państwami UE a państwami trzecimi,
• przewozy bilateralne obejmujące jedną operację doładunku lub rozładunku lub dwie operacje doładunku lub rozładunku w drodze powrotnej (przykład 2),
• przewozy tranzytowe.