Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Okres przechowywania zgody pracownika na dobrowolne potrącenia
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Okres przechowywania zgody pracownika na dobrowolne potrącenia

Gazeta Podatkowa nr 34 (1909) z dnia 28.04.2022
Agata Barczewska

W związku z dokonywaniem potrąceń z wynagrodzenia za pracę pracodawca dysponuje pisemnymi zgodami pracowników na potrącenia dobrowolne. Jak długo przechowywać takie zgody w dokumentacji pracowniczej?

W mojej ocenie oświadczenia pracowników zawierające zgodę na dokonywanie dobrowolnych potrąceń powinny być przechowywane w części B akt osobowych przez okres 10 lat lub (w zależności od sytuacji) 50 lat.

Od 1 stycznia 2019 r. szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Dzieli ono akta osobowe na części A, B, C i D. Część B akt dotyczy okresu zatrudnienia po jego nawiązaniu i ma charakter otwarty. Pracodawca może w niej gromadzić również takie dokumenty, które nie są wymienione wprost w wykazie, pod warunkiem że mają charakter pracowniczy i dotyczą przebiegu zatrudnienia.

Rozporządzenie dokumentacyjne reguluje też przechowywanie pozostałej, poza aktami osobowymi, dokumentacji pracowniczej. Oprócz ewidencji czasu pracy obejmuje m.in. dokumenty związane z wypłatą wynagrodzenia za pracę. Jak wynika z § 6 pkt 3 rozporządzenia, w skład tej dokumentacji wchodzi karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Ponieważ jest to zamknięty wykaz dokumentów - w którym nie wymienia się pisemnych zgód pracowników na dokonywanie potrąceń - nie można tych zgód przechowywać w dokumentacji dotyczącej wypłaty wynagrodzenia. Pisemne zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia dotyczą jednak przebiegu zatrudnienia, w związku z czym powinny być, moim zdaniem, przechowywane w części B akt osobowych przez okres właściwy dla przechowywania samych akt. Generalnie wynosi on 10 lat (dla dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie skrócił okresu przechowywania do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS.

Należy jednak nadmienić, że w omawianej sprawie możliwa jest - wobec braku jednoznacznej regulacji prawnej - inna ocena sytuacji, zakładająca, że zgody pracowników na dokonywanie potrąceń powinny być przechowywane odrębnie od akt osobowych i innej dokumentacji wymienionej w § 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. Przy takim założeniu okres przechowywania zgód należałoby powiązać z okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (zasadniczo 3-letnim). Jednak bardziej właściwym wydaje się przyjęcie pierwszego rozwiązania.

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.