W związku z dokonywaniem potrąceń z wynagrodzenia za pracę pracodawca dysponuje pisemnymi zgodami pracowników na potrącenia dobrowolne. Jak długo przechowywać takie zgody w dokumentacji pracowniczej?
W mojej ocenie oświadczenia pracowników zawierające zgodę na dokonywanie dobrowolnych potrąceń powinny być przechowywane w części B akt osobowych przez okres 10 lat lub (w zależności od sytuacji) 50 lat.
Od 1 stycznia 2019 r. szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Dzieli ono akta osobowe na części A, B, C i D. Część B akt dotyczy okresu zatrudnienia po jego nawiązaniu i ma charakter otwarty. Pracodawca może w niej gromadzić również takie dokumenty, które nie są wymienione wprost w wykazie, pod warunkiem że mają charakter pracowniczy i dotyczą przebiegu zatrudnienia.
Rozporządzenie dokumentacyjne reguluje też przechowywanie pozostałej, poza aktami osobowymi, dokumentacji pracowniczej. Oprócz ewidencji czasu pracy obejmuje m.in. dokumenty związane z wypłatą wynagrodzenia za pracę. Jak wynika z § 6 pkt 3 rozporządzenia, w skład tej dokumentacji wchodzi karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Ponieważ jest to zamknięty wykaz dokumentów - w którym nie wymienia się pisemnych zgód pracowników na dokonywanie potrąceń - nie można tych zgód przechowywać w dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzenia. Pisemne zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia dotyczą jednak przebiegu zatrudnienia, w związku z czym powinny być, moim zdaniem, przechowywane w części B akt osobowych przez okres właściwy dla przechowywania samych akt. Generalnie wynosi on 10 lat (dla dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie skrócił okresu przechowywania do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS.
Należy jednak nadmienić, że w omawianej sprawie możliwa jest - wobec braku jednoznacznej regulacji prawnej - inna ocena sytuacji, zakładająca, że zgody pracowników na dokonywanie potrąceń powinny być przechowywane odrębnie od akt osobowych i innej dokumentacji wymienionej w § 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. Przy takim założeniu okres przechowywania zgód należałoby powiązać z okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (zasadniczo 3-letnim). Jednak bardziej właściwym wydaje się przyjęcie pierwszego rozwiązania.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
